Uit onderzoek van Gartner (2011) zullen binnen 10 jaar medewerkers meer dan 75% van hun tijd op afstand met elkaar samenwerken. Men krijgt meer vrijheid om thuis of op flexibele tijden te werken. Dit heeft gevolgen voor besluitvormingsprocessen.
Digitale besluitvorming via social business software
Wij publiceren deze whitepaper om het digitale besluitvormingsproces via Social Business Software in kaart te brengen. En zet de kansen en uitdagingen van het digitale besluitvormingsproces op een rij. In welke mate zou digitale besluitvorming, face-to-face besluitvorming kunnen versterken of zelfs vervangen?
Download de whitepaper ‘Besluitvorming 2.0’ (PDF)
Aanbevelingen digitale besluitvorming
Fase 1: Identificeer doel en betrokkenen
1. Communiceer verwachtingen
Vertel deelnemers vooraf wat er van ze wordt verwacht. Communiceer een doel en beschrijf welke functionaliteiten ze kunnen gebruiken in de verschillende fasen van besluitvorming. In de eerste fase van besluitvorming formuleren ze het probleem. Deelnemers kunnen als team in een Wiki het probleem inkaderen. Een brainstormtool kan uitkomst bieden om het probleem te visualiseren.
Fase 2: Bepaal en weeg criteria
2. Facilitair synchrone brainstormcapaciteit
In de tweede fase van besluitvorming selecteren deelnemers criteria voor het besluit. De studenten ondervonden problemen in deze stap van het proces, doordat ze niet ‘real-time’ konden communiceren. Een groeps-chat kan uitkomst bieden: hierdoor kan men direct voortbouwen op andermans ideeën. Ook kan Social Business Software het maken van lijsten ondersteunen, om de criteria overzichtelijk weer te geven.
Microblogfunctionaliteit biedt de kans om over de criteria te brainstormen en discussiëren. De openheid van de brainstorm kan worden versterkt door het profiel van deelnemers te anonimiseren (Baltes, 2002). Dit kan toegepast worden als er sprake is van een besluitvormingsproces met gevoelige thema’s.
3. Highlight discussies
Nadat alle criteria zijn verzameld, kunnen deelnemers deze afwegen. Als een discussie is afgerond, kun je deze markeren. Door deze discussies bijvoorbeeld weer te geven in een andere kleur, weten deelnemers dat de discussie is afgerond.
Anderzijds kan het ook handig zijn om discussies die op de achtergrond zijn geraakt, maar nog wel relevant, te ‘highlighten’ (weer bovenaan de ‘activity stroom’ weergeven). Dit zorgt voor overzicht en structuur in de besluitvorming.
Fase 3: Bepaal en evalueer alternatieven
4. Op zoek naar passende alternatieven
Op basis van de geselecteerde criteria in fase 2 kunnen de deelnemers op zoek naar passende alternatieven. Als de criteria voor een nieuwe bedrijfsauto zijn dat deze 5- deurs moet zijn en op diesel moet rijden, vallen een aantal alternatieven af.
De alternatieven die overblijven kunnen met handige functionaliteit gewaardeerd worden door de deelnemers. Denk bijvoorbeeld aan de ‘Like’ knop op Facebook, of het ‘thumbs up/ thumbs down’ principe. Ook in deze fase is microblogfunctionaliteit om de alternatieven te bediscussiëren erg waardevol.
Fase 4: Neem een besluit
5. Poll-functionaliteit
Nadat de alternatieven bepaald zijn, en je met collega’s de verschillende alternatieven hebt geëvalueerd, moet er een besluit worden genomen. Een poll functionaliteit kan dit keuzeproces vergemakkelijken.
Om beïnvloeding van andere deelnemers te voorkomen, kun je kiezen om de uitslag pas openbaar te maken nadat alle deelnemers hebben gestemd. Door een poll te faciliteren, voorkom je dat deelnemers onnodig tekstuele bijdrages hoeven te leveren.
6. Persoonlijke signalen
Maak het mogelijk om non-verbale signalen af te geven in tekstuele bijdragen op het social business platform. Smileys en emoticons kunnen de beperkte mogelijkheden van non-verbale communicatie gedeeltelijk ondervangen. Om te voorkomen dat het proces te informeel wordt, kan gekozen worden voor zakelijke emoticons.
7. Mobile pushes en e-mailnotificatie
Als deelnemers zich niet gecommitteerd voelen aan het digitale besluitvormingsproces, heeft het geen kans van slagen. Het is daarom aan te bevelen te monitoren op participatie van deelnemers.
Door e-mail notificaties en ‘mobile pushes’ te genereren, worden deelnemers aangespoord tot deelname. Ook kunnen deelnemers offline worden aangesproken op hun uitblijvende reactie of bijdrage.
Nieuwsgierig geworden?
Download dan de whitepaper ‘Besluitvorming 2.0’ (PDF)
