Implementierung und Einführung des sozialen Intranets von Interzorg

Dieses Jahr war es nicht anders: Ivo de Jong, ICT-Projektmanager bei Intercare, organisierte im Namen von Embrace eine spannende Breakout-Session über die Implementierung und Einführung ihres neuen sozialen Intranets: Linn

Vom Thema zur Vision: der Weg nach Linn

Ivo begann seine Sitzung mit zwei grundlegenden Fragen, die die Grundlage für das Projekt bildeten:

1. Wie verbindet man 10 Pflegestandorte in verschiedenen Gemeinden und ein Service Center zu einem Interzorg?
2. Wie unterscheidet man zwischen „Need to know“, „nice to know“ und standortbezogener Berichterstattung?

Diese Fragen waren der Ausgangspunkt für die digitale Transformation, die Interzorg im Sinn hatte. Der Bedarf an einer benutzerfreundlichen, wiedererkennbaren und gut organisierten Plattform war groß — und führte letztendlich zu einer Zusammenarbeit mit Embrace.

Strukturierter Umsetzungsprozess: zusammen arbeiten, gemeinsam gestalten

Der Umsetzungsprozess begann offiziell im Sommer 2024. Interzorg entschied sich bewusst für eine Projektstruktur mit vier Steuerungs- und Arbeitsgruppen:

• Kommunikation und Adoption
• Managen
• ICTS
• Inhalt

Außerdem gespielt Digicoaches und Botschafter eine wichtige Rolle. Ivo betonte, wie wertvoll diese Bemühungen waren: Nicht jeder in einer Gesundheitsorganisation ist gleichermaßen digital versiert, und genau diese Brückenfunktion war es, die den Unterschied in Bezug auf Akzeptanz und Unterstützung ausmachte.

Kollegen einbeziehen: mehr als Co-Creation

Die Projektgruppe entschied sich bewusst dafür, die Mitarbeiter aktiv einzubeziehen, zum Beispiel bei der Wahl des Namens der neuen Plattform. Diese Teilnahme zahlte sich gleich doppelt aus: Der Name wurde unternehmensweit. Linn embraced — ein Name, der heute für Anerkennung, Herzlichkeit und Zugänglichkeit steht.

Linn als Marke: Personifikation für wiedererkennbaren Gebrauch

Interzorg beschloss, Linn nicht nur einen Namen zu geben, sondern einen vollwertige Marke daraus zu machen. Sie erstellten mehrere Logos und verwendeten Linn als Persönlichkeit in Erklärungen, Anweisungen und Kommunikation über das neue Intranet.

Während der Sitzung zeigte Ivo mehrere Screenshots und Visualisierungen, die Linns Interieur zum Leben erweckten. Darüber hinaus erklärte er, wie zusammen mit den Botschaftern bestimmte Funktionen und das Design ausgewählt wurden — was die Unterstützung vom ersten Tag an verstärkte.

Suchen ist Finden: intelligente Links und eine Möglichkeit, sich einzuloggen

Eine der wichtigsten Säulen von Linn ist das Prinzip: „Suchen ist Finden“. Um dies zu ermöglichen, entschied sich Interzorg unter anderem für:

• Benutzerverwaltung über Azure AD
• Einmaliges Anmelden für alle Anwendungen
• Intelligente Verbindungen zwischen Embrace und anderen Systemen, wie zum Beispiel:
  
  • TOP Desk
  • Microsoft 365
  • Vilans Care-Protokolle
  • APHAS

Diese Integrationen stellen sicher, dass Mitarbeiter von Linn direkten Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Anwendungen haben — ohne Umwege.

Ein Entscheidungsbaum für Klarheit: Wo teilen Sie welche Informationen?

Ein bekanntes Problem in vielen Organisationen: Was teilst du wo mit?
Interzorg entwickelte eine Entscheidungsbaum das hilft den Mitarbeitern herauszufinden, wo Informationen hingehören:

• Was veröffentlichst du auf Linn?
• Was kommuniziert ihr über Teams?
• Wann passt etwas an eine andere Stelle?

Dies sorgte für Klarheit, Konsistenz und vor allem für Sicherheit in den Informationsflüssen. Lesen Sie rein dieser Artikel wie De Jong & Laan dafür ein umfassendes Informationsblatt erstellt hat.

Tipps und Einblicke für andere Organisationen

Für alle Anwesenden, die sich gerade in einem Implementierungsprozess befinden (oder ihn gerade beginnen), gab Ivo praktische Ratschläge. Seine wichtigsten Lektionen:

• Investieren Sie in Digicoaches: sie sind entscheidend für die Adoption.
• Arbeite am Community Management: ein Intranet lebt nicht von alleine.
• Sei geduldig: Gewohnheiten zu ändern braucht Zeit. Ein Intranet ist kein Sprint, sondern ein Marathon.

Ausblick: Linns Zukunft mit Embrace

Ivo schloss mit einem Blick in die Zukunft. Interzorg arbeitet mit Embrace an der Weiterentwicklung von Linn zusammen, darunter:

• Eins Persona-basierter Anwendungsstarter
• KI-Anwendungen innerhalb der Embrace-Software, um noch schneller und intelligenter zu suchen
• Einrichten KI-Agenten
• Das komplette Onboarding neuer Mitarbeiter über Linn

Mit diesen Ambitionen setzt sich Interzorg fest für Innovation, Benutzerfreundlichkeit und weitere Digitalisierung ein.