Interview met Michel Bosman, teammanager informatisering & automatisering en Anja Kreileman, beleidsadviseur communicatie, over hun nieuwe digitale werkplek.
Branche: Zorg
Medewerkers: 730
Intranet sinds: 2018
In 2018 is er onzettend veel veranderd bij GGD regio Utrecht: nieuwe devices (waaronder smartphones), de bouw van een nieuw elektronisch patiëntendossier, Embrace als sociaal intranet gecombineerd met Office365 en Liquit. In 2019 gaat GGD regio Utrecht (GGDrU) aan de slag met het programma ‘De basis op orde’. Hun doelstelling is dat medewerkers overal en tijdsonafhankelijk samen kunnen werken. Hoe kan een digitale werkplek daarbij ondersteunen?
Interne communicatie kan voor organisaties een uitdaging zijn. Zo ook bij GGDrU, waar meer dan 700 medewerkers op ruim 60 verschillende locaties werkzaam zijn.
Er werd vooral een communicatiekanaal gemist waarmee alle medewerkers snel en eenvoudig bereikt konden worden en waarmee ze onderling elkaar makkelijk konden vinden en informatie delen. Daarnaast was er ook behoefte om op een eenvoudige manier collega’s te voorzien van gestructureerde informatie. Michel Bosman en Anja Kreileman van GGDrU vertellen hoe zij dit hebben aangepakt.
Een verouderde ICT-omgeving was de realiteit en vervanging daarvan moet passen bij de ICT-strategie. Een toekomstbestendige digitale werkplek, waarbij modules makkelijk zijn op te bouwen en vervangen. Een soort lego dus, met een startpagina die eenvoudig te benaderen is en waarbij informatieveiligheid voorop staat.
“Windows 10 was de uitkomst, en we hadden geluk dat we bijna alle onze applicaties al ‘versaasd’ (red. Webbased/in de cloud) hadden”, vertelt Michel Bosman van GGDrU.
“We zochten een vervanging voor Citrix waarmee medewerkers overal kunnen werken, met toegang tot alle applicaties. En ook dat onze collega’s films, geluidsfragmenten en foto’s kunnen delen en bekijken. De oplossing moet webbased zijn en de vervanging van de huidige desktop zijn. En toen dachten we, als we dit toch allemaal centraal gaan doorvoeren, laat dan het nieuwe intranet ook gelijk als startportaal dienen!”
Michel: “We hadden een aantal opties, we konden het oude intranet omzetten en zorgen dat dat onderdeel zou worden van het startportaal, maar daarvoor was het niet flexibel genoeg. In de oude situatie konden mensen het intranet gelijk wegklikken en dat wilden we voorkomen. Door te zorgen dat het een startportaal is met toegang tot alle applicaties, klikken medewerkers het niet meer weg. Je hebt dit startportaal nodig om je werk goed te doen.”
“En daarmee wordt het startportaal ook een wezenlijk onderdeel van onze gestructureerde en ongestructureerde communicatie’, aldus Anja Kreileman.
Liquit – een organisatie en oplossing die de werkplek van de toekomst biedt, waarbij applicaties, diensten en content toegankelijk zijn vanaf ieder device – was de oplossing voor het startportaal met betrekking tot het delen van alle applicaties.
Hier zijn we niet in één keer gekomen vervolgt Michel: “Eerst hadden we een groot applicatieblok op de hoofdpagina van het intranet. Uit de gebruikerstest bleek echter dat dit twee grote nadelen had. Ten eerste vulde het blok een te groot deel van het scherm waardoor de berichten op de tijdlijn eronder niet meer in beeld waren. Ten tweede, wanneer een gebruiker de tijdlijn bekeek en daarna een applicatie wilde starten, moest je enorm veel scrollen. Dat was niet gebruikersvriendelijk en onlogisch”
Michel: “We hebben de oplossing van Liquit zo geïntegreerd dat het lijkt op de Windows startknop. Na één klik opent een overzicht met de snelkoppelingen uit het applicatieblok. Zo ligt de gebruikerservaring voor onze collega’s dichtbij wat ze gewend zijn.”
“In oktober 2018 zijn de eerste medewerkers over gegaan naar de nieuwe ICT-omgeving. Vanaf 2019 stapt de rest van de organisatie over. Het is nog even wennen”, aldus Anja.
“Vaak wordt er nog een verzoek gedaan om een belangrijk bericht te mailen aan alle medewerkers, terwijl het startportaal daarvoor juist bij uitstek geschikt is. Dit heeft tijd nodig. En vanuit team Communicatie inzet nodig om de organisatie ervan bewust te maken dat we met een social intranet ook een tool in handen hebben om het e-mailverkeer te verminderen.”
“Wat echt een voordeel is, en wat veel gebruikt wordt, is de mogelijkheid van GGDrU TV, de hele organisatie maakt hier gebruik van. Ook het MT (Management Team) neemt videoboodschappen op en deelt deze met heel GGDrU.”
Voor de doorontwikkeling van de digitale werkplek is een redactieraad opgericht die zich bezighoudt met de nieuwste ontwikkelingen van Embrace, veelal in de combinatie met het voor ons belangrijke Office365. De raad toetst aan de organisatiedoelstellingen en het programma ‘De basis op orde (2019)’. Op die manier komen zij met een nieuw voorstel voor het uitbouwen van het portaal, waarbij het ontzorgen van de gebruiker centraal staat.
“We willen het vervolg ook weer onderbrengen in het programma, waarbij we een mooi platform hebben om hierover te communiceren en daarmee de veranderingen te begeleiden. De communicatie rondom die veranderingen wilden we graag ondersteunen door middel van korte filmpjes iets wat in de oude ICT-omgeving niet kon.”
Met de gedachte dat ieder huis in de provincie Utrecht in principe een potentiële werkplek is, is het doel van 2019 om de mobiele integratie (omnichannel) op te tuigen. Hiermee kan iedereen straks echt plaats- en tijdonafhankelijk werken, en dat allemaal via het eigen beveiligde 4G GGDrU netwerk.
Anja voegt hieraan toe: “GGDrU is een organisatie die in relatief korte tijd is gegroeid door fusies, voornamelijk als gevolg van wetgeving vanuit het Rijk. Met medewerkers uit verschillende organisaties en achtergronden en met zo’n breed en gevarieerd takenpakket is het onmisbaar om één kanaal te hebben waarmee je eenvoudig medewerkers kunt bereiken en informatie met elkaar kunt delen.”
“Eén platform voor alle communicatie, zowel de formele als informele, voor en door medewerkers. Het portaal is uiteindelijk een one-stop-shop! Hiermee faciliteren we dat iedere medewerker zelf de tools en applicaties gebruikt die hij of zij nodig heeft.”
Zowel Anja als Michel willen andere organisaties als tip meegeven om voldoende tijd uit te trekken om medewerkers mee te nemen en te helpen (trainen) bij alle veranderingen. En te starten met de basis en gefaseerd uit te breiden, waarbij laagdrempelig en intuïtief de basisuitgangspunten zijn.
Michel geeft aan “We blijven dromen! Uiteindelijk moet de wereld er zo uitzien dat als ik een document met Anja wil delen, ik op haar profielfoto klik, het document erheen sleep en direct een beeldgesprek kan starten. Dus nog meer gebruikersgemak en mogelijkheden om eigentijds te werken,” aldus Michel.
