Bij elke evaluatie van een intranet valt dezelfde stilte. “Wordt het eigenlijk gebruikt?” En dan volgt een antwoord dat begint met “ik denk” of “mijn gevoel zegt”. Niet omdat iemand zijn werk niet goed doet, maar omdat de cijfers op een andere plek liggen dan de mensen die de beslissingen nemen.
Dat is jammer, want een medewerkersportaal is nooit klaar. Er komt een module bij, een afdeling reorganiseert, een campagne loopt af. De vraag is niet óf je doorontwikkelt, maar op basis waarvan.
Van aanname naar meting
Datagedreven werken klinkt groot, maar in de praktijk gaat het om iets kleins: een beslissing nemen op basis van wat er gebeurt in plaats van wat je vermoedt. Drie dingen maken daarbij het verschil.
Je moet het kunnen zien. Zonder inzicht in bezoek, kanaal en gedrag blijft elke discussie over het portaal een meningenstrijd, en wint degene met de meeste overtuigingskracht in plaats van degene met het beste idee.
Je moet het kunnen duiden. Een cijfer zonder context is geen inzicht. Veertig procent minder bezoek in juli is geen probleem, dat is vakantie.
Je moet er iets mee doen. Meten dat niemand een pagina bekijkt en die pagina toch laten staan, kost alleen tijd.
Wat Analytics Pro laat zien
Analytics Pro brengt het gedrag in Embrace Social in beeld, met dashboards die zijn gebouwd op Power BI. Geen los rapportageverzoek dat twee weken later terugkomt, maar cijfers die je zelf openslaat.
- Bezoek en trend: hoeveel unieke bezoekers je hebt, hoe deze week zich verhoudt tot vorige week en hoe de lijn over de maanden loopt. Je ziet ook de drukste dag en het piekmoment op de dag, handig om te weten wanneer je een belangrijk bericht plaatst.
- Kanaalgebruik: komen mensen binnen via de app, de browser of via Teams? Dat verandert de manier waarop je content opmaakt. Een organisatie waar twee derde via de app kijkt, schrijft anders dan een organisatie die vooral achter een bureau zit.
- Weergaven per pagina: welke onderwerpen echt worden gelezen en welke pagina’s er alleen maar staan. Dit is de lijst die je vertelt waar je moet investeren en wat je kunt opruimen.
- Zoekgedrag: waar zoeken je collega’s op, en vinden ze het ook? Zoektermen zonder resultaat zijn gratis advies over wat er in je kennisbank ontbreekt.
Voor wie het verschil maakt
Voor de Community Manager is het een redactionele agenda. Je ziet welke berichten landen, welke onderwerpen leven en op welk moment je publiek er is.
Voor de omgevingsbeheerder is het onderbouwing. Mislukte zoekopdrachten wijzen precies aan waar je een voorgesteld zoekresultaat moet toevoegen of waar een artikel ontbreekt. Je hoeft niet te schermen met enthousiasme, je hebt feiten.
Voor HR en Communicatie is het bereik. Heeft die belangrijke aankondiging de buitendienst bereikt, of alleen de kantoormedewerkers?
Voor het management is het de businesscase. Een portaal is een investering, en die verdient een gesprek in cijfers: welk deel van de organisatie is wekelijks actief, vinden mensen hun antwoord zelf, en loopt het aantal vragen aan de servicedesk terug? Dat laatste is waar een medewerkersportaal zich terugbetaalt. Zonder die cijfers blijft de vraag wat het eigenlijk oplevert onbeantwoord.
Koppel je eigen analytics erbij
Analytics Pro is het fundament, maar niet het eindpunt. Werk je al met Google Analytics, Matomo of Siteimprove? Die koppel je erbij, zodat je het gedrag op het portaal naast je andere kanalen kunt leggen. Eén beeld, in plaats van vier losse rapportages die niemand naast elkaar legt.
Begin klein
Je hoeft niet met een compleet meetplan te beginnen. Kies één vraag die er nu toe doet: waarom leest niemand onze nieuwsberichten, of waarom belt de helft van de organisatie over iets wat op het intranet staat. Meet dat, verander één ding, en meet opnieuw.
Zo wordt doorontwikkelen geen jaarlijks project maar een gewoonte. En bij de volgende evaluatie valt die stilte niet meer.
