Na een wekenlange voorbereiding en veel testen was het afgelopen dinsdag eindelijk zover: de Embrace Workspace Gebruikersdag. En dit jaar was deze volledig online. Dit was nieuw voor ons en nieuw voor onze gebruikers. Maar het enthousiasme was er absoluut niet minder om. Maar liefst 340 gebruikers van ons social intranet – zelfs nog iets meer – waren aanwezig bij de verschillende sessies.
De dag begon om 13 uur en werd afgetrapt met een plenaire sessie door Martijn en Ruurd. Zij vertelden de gebruikers over de nieuwste ontwikkelingen binnen Embrace. Waar staan we? En hoe zien de ontwikkelingen er rond onze software er voor het komende jaar uit? In een begeleidend filmpje werden al een aantal teasende screenshots en animaties getoond.
Hierna was het tijd voor de eerste sessieronde. Ondertussen konden gebruikers altijd terecht in de lobby. Annemieke en Ingrid zaten hier klaar om vragen te beantwoorden en waar nodig bezoekers naar de juiste sessie te begeleiden.
Vooral overheidsorganisaties hebben te maken met WCAG-richtlijnen. Zij dienen zowel voor websites als voor het intranet te voldoen aan de WCAG 2.0. Deze staan ook wel bekend als de richtlijnen voor het web. In deze sessie namen Dolon en Edwin de gebruikers mee met de manier waarop Embrace Workspace conform deze richtlijnen toegankelijk blijft. Gedurende de sessie werden diverse vooraf ingediende vragen behandeld en hopelijk naar tevredenheid beantwoord (😉).
Veel woningcorporaties gebruiken ons social intranet als informatiekanaal en voor het uitzetten van taken naar de tweede lijn. Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld vanuit Embrace Customers
(klantvolgsysteem) wanneer een klantcontactmedewerker een opdracht doorgeeft aan een kennishouder van een bepaald domein. Maar er kan nog veel meer met Embrace Workspace! Zo hoef je niet langer 5 telefoontjes te plegen voordat je de juiste persoon te pakken hebt. Met de kennisconnector weet je direct welke collega jou kan helpen. Even snel je persoonlijke werkzaken regelen? Geen probleem. Je hoeft hiervoor niet langer te mailen met HR. Verder lieten Josca en Dionne de bezoekers van deze sessie weten hoe je goed kunt samenwerken binnen Workspace, hoe je eenvoudig documenten kunt delen en hoe je direct notulen en actielijsten bijhoudt.
Het verloop onder personeel is in sommige sectoren helaas erg groot. Het duurt dan ook altijd even voordat nieuwe medewerkers volledig op de hoogte zijn. Embrace Workspace biedt werkgevers de mogelijkheid om een goede eerste indruk te maken, om het beste uit mensen naar voren te halen, om meer betrokkenheid te creëren, retentie te verminderen, kortom: om je werkgeversmerk te verbeteren. Workspace kan een grote rol spelen in deze onboarding van nieuwe collega’s. Denk hierbij aan het uitleggen van regels en procedures, het leren kennen van de cultuur en aan het snel opbouwen van een netwerk binnen de organisatie.
John (van Embrace) en Peter (van Liquit) vertellen over hoe de combinatie van Liquit en Embrace kan leiden tot een digitale revolutie. Door Liquit aan Embrace toe te voegen maak je van het intranet een toekomstbestendige, digitale werkplek. Het biedt namelijk de mogelijkheid om na één keer inloggen (SSO) alle (externe) applicaties te openen die je voor het uitvoeren van jouw werk nodig hebt.
In deze sessie bespraken meerdere woningcorporaties en een ervaren Embrace-consultant hun ervaringen met het social intranet. Tijdens het panel was er de mogelijkheid om actief deel te nemen en waar gewenst vragen te stellen aan onze experts.
In deze sessie werd de evolutie van een social intranet naar een digitaal werkplekportaal besproken. Door Edwin en Ruurd werd er meer verteld over de terminologie en over de verschillen tussen de twee. Zowel op het gebied van functionaliteiten, positionering, als op het gebied van betrokkenheid binnen de organisatie. Ook werd er verder ingegaan op de positionering van producten en diensten als Outlook, SharePoint, Teams en natuurlijk Embrace binnen deze evolutie. Alsof dat nog niet genoeg was lieten ze ook nog weten wat er komt kijken bij de migratie van social intranet naar een digitaal werkplekportaal in de praktijk.
In deze, zeer populaire sessie kregen de bezoekers Umbraco-training. Umbraco is het CMS-systeem dat gebruikt wordt voor Embrace Workspace. Youri en Jasper namen de gebruikers mee langs de nieuwste features. Daarnaast was er nog tijd om een aantal handige tips & tricks te delen. Ideaal voor zij die dagelijks (of weleens) met Umbraco werken om bijvoorbeeld nieuwsberichten te delen of voor het aanpassen van de kennisbank of het ‘Weten & Regelen’-gedeelte.
Microsoft 365 integreert naadloos binnen Embrace Workspace. Ruurd en Edwin gingen dieper in op de basis van deze integratie. Ze vertelden onder andere meer over de technieken die gebruikt worden en waarom er voor deze technieken gekozen is. Verder lieten zij weten welke mogelijkheden deze integratie op dit moment biedt en wat deze eventueel in de toekomst kan bieden. Ten slotte was er ruimte om uit te leggen hoe wij de implementatie bij klanten verzorgen en hoe het beheer na implementatie verzorgd is.
De afgelopen maanden is er veel gebeurd. We zijn massaal aan het thuiswerken, waardoor medewerkers elkaar plotseling minder zien. En tegelijkertijd zijn er veel veranderingen die vragen om meer interactie en verbinding. Het intranet kan hier uitkomst bieden. Maar hoe doe je dat? Jacqueline en Sanne gaven onder meer antwoord op vragen als: Hoe leid je gesprekken in goede banen? Haken medewerkers op een gegeven moment ook niet weer af? Hoe houd ik medewerkers met elkaar verbonden? En natuurlijk hoe je Embrace hierbij slim kunt inzetten.
Embrace Workspace beschikt ook over een geintegreerde analyse-tool. In deze demo van Jasper en Tim werd de voortgang op het gebied van analytics getoond. Ook werd er ingegaan op welke functionaliteiten er de komende maanden aan zitten te komen. Aan het einde werden er nog een aantal praktische tips gedeeld om de analytics van nu te verbeteren.
Dit was de enige sessie in het laatste blok. Vooral interessant voor gebruikers die de eerdere Microsoft 365-sessies hadden gevolgd. In dit groepsgesprek werd de tijd genomen om (eerder gestelde) vragen te beantwoorden.
Aan het einde van de dag – terwijl de laatste sessie nog gaande was – werd er in de lobby een quiz georganiseerd. Een handje omhoog / handje omlaag-quiz (perfect voor Zoom). Erg gezellig en stiekem werd er nog behoorlijk fanatiek gestreden om de prijs: een felbegeerd Embrace-goodie-pakket.
Rond 16 uur sloot Sjoukje deze unieke dag af. Ook via deze weg willen wij alle gebruikers nogmaals bedanken voor hun aanwezigheid. Wij hopen dat jullie het leuk hebben gehad en vooral dat jullie weer een stuk wijzer zijn geworden wat betreft de mogelijkheden van Embrace Workspace.
Wij zien jullie – en hopelijk veel nieuwe gebruikers – heel graag weer bij de volgende Embrace gebruikersdag. Tot dan!
Denk je naar aanleiding van deze terugblik: “Hé, dat klinkt interessant! Ik wil de volgende keer deelnemen aan zo’n klantendag!” Dat komt goed uit, want dit gaan we zeker herhalen. Ben je nog geen klant, maar wel geïnteresseerd in onze producten? Neem dan contact op met onze salesafdeling, zij helpen je graag op weg! Dat kan via deze pagina.
