Hoe wordt het samenwerkingsplatform GC A Plaza gebruikt?†

Voordat je begint met een samenwerkingsplatform schrijf je eerst je doelen op in een business case. Wat wil je bereiken met het platform? En hoe ga je meten of je dit hebt bereikt? Voor Gezondheidscentrum Asielzoekers was het samenwerkingsplatform één van de systemen die een randvoorwaarde was om zelforganisatie in te voeren. Vooraf zijn dan ook diverse doelen opgesteld, waaronder het faciliteren en stimuleren van kennisdeling en het bevorderen van samenwerking en contact tussen alle medewerkers.

De vraag is nu: zijn deze doelen bereikt? Hoe gebruiken bijvoorbeeld praktijkassistenten het platform? Wat is de rol van het centraal kantoor? En vindt er meer samenwerking plaats tussen teams en/of locaties? In deze blog neem ik je mee in mijn onderzoek naar het gebruik van GC A Plaza en beantwoord ik bovenstaande vragen. Spoiler alert: kennisdeling en samenwerking gaan als een speer!

Allereerst, wie en wat is GC A?

GC A staat voor GezondheidsCentrum Asielzoekers. Binnen GC A werken vele huisartsen, GGZ Consulenten, verpleegkundigen en praktijkassistenten samen, om zorg te verlenen aan asielzoekers. De ondersteunende dienst bevindt zich in Wageningen.

De zorgverleners zitten verspreid over veel verschillende locaties in Nederland. Hierdoor is interactie tussen zorgprofessionals soms lastiger. Uit mijn onderzoek blijkt dat GC A Plaza, het samenwerkingsplatform van GC A, sinds de livegang in december 2015 uitkomst biedt.

Onderzoek… Naar doelstellingen. Hoe dan?

Voor het uitvoeren van dit onderzoek, heb ik gekeken naar discussies binnen drie verschillende onderdelen van GC A Plaza. Deze onderdelen zijn:

1. De algemene groep^*
2. De berichten onder de themapagina’s^**
3. Discussies in de openbare groepen^***

Bij elke discussie heb ik onder andere gekeken naar wie op wie reageert, of een bericht werkgerelateerd is, wat de werklocatie van elke persoon is, wat de functie van elke persoon is, waar de discussie over gaat, et cetera. Op basis van deze informatie heb ik onder meer de afstanden tussen berichten berekend.

Dan nu, de resultaten…

Ten eerste: hebben verschillende locaties contact met elkaar via GC A Plaza?

GC A Plaza zorgt ervoor dat de communicatie tussen werknemers zowel locatie-overstijgend als regio-overstijgend plaatsvindt. Wanneer huisarts A uit Friesland een vraag stelt op GC A Plaza, reageert huisarts B uit Limburg hierop en mengt een verpleegkundige uit Utrecht zich in de discussie. Het maakt niet uit of een zorgprofessional werkt op een locatie in Zeeland, Limburg, Utrecht, Groningen of Friesland, elke zorgprofessional gaat in gesprek met elke zorgprofessional. Zo is in de algemene groep, waar elke werknemer binnen de organisatie berichten op kan plaatsen, de langste afstand die een bericht hemelsbreed aflegt 253 km, met een gemiddelde van 86.11 km. Kortom: zorgprofessionals die normaal nooit met elkaar in gesprek gingen, omdat ze op verschillende locaties zitten, gaan nu wel in gesprek met elkaar. Dit biedt kansen voor het vergaren van kennis: elke werknemer van GC A kan nu met elkaar kennis en ideeën uitwisselen en samenwerken in een digitale omgeving.

En… wordt er dan kennis gedeeld?

Op GC A Plaza delen medewerkers hun kennis. Een van de manieren waarop kennis wordt gedeeld, is door middel van het stellen van vragen en het krijgen van antwoorden op deze vragen. Zo worden er bijvoorbeeld vragen gesteld over procedures en protocollen. Interessant hierbij is dat deze vragen niet alleen meer beantwoord worden door medewerkers van het centraal kantoor, juist de werknemers met een zorgfunctie verlenen deze informatie. Kennis komt dus van de professionals zelf en wordt niet alleen meer vanuit de staf verspreid. Dit wordt onderstreept doordat uit het onderzoek blijkt, dat er voornamelijk gereageerd wordt wanneer het bericht werkgerelateerd is. Ook blijkt dat elke functiegroep een eigen rol op het platform heeft. Hieronder licht ik dit toe:

Hoe gebruiken medewerkers van het centraal kantoor het samenwerkingsplatform?

Werknemers van het centraal kantoor in Wageningen zijn voornamelijk aan het faciliteren op het samenwerkingsplatform: ze plaatsen algemene mededelingen, beantwoorden vragen en zorgen ervoor dat de juiste personen antwoord geven op bepaalde vragen. Waar in andere organisaties het centraal kantoor informatie vaak alleen ‘zendt’, gaat dit op GC A Plaza anders. In plaats van zelf informatie te pushen, zorgen de medewerkers van het centraal kantoor er nu voor dat informatie gegeven wordt door de personen die er veel vanaf weten door de juiste persoon eronder te vermelden.

Wat doen praktijkassistenten op GC A Plaza?

Praktijkassistenten zijn over het algemeen vragenstellers en regelaars: ze gebruiken GC A Plaza om vragen te stellen, zaken te regelen (zoals invallers) en beantwoorden af en toe een vraag. Praktijkassistenten houden ervan om discussies te starten, ze beginnen vaker discussies ten opzichte van dat ze reageren op discussies, vergeleken met de andere functiegroepen. Praktijkassistenten zijn binnen huisartsenpraktijken ook vaak degenen die veel dingen regelen. Praktijkassistenten gebruiken het platform dus ter ondersteuning van hun werkzaamheden.

Hoe gebruiken praktijkverpleegkundigen de digitale werkplek?

Praktijkverpleegkundigen houden van interactie. Ze maken gebruik van de mogelijkheid om informatie te krijgen door middel van het stellen van vragen en verspreiden zelf ook kennis, door het geven van antwoorden op vragen van anderen. Verpleegkundigen zijn binnen GC A dus onmisbaar wanneer het gaat om het delen van kennis.

Ten slotte: zijn de discussies op GC A Plaza actief?

De discussies op GC A Plaza zijn vrij actief. Uit het onderzoek blijkt dat elke microblog gemiddeld drie reacties ontvangt. Het hangt wel van de discussie af hoe actief de discussies daadwerkelijk zijn: dit varieert van 0 tot 18 reacties.

Discussies die voor veel interactie zorgen, bevatten meestal werkgerelateerde content. Deze discussies krijgen namelijk gemiddeld gezien bijna 8 reacties, wat dus fors boven de 3 reacties ligt. Dit resultaat onderstreept dat discussies over werkzaamheden effectief zijn: GC A Plaza wordt daadwerkelijk gebruikt om ervaringen op het werk en kennis over werkzaamheden te delen.

De conclusie: doel bereikt

Met samenwerkingsplatform GC A Plaza wordt kennisdeling gefaciliteerd en hier wordt veelvuldig gebruik van gemaakt: er vinden daadwerkelijk discussies plaats. Elke beroepsgroep heeft zijn eigen rol en pakt deze ook, daarnaast vindt kennisdeling en samenwerking ook team- en locatie-overstijgend plaats. Kortom: kennisdeling en samenwerking is nu team- of locatieonafhankelijk. Doel bereikt zou ik zo zeggen!

^* De algemene groep is een groep waar iedere medewerker in zit. De berichten die hierop worden gezet, zijn dus zichtbaar voor elke gebruiker. Voor mijn onderzoek heb ik gekeken naar de berichten van half augustus tot half september 2016.

^** Themapagina’s zijn specifieke pagina’s met informatie die belangrijk is voor (bijna) elke werknemer binnen GC A (voorheen het kwaliteitshandboek). Door themapagina’s is belangrijke informatie gemakkelijk terug te vinden.  Op deze pagina’s kan gereageerd worden. Ik heb alle reacties sinds livegang onderzocht.

^*** Naast de algemene tijdlijn, kunnen er ook door iedere medewerker groepen worden aangemaakt. Deze groepen kunnen open of gesloten zijn. De berichten in gesloten groepen zijn alleen zichtbaar voor leden van die groep. De berichten binnen openbare groepen zijn voor iedereen zichtbaar, ook als je geen lid bent van de groep. Ik heb de laatste vijf discussies van elke openbare groep meegenomen in de datacollectie.