Implementatie en adoptie van het sociaal intranet van Interzorg

Dit jaar was dat niet anders: Ivo de Jong, Projectmanager ICT bij Interzorg, verzorgde namens Embrace een boeiende break-out sessie over de implementatie én adoptie van hun nieuwe sociale intranet: Linn

Van vraagstuk naar visie: de route naar Linn

Ivo trapte zijn sessie af met twee fundamentele vragen die de basis vormden voor het project:

1. Hoe verbind je 10 zorglocaties in verschillende gemeenschappen en een Servicecentrum tot één Interzorg?
2. Hoe maak je onderscheid tussen 'need to know', 'nice to know' en locatiegebonden berichtgeving?

Deze vragen vormden het vertrekpunt voor de digitale transformatie die Interzorg voor ogen had. De behoefte aan een gebruiksvriendelijk, herkenbaar en goed georganiseerd platform was groot — en leidde uiteindelijk naar een samenwerking met Embrace.

Gestructureerd implementatietraject: samen werken, samen creëren

In de zomer van 2024 ging het implementatietraject officieel van start. Interzorg koos bewust voor een projectstructuur met vier stuur- en werkgroepen:

• Communicatie & Adoptie
• Beheer
• ICT
• Content

Daarnaast speelden digicoaches en ambassadeurs een grote rol. Ivo benadrukte hoe waardevol deze inzet was: niet iedereen binnen een zorgorganisatie is even digitaal vaardig, en juist die brugfunctie maakte het verschil bij adoptie en draagvlak.

Collega's betrekken: meer dan co-creatie

De projectgroep koos er bewust voor om medewerkers actief te betrekken, bijvoorbeeld bij de keuze voor de naam van het nieuwe platform. Die participatie betaalde zich dubbel en dwars uit: organisatie breed werd de naam Linn omarmd — een naam die inmiddels voor herkenning, warmte en toegankelijkheid staat.

Linn als merk: personificatie voor herkenbaar gebruik

Interzorg besloot Linn niet slechts een naam te geven, maar er een volwaardig merk van te maken. Ze creëerden meerdere beeldmerken en gebruikten Linn als personage in uitleg, instructies en communicatie over het nieuwe intranet.

Tijdens de sessie liet Ivo meerdere screenshots en visualisaties zien die de inrichting van Linn tot leven brachten. Daarbij vertelde hij hoe samen met ambassadeurs is gekozen voor bepaalde functionaliteiten en vormgeving — wat het draagvlak vanaf dag één versterkte.

Zoeken wordt vinden: slimme koppelingen en één manier van inloggen

Een van de belangrijkste pijlers van Linn is het principe: ‘Zoeken wordt vinden’. Om dat waar te maken, koos Interzorg onder andere voor:

• Gebruikersbeheer via Azure AD
• Single Sign-On voor alle applicaties
• Slimme koppelingen tussen Embrace en andere systemen, zoals:
  
  • TOPdesk
  • Microsoft 365
  • Vilans Zorgprotocollen
  • AFAS

Deze integraties zorgen ervoor dat medewerkers vanuit Linn direct toegang hebben tot alle benodigde informatie en applicaties — zonder omwegen.

Een beslisboom voor duidelijkheid: waar deel je welke informatie?

Een herkenbaar vraagstuk binnen veel organisaties: Wat deel je waar?
Interzorg ontwikkelde een beslisboom die medewerkers helpt bepalen waar informatie hoort:

• Wat publiceer je op Linn?
• Wat communiceer je via Teams?
• Wanneer past iets op een andere plek?

Dit zorgde voor duidelijkheid, consistentie en vooral rust in de informatiestromen. Lees in dit artikel hoe De Jong & Laan hier een overzichtelijke factsheet voor maakte.

Tips en inzichten voor andere organisaties

Voor iedereen in de zaal die midden in een implementatietraject zit (of eraan begint), deelde Ivo praktische adviezen. Zijn belangrijkste lessen:

• Investeer in digicoaches: zij zijn cruciaal voor adoptie.
• Werk aan communitymanagement: een intranet leeft niet vanzelf.
• Heb geduld: gewoontes veranderen kost tijd. Een intranet is geen sprint, maar een marathon.

Vooruit kijken: de toekomst van Linn met Embrace

Ivo sloot af met een blik op de toekomst. Interzorg werkt samen met Embrace aan de doorontwikkeling van Linn, waaronder:

• Een applicatielauncher op basis van persona's
• AI-toepassingen binnen Embrace-software om nóg sneller en slimmer te zoeken
• Het inrichten van AI Agents
• De volledige onboarding van nieuwe medewerkers via Linn

Met deze ambities zet Interzorg stevig in op innovatie, gebruiksgemak en verdere digitalisering.