Het maximale uit jouw social intranet halen? Zet persona’s in!

Voorbeeld fictief persona

In de snelle wereld van bedrijfscommunicatie, veranderen intranetten van saaie informatiepagina's in dynamische platformen voor samenwerking en interactie. Een social intranet heeft de potentie om communicatie en samenwerking te verbeteren, wat leidt tot een verhoogde productiviteit en medewerkerstevredenheid. Maar daarvoor moet het intranet wel passen bij je medewerkers. In deze blog vertellen we precies hoe je dat voor elkaar krijgt.

Onderzoek van het McKinsey Global Institute (MGI) (2012), toont aan dat door gebruik van een social intranet de medewerkers 25 tot 30 procent minder tijd kwijt zijn aan communicatie en samenwerking. Ook wordt er tijd bespaard binnen andere onderdelen van het werk. Zo zijn medewerkers bijvoorbeeld 30 tot 35 procent minder tijd kwijt met het opzoeken van informatie. In totaal levert dit een verbetering van productiviteit op van 20tot 25 procent. Naast winst in de productiviteit, komen Akkirman en Harris (2005) tot de conclusie dat ook de tevredenheid onder medewerkers toeneemt dankzij het gebruik van een social intranet.

Een goed social intranet is gericht op de behoeftes van de medewerkers

Om het maximale uit je social intranet te halen, is het belangrijk dat het platform daadwerkelijk door medewerkers wordt gebruikt. Omdat elke medewerker verschillende behoeftes, ideeën en manieren van werken heeft, moet het social intranet aansluiten bij de eindgebruikers. Dit kun je bereiken door persona’s in te zetten, waardoor je een goed beeld krijgt van de behoeftes van medewerkers en zo een intranet kunt opzetten dat hun werkleven gemakkelijker en leuker maakt en merkbaar verbetert. 

Maak persona's om je gebruikers in kaart te brengen 

Wanneer je jouw gebruikers niet van tevoren in kaart brengt, zul je draagvlak missen. Wij helpen onze klanten om ervoor te zorgen dat de techniek van je social intranet zo goed mogelijk aansluit bij de wensen van de medewerkers. Daarom raden wij aan om een duidelijke schets van verschillende eindgebruikers te maken door middel van persona’s. 

Wat is een persona? 

Een persona is een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Op basis van input uit de organisatie kun je verschillende profielen opstellen die elk een bepaald soort gebruiker weergeven: de persona. Daarmee zijn persona’s een goed middel om gedurende het ontwikkeltraject in de projectgroep, steeds de focus te houden op de eindgebruiker. 

Wat heb je aan persona's? 

Dankzij het opstellen van persona’s geef je op overzichtelijke wijze aan wie een typische gebruiker is van het social intranet. Door persona's te ontwikkelen die nauwkeurig de diversiteit binnen de organisatie weerspiegelen, kunnen organisaties inzicht krijgen in de behoeftes, motivaties en uitdagingen van hun medewerkers. Hierdoor wordt het goed duidelijk wie de gebruikers zijn en wat voor hen de cruciale succesfactoren in het gebruik van het intranet zijn. 

7 stappen om persona’s effectief in te zetten 


Hieronder volgen enkele stappen om persona's effectief in te zetten bij het begrijpen van de doelgroep voor een social intranet: 
 
1. Verzamel Informatie: Begin met het verzamelen van gegevens over de medewerkers en hun werkcontext. Dit kan worden gedaan door middel van interviews, enquêtes, observaties en analyse van bestaande gegevens. 
 
2. Identificeer Doelgroepen: Segmenteer de medewerkers populatie in verschillende doelgroepen op basis van demografische gegevens, functietitels, afdelingen, werklocaties, enzovoort. Richt je op alle verschillende doelgroepen die je hebt, je kan hierbij denken aan leeftijden, verantwoordelijkheden, afdelingen, de digifan en de digibeet. Elke doelgroep heeft unieke behoeftes en prioriteiten. 
 
3. Maak Persona's: Voor elke doelgroep ontwikkel je een persona die de belangrijkste kenmerken, doelen, gedragingen en behoeftes van die groep vertegenwoordigt. Geef de persona een naam en een gezicht om empathie en betrokkenheid te vergroten. 
 
4. Beantwoord Belangrijke Vragen: Gebruik de persona's om cruciale vragen te beantwoorden over het gebruik van het social intranet, zoals: 

  • Hoe ziet een typische werkdag eruit voor deze persona? 
  • Welke doelen willen ze bereiken met het intranet?
  • Welke online activiteiten voeren ze uit tijdens hun werk? 
  • Welke informatie hebben ze nodig om hun werk goed te doen? 
  • Wat zijn eventueel de belangrijkste pijnpunten die ze ervaren bij het huidige intranet gebruik?
  • Wat zou het intranet succesvol maken voor deze persona? 

5. Creëer Empathie: Gebruik verhalen, scenario's of fictieve 'dag in het leven'-beschrijvingen om de persona's tot leven te brengen en de uitdagingen en behoeften waarmee ze worden geconfronteerd te laten zien. 
 
6. Pas Strategieën Aan: Gebruik de inzichten uit de persona's om de strategieën voor de ontwikkeling en implementatie van het social intranet aan te passen. Zorg ervoor dat de functies, inhoud en gebruikerservaring zijn afgestemd op de behoeftes van de verschillende persona's. 
 
7. Continue Evaluatie: Blijf de persona's en hun behoeftes regelmatig evalueren en bijwerken op basis van feedback van gebruikers en veranderende bedrijfsomstandigheden. 
 

Fictief Persona Embrace
Fictief persona
Bron: onderzoek naar het maken van persona's voor Embrace social intranet, 2022


Door persona's te gebruiken als leidraad voor het begrijpen van de doelgroep, kun je als organisatie nóg beter inspelen op de behoeftes van je medewerkers en een social intranet creëren dat daadwerkelijk waarde toevoegt aan de werkomgeving. Met een dieper inzicht in de gebruikerservaring vergroot je als bedrijf de betrokkenheid, stimuleer je de adoptie en verbeter je de algehele efficiëntie van je interne communicatieplatform. Dat is toch precies wat je wil? 
 
Heb je vragen of wil je meer weten over persona’s en de mogelijkheden van het social intranet van Embrace? Neem gerust contact op met onze experts, wij staan altijd voor je klaar! 

Wil je Embrace liever van binnen bekijken? 

Meer weten over dit onderwerp?

Vraag het onze specialisten!
Inez de Jong
Accountmanager
Ingrid Vrieling
Accountmanager
Rutger de Vries
Accountmanager