We spraken met Silvia van der Heiden, hoofd marketing & communicatie bij de VPRO over de doelen van het social intranet en het verloop van het traject. Het voortraject kon je al volgen in een aantal blogs: van de keuze voor een social intranet tot aan de functionaliteiten die het intranet gaat bevatten en de ontwikkeling van het grafisch ontwerp. Het intranet van de VPRO is nu sinds februari 2016 live.
Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?
“De VPRO, is een Nederlandse Publieke Omroeporganisatie bekend van programma’s als: Zondag met Lubach, Zomergasten en Holland Sport. Als organisatie zetten we stevig in op cross mediale producties. Zo werken we op dit moment aan het cross mediale project Op zoek naar Frankrijk waarbij naast TV ook radio en online worden ingezet. Bij zo’n project zijn veel mensen uit verschillende teams betrokken. Binnen de VPRO werken verschillende redacties die de programma’s maken afzonderlijk van elkaar. Deze decentrale werkwijze kan leiden tot een eilandencultuur. Het social intranet moet ons helpen bruggen te slaan tussen de verschillende redacties om samenwerken eenvoudiger te maken. Daarnaast is de VPRO een creatieve organisatie waarbinnen je niet alles in strakke regels kan vatten. Het is daardoor weleens lastig om alle teams op de hoogte te houden van beleidsnieuws. Ook daar moet het social intranet aan bijdragen.”
Hoe hebben jullie nu contact met elkaar?
“Het intranet dat we nu hebben is verouderd, het is een statische omgeving. Het is duidelijk aan vervanging toe. De wens naar een social intranet bestaat al langer. De wens is om meer contact met elkaar te kunnen hebben. Op redactieniveau gaat het werken goed en wordt er rondom projecten samengewerkt. Daarnaast organiseren we bijeenkomsten waar we contact met elkaar hebben zoals Villa Vandaag. Dit is een maandelijks evenement waar we nieuwe ontwikkelingen van de VPRO bespreken.”
Hoe verliep het voortraject?
“Van het oude intranet hielden we al bij hoe het werd bekeken. Vanaf januari 2015 hebben we besloten: we willen iets anders. We hebben toen aan verschillende medewerkers gevraagd wat hun wensen zijn. We hebben collega’s vanuit de hele organisatie gevraagd om mee te denken. Van de afdeling P&O tot en met de facilitaire dienst. Veel van onze medewerkers zijn al actief op andere social media zoals Facebook en Twitter. Daardoor wisten ze goed te verwoorden wat hun wensen waren. Vervolgens hebben we een plan van aanpak gemaakt samen met de ICT-afdeling. Na de zomer zijn we echt van start gegaan onder begeleiding van Embrace.”
Kan je iets vertellen over het communicatie-/implementatieplan?
“We hebben een kernredactie aangesteld die verantwoordelijk is voor het overplaatsen van content van het oude naar het nieuwe intranet. Daarnaast hebben we een smaakmakersgroep gevormd. Zij hebben een informatie- en trainingssessie gehad. Op dit moment gaan we de hele organisatie door en geven we presentaties over het nieuwe intranet. We vertellen wat mensen eraan gaan hebben en ook waarom we hiervoor gekozen hebben.”
Welke uitdagingen zien jullie bij het meekrijgen van de organisatie?
“De grootste uitdaging is mensen daadwerkelijk op het intranet te krijgen.
Een deel van de organisatie werkt namelijk op een desktop met Internet Explorer en voor hen is het intranet de startpagina. Het andere deel werkt op laptops en gebruikt geen Internet Explorer maar voornamelijk Firefox. De laatste en grootste groep heeft het intranet dus niet als startpagina.
Daarnaast zou het mooi zijn wanneer er per team een groep zou komen waarin men documenten kan delen. Hierbij denk ik aan praktische zaken als contracten, aantal afleveringen en wie is de webredacteur. Ook hopen we dat wanneer iedereen eenmaal op het intranet zit, ze ook de beleidsinformatie tot zich zullen nemen.
Sommige redacties zitten in hun eigen bubbel, helemaal als ze bijvoorbeeld in het buitenland zitten. Bijvoorbeeld de redactie van het programma Van Moskou tot Moermansk. Ondertussen gaan de dagelijkse dingen bij de VPRO gewoon door. Door het social intranet kunnen we alle informatie die collega’s nodig hebben om hun werk goed te doen bundelen op één plek. We willen een plek creëren waar mensen graag bij elkaar komen.”
Welke tips heb je voor andere organisaties die ook aan de slag gaan met een social intranet?
“Ik merk dat, omdat onze organisatie zo versnipperd is, het heel lastig is om vanuit de abstractie te werken aan iets wat er nog niet is. Dat vraagt veel voorstellingsvermogen. Daarom is het goed om voorbeelden te delen van hoe andere organisaties de implementatie hebben aangepakt. Ook om een idee te krijgen van hoe andere intranetten eruitzien. De opdrachtgever moet daar een grote rol in hebben en zoveel mogelijk ervaringen delen.”
Dit interview wordt ook gepubliceerd in het boek In 7 stappen naar een social intranet.
