Online samenwerken: 7 concrete tips

De kern van samenwerken zit natuurlijk in het woord. Voor de een ligt de nadruk daarbij op ‘samen’, voor de ander meer op ‘werken’. Hoe dan ook: het een kan niet zonder het ander. De beste manier – ook in onzekere en onrustige tijden – om de trein rijdend te houden is door dat als een collectief te doen.

Communiceren werkt op dit moment net een beetje anders dan voorheen. Waar je eerder even naar het bureau van je collega liep, moet je nu alles digitaal oplossen. De juiste hulpmiddelen, een breed gedeelde instelling en een paar goede afspraken brengen je daarin heel ver. Online samenwerken helpt je om deze tijd door te komen.

Wat is online samenwerken?

Bij online samenwerken verlopen zaken als communicatie, kennisdeling en nieuwsuitwisseling via een digitale omgeving of een app. Hierbij kun je denken aan chatten en bellen met je collega’s via Teams, tegelijk met je team in dezelfde bestanden werken via Sharepoint en op de hoogste blijven van het laatste nieuws via het social intranet van je organisatie.

Hoe kun je online samenwerken?

Om succesvol online te kunnen samenwerken is het niet alleen belangrijk dat je over de juiste middelen beschikt, maar ook goede en duidelijke afspraken maakt over het gebruik hiervan, zeker als er overlap is in de functionaliteiten. Zo zorg je ervoor dat jij en je collega’s structuur en overzicht houden, ook wanneer je weer eens op kantoor samen aan de slag gaat.

Waar moet je rekening mee houden als je digitaal samenwerkt?

1. Communiceer zo direct mogelijk

Hoe directer je communiceert, hoe soepeler de communicatie verloopt. Da’s een inkoppertje. Toch vinden binnen organisaties verbazingwekkend veel gesprekken plaats via e-mail. Wanneer twee collega’s met elkaar mailen is dat geen probleem, maar wanneer er meer mensen betrokken zijn wordt het algauw onoverzichtelijk.

In tijden waarin de meest directe vorm van communicatie niet mogelijk is, zou je zo veel mogelijk gebruik moeten maken van vormen die daar zo dicht mogelijk bij in de buurt komen. De videovergadering is inmiddels overal ingeburgerd, maar binnen een social intranet heb je meer mogelijkheden. Gebruik die en blijf real-time met collega’s in gesprek. Reageer op elkaar, kijk wat anderen te zeggen hebben en kom samen tot een productief resultaat.

2. Maak gebruik van slimme software

We gooiden er zomaar even de term ‘social intranet’ in, maar vanzelfsprekend kunnen we je van harte aanbevelen daar gebruik van te maken. Er zijn verschillende leveranciers die inmiddels jaren ervaring hebben met de ontwikkeling van sociale intranetten. Gebruik hun kennis en tools om online samenwerken makkelijker en effectiever te maken.

Zelf komen we geregeld klanten tegen die in eigen beheer en met eigen servers een intranet opgezet hebben. Vroeg of laat kwamen ze erachter dat daar erg veel tijd, mankracht en geld in gaat zitten. En dat je daarvoor een intranet krijgt waar je vaak niet alles uithaalt wat je zou willen. Kies daarom voor de slimste weg en maak gebruik van software die precies ontwikkeld is voor wat jouw organisatie nodig heeft. Lees hier hoe je start met het opzetten van jouw nieuwe social intranet.

3. Gebruik elkaars kennis

Ervan uitgaand dat je tip 2 hebt opgevolgd: hoe haal je het meest uit online samenwerken op je intranet? Mensen hebben de logische neiging vooral samen te gaan werken met naaste collega’s. Mensen die ze kennen en waarvan ze weten wat ze kunnen. Daar is niks mis mee, maar op die manier gaat een hoop aanwezige kennis verloren.

Kijk verder dan de mensen die je kent. Vorm afdeling-overstijgende groepen op je intranet en kom erachter welke kennis je collega’s in huis hebben. Je rol of functie zegt immers lang niet alles over je expertise. De kans is groot dat je verrast wordt door waar collega’s allemaal verstand van hebben.

4. Creëer een creatief klimaat

Online samenwerken gaat beter wanneer zo veel mogelijk mensen van zich laten horen. Moedig medewerkers daarom aan dat te doen. Zorg voor een online omgeving waarin gebruikers het gevoel hebben dat ze hun ideeën vrij kunnen delen en waarin ze hun vragen durven te stellen.

Een vraag of een idee resulteert meestal in bruikbare antwoorden, vervolgvragen of nieuwe ideeën. Zo breng je een proces op gang waarin iedereen die meedoet slimmer wordt. En kom je als organisatie verder. Als mensen hun ideeën niet voor zichzelf houden en zich mengen in gesprekken, ontstaan creatieve plannen en onverwachte uitkomsten.

5. Praat met elkaar – niet alleen over werk

Een social intranet helpt je om belangrijke doelen te behalen. Beter communiceren, beter samenwerken, processen versnellen, informatie voor iedereen beschikbaar maken – om er maar een paar te noemen. Toch is ook het sociale aspect een belangrijke factor, zeker in een tijd waarin je elkaar niet in levenden lijve kunt ontmoeten.

Op een social intranet heb je allerlei mogelijkheden om met elkaar in gesprek te komen. Ook over dingen die niks met werk te maken hebben. Stimuleer de vorming van groepen rondom hobby’s, interesses of levensstijlen. Gebruik de chatfunctie. Mensen die blij zijn met hun collega’s zijn blijer met hun werk en werken beter samen.

6. Maak informatie vindbaar

Een beetje intranet barst van de informatie. Plannen, protocollen, visies en andersoortige documenten waar medewerkers veel mee kunnen. Maar ook gesprekken in groepen rondom specifieke thema’s, waarin kennis gedeeld wordt. Zorg ervoor dat de informatie die er is ook vindbaar is.

Als je onderwerpen en ideeën groepeert, geef je mensen de mogelijkheid in een mum van tijd op de goede plek te komen. Maak gebruik van tags om gerelateerde informatie te verzamelen en met een klik te ontsluiten. Het antwoord op een vraag is op die manier zo gevonden.

7. Zorg voor volledige profielen

Voor een groot deel van bovenstaande punten is het belangrijk dat elke gebruiker een volledig ingevuld profiel heeft op het intranet. Dat klinkt misschien triviaal, maar vergis je niet. Met een compleet profiel is voor elke collega duidelijk wie iemand is, wat hij of zij doet en op welke gebieden zijn of haar expertise ligt. Het is de basis van goed online samenwerken.

Een profiel bevat niet alleen iemands naam, functie, contactgegevens en een foto, maar laat ook zien waar iemand ervaring mee heeft. Dat kan een bepaald softwaresysteem zijn, een specifiek vakgebied of bijvoorbeeld een buitenlandse taal. Door aan te geven waar je kennis van hebt, en hoeveel kennis precies, maak je waardevolle verbindingen tussen collega’s mogelijk.

Online samenwerken: fundament voor de toekomst

Online samenwerken doen we al jaren, het zal vermoedelijk ook nooit meer verdwijnen. In tijden als deze is het een sterke strohalm waaraan je je als organisatie kunt vastklampen. Mensen blijven betrokken bij elkaar en hun werkgever, projecten kunnen doorgaan en nieuwe ideeën komen van de grond. Als je online op een goede manier samenwerkt, komt een toekomstbestendige organisatie zelfs in tijden van crisis een stap dichterbij.