Gemeente Dronten: van sociaal intranet naar modern medewerkersportaal

Aanleiding: een verouderde omgeving met ambitie

Bij haar start trof Ellen een intranet aan “Dronten op Koers" (DoK) dat technisch nog werkte, maar inhoudelijk en functioneel was achtergebleven. Er stonden veel dubbele en verouderde documenten in, en mogelijkheden van het platform werden nauwelijks benut.

Tegelijkertijd was er een duidelijke ambitie: toewerken naar een digitale werkruimte waarin alles samenkomt. Eén plek waar medewerkers toegang hebben tot hun e-mail, agenda, applicaties (via Recast Software), meldingen (TOPdesk), kennis en interne communicatie.

Het bestaande Citrix-landschap werd als traag en gefragmenteerd ervaren. De migratie naar de nieuwe Embrace-omgeving was daarom een logische eerste stap.

Verwachtingen vs. realiteit

De verwachtingen vooraf waren helder: goede begeleiding vanuit Embrace, een duidelijke planning en sterke interne samenwerking.  In de praktijk bleek vooral die interne samenwerking een uitdaging. Stakeholders waren niet altijd op tijd betrokken en communicatie liep soms stroef. Achteraf gezien had hier meer aandacht naar uit moeten gaan. Toch staat er nu een volledig vernieuwd medewerkersportaal, en dat verschil is duidelijk zichtbaar.

Wat is er verbeterd?

De nieuwe omgeving is rustiger, overzichtelijker en vooral gebruiksvriendelijker. Ellen toonde op de Walvis live de verbeteringen tussen de oude en nieuwe omgeving:

• Rustiger en overzichtelijker design: Minder visuele ruis, schonere opmaak, huisstijlkleuren behouden.
• Verbeterde zoekfunctie: De zoekbalk is prominenter geplaatst en doorzoekt de hele omgeving. Resultaten zijn filterbaar op type (personen, documenten, groepen, etc.) Dit was voorheen functioneel mogelijk, maar door de grote hoeveelheid verouderde en dubbele artikelen, niet goed bruikbaar.
• Persoonlijke agenda-widget: Medewerkers zien niet alleen de algemene agenda, maar ook agendapunten uit groepen waarvan zij lid zijn. Dit verschilt per medewerker op basis van groepslidmaatschap.
• Flexibele widgets: Widgets passen zich aan de omringende opmaak aan, in tegenstelling tot de oude vaste blokken.
• Beter gebruik tijdlijn: Naast duim omhoog zijn er nu meerdere emoties beschikbaar. Denk aan duim naar beneden bij minder leuk nieuws. Ook GIF's zijn onderdeel geworden van de reactie-mogelijkheden. Tot slot zal de tijdlijn meer ingezet worden voor vragen, polls en enquêtes.
• Afwezigheidsregistratie: Op profielen kan afwezigheid worden ingesteld met vervangers, direct te bereiken via hun profiel.
• Storingsbanners: Een opvallende banner bovenaan de pagina kan worden geplaatst bij systeemstoringen, waardoor het aantal meldingen via het ticketsysteem sterk daalt.
• Toegankelijkheidsinstellingen: Zowel op desktop als mobiel zijn thema's beschikbaar voor hoog contrast en verschillende vormen van kleurenblindheid.
• Aanpasbare opmaakparameters: Technische parameters zoals letterdichtheid zijn zelf aan te passen zonder tussenkomst van de leverancier.

Contentbeheer: duidelijke rollen

De verantwoordelijkheid voor het intranet is verdeeld:

• Communicatie: inhoud en redactie
• Informatiemanagement: techniek en inrichting
• Afdelingen: eigen content (bijv. juridische pagina's

Deze verdeling zorgt ervoor dat content beter beheerd én actueel blijft. Door gebruik te maken van het content controle dashboards, is Ellen altijd op de hoogte welke artikelen in de kennisbank, nieuwsberichten en workflows up-to-date zijn. Contenteigenaren krijgen een melding als de deadline voor controle verloopt, en kunnen snel content checken en wijzigingen aanbrengen. Dit gedeelde eigenaarschap met duidelijke rollen zorgt voor sneller beheer en een hogere kwaliteit.

De volgende stap: personalisatie

Op dit moment zijn een aantal widgets nog vastgezet voor iedereen. In de toekomst wil de gemeente dit flexibeler maken. De ambitieis om te werken met gepersonaliseerde portalen per medewerker of afdeling. Denk aan:

• Relevante applicaties per rol (via Recast Software)
• Eigen inrichting van de startpagina
• Toegang op basis van autorisaties (rol gebaseerde toegang RBAC)
• Integratie met Microsoft SharePoint voor beter documentbeheer

Daarnaast staat implementatie van nieuwe functionaliteiten op de planning van Gemeente Dronten, zoals een TOPdesk-widget voor servicemeldingen en workflows voor bijvoorbeeld wachtwoordhulp. Neem een digitale rondleiding door nog meer Embrace-functionaliteiten met onderstaande tutorial.  

Praktische tips voor implementatie

Tot slot de belangrijkste lessen uit dit traject, in de vorm van een praktische tips van Ellen:

• Zorg voor heldere communicatie met de leverancier over het startmoment van het migratietraject, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wie het initiatief neemt.
• Betrek ICT tijdig en structureel bij het migratieproces om last-minute discussies over testomgevingen en technische vereisten te voorkomen. Gedeeld eigenaarschap is key.
• Stel vooraf beleid op over intranetgebruik: wat staat waar, wat is toegestaan en wie is verantwoordelijk voor welke content.
• Overweeg een gedistribueerd model van inhoudseigenaarschap per afdeling, zodat content actueel blijft zonder dat alles via één centrale afdeling loopt. Op deze manier creëer je geen content-bottleneck.
• Plan een adoptietraject zodra er inhoudelijk veel verandert voor medewerkers, ook al lijken technische migraties aan de buitenkant klein. Als hier weinig kennis of capaciteit voor is, overweeg om de consultants van Embrace mee te laten kijken of schakel een externe adoptie-partij in.

Voor de verdere uitrol wordt bewust ingezet op adoptie. Samen met een verandermanager en externe partij werkt de gemeente aan een traject om medewerkers goed mee te nemen. Het intranet wordt daarbij gepositioneerd als dé centrale digitale werkruimte; niet als een losstaand communicatiekanaal.

Benieuwd naar meer praktische tips van vergelijkbare organisaties? Meld je dan hier aan voor de gebruikersdag op 9 juni!