Wie wird die GC A Plaza Kollaborationsplattform genutzt? †

Bevor Sie mit einer Kollaborationsplattform beginnen, schreiben Sie Ihre Ziele in einem Business Case auf. Was möchten Sie mit der Plattform erreichen? Und wie werden Sie messen, ob Sie das erreicht haben? Für das Gesundheitszentrum für Asylbewerber war die Kollaborationsplattform eines der Systeme, die eine Voraussetzung für die Einführung der Selbstorganisation darstellten. Daher wurden im Vorfeld verschiedene Ziele gesetzt, darunter die Erleichterung und Förderung des Wissensaustausches sowie die Förderung der Zusammenarbeit und des Kontakts zwischen allen Mitarbeitern.

Die Frage ist jetzt: Wurden diese Ziele erreicht? Wie nutzen zum Beispiel Praxisassistenten die Plattform? Was ist die Rolle der Zentrale? Und gibt es mehr Zusammenarbeit zwischen Teams und/oder Standorten? In diesem Blog werde ich Sie durch meine Recherchen zur Nutzung von GC A Plaza führen und die obigen Fragen beantworten. Spoiler-Alarm: Wissensaustausch und Zusammenarbeit gehen schnell voran!

Zuallererst, wer und was ist GC A?

GC A steht für Gesundheitszentrum für Asylbewerber. Innerhalb von GC A arbeiten viele Hausärzte, Berater für psychische Gesundheit, Krankenschwestern und praktische Assistenten zusammen, um Asylbewerber zu versorgen. Der Unterstützungsdienst befindet sich in Wageningen.

Die Gesundheitsdienstleister sind auf viele verschiedene Standorte in den Niederlanden verteilt. Infolgedessen ist die Interaktion zwischen Angehörigen der Gesundheitsberufe manchmal schwieriger. Meine Recherchen zeigen, dass GC A Plaza, die kollaborative Plattform von GC A, seit ihrer Inbetriebnahme im Dezember 2015 eine Lösung anbietet.

Recherche... Nach Zielen. Wie dann?

Um diese Recherche durchzuführen, habe ich mir Diskussionen in drei verschiedenen Teilen von GC A Plaza angesehen. Diese Teile sind:

1. Die allgemeine Gruppe^*
2. Die Nachrichten unter den Themenseiten^**
3. Diskussionen in den öffentlichen Gruppen^***

In jeder Diskussion habe ich mir unter anderem angeschaut, wer auf wen reagiert, ob eine Botschaft arbeitsbezogen ist, wo die einzelnen Personen arbeiten, was die Arbeit jeder Person ist, worum es in der Diskussion geht usw. Auf der Grundlage dieser Informationen habe ich unter anderem die Abstände zwischen den Nachrichten berechnet.

Nun, die Ergebnisse...

Erstens: Stehen verschiedene Standorte über GC A Plaza miteinander in Kontakt?

GC A Plaza stellt sicher, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowohl standort- als auch regionsübergreifend stattfindet. Wenn Hausarzt A aus Friesland im GC A Plaza eine Frage stellt, antwortet GP B aus Limburg und eine Krankenschwester aus Utrecht nimmt an der Diskussion teil. Es spielt keine Rolle, ob ein medizinisches Fachpersonal an einem Standort in Zeeland, Limburg, Utrecht, Groningen oder Friesland arbeitet, jeder Arzt spricht mit jedem medizinischen Fachpersonal. In der allgemeinen Gruppe, in der jeder Mitarbeiter innerhalb der Organisation Nachrichten posten kann, beträgt beispielsweise die längste Entfernung, die eine Nachricht Luftlinie zurücklegt, 253 km, mit einem Durchschnitt von 86,11 km. Kurzum: Angehörige der Gesundheitsberufe, die normalerweise nie miteinander gesprochen haben, weil sie sich an verschiedenen Standorten befinden, sprechen jetzt miteinander. Das bietet Möglichkeiten, Wissen zu sammeln: Jeder GC A-Mitarbeiter kann nun Wissen und Ideen miteinander austauschen und in einer digitalen Umgebung zusammenarbeiten.

Und... wird Wissen geteilt?

Bei GC A Plaza teilen die Mitarbeiter ihr Wissen. Wissen wird unter anderem dadurch geteilt, dass Fragen gestellt und Antworten darauf erhalten werden. Beispielsweise werden Fragen zu Verfahren und Protokollen gestellt. Interessant dabei ist, dass diese Fragen nicht mehr nur von Mitarbeitern der Zentrale beantwortet werden, sondern gerade die Mitarbeiter mit Pflegefunktion diese Informationen bereitstellen. Das Wissen kommt also von den Fachleuten selbst und wird nicht mehr nur von den Mitarbeitern verbreitet. Dies wird unterstrichen, weil die Studie zeigt, dass die Menschen hauptsächlich antworten, wenn die Botschaft arbeitsbezogen ist. Es scheint auch, dass jede Funktionsgruppe ihre eigene Rolle auf der Plattform spielt. Ich erkläre das im Folgenden:

Wie nutzen Mitarbeiter der Zentrale die Kollaborationsplattform?

Die Mitarbeiter der Zentrale in Wageningen unterstützen hauptsächlich auf der Kollaborationsplattform: Sie veröffentlichen allgemeine Ankündigungen, beantworten Fragen und sorgen dafür, dass die richtigen Personen bestimmte Fragen beantworten. Wo in anderen Organisationen die Zentrale Informationen oft alleine „sendet“, ist das bei GC A Plaza anders. Anstatt Informationen selbst weiterzuleiten, stellen die Mitarbeiter der Zentrale jetzt sicher, dass die Informationen von den Personen bereitgestellt werden, die viel darüber wissen, indem sie unten die richtige Person angeben.

Was machen Praxisassistenten bei GC A Plaza?

Praxisassistenten sind in der Regel Fragesteller und Kontrolleure: Sie nutzen GC A Plaza, um Fragen zu stellen, Dinge zu arrangieren (z. B. Aussetzer) und gelegentlich Fragen zu beantworten. Praxisassistenten beginnen gerne Diskussionen; im Vergleich zu den anderen Funktionsgruppen beginnen sie häufiger Diskussionen, als sie auf Diskussionen antworten. In Allgemeinarztpraxen sind es die praktischen Assistenten oft auch, die viele Dinge arrangieren. Praktische Helfer nutzen die Plattform daher, um ihre Arbeit zu unterstützen.

Wie nutzen Pflegekräfte den digitalen Arbeitsplatz?

Praktische Krankenschwestern lieben Interaktion. Sie nutzen die Gelegenheit, sich zu informieren, indem sie Fragen stellen, und verbreiten auch selbst Wissen, indem sie Antworten auf die Fragen anderer geben. Pflegekräfte sind daher bei GC A unverzichtbar, wenn es um den Wissensaustausch geht.

Schließlich, sind die Diskussionen auf dem GC A Plaza aktiv?

Die Diskussionen im GC A Plaza sind sehr aktiv. Die Studie zeigt, dass jeder Microblog durchschnittlich drei Antworten erhält. Es hängt von der Diskussion ab, wie aktiv die Diskussionen tatsächlich sind: Dies reicht von 0 bis 18 Antworten.

Diskussionen, die viel Interaktion bieten, enthalten in der Regel arbeitsbezogene Inhalte. Dies liegt daran, dass diese Diskussionen im Durchschnitt fast 8 Antworten erhalten, was deutlich über 3 Antworten liegt. Dieses Ergebnis unterstreicht, dass Diskussionen über Arbeit effektiv sind: GC A Plaza wird tatsächlich genutzt, um Arbeitserfahrungen und Wissen über die Arbeit auszutauschen.

Das Fazit: Ziel erreicht

Mit der Kooperationsplattform GC A Plaza wird der Wissensaustausch erleichtert und breit genutzt: Diskussionen finden tatsächlich statt. Jede Berufsgruppe hat ihre eigene Rolle und nimmt diese ein, zudem finden Wissensaustausch und Zusammenarbeit auch team- und standortübergreifend statt. Kurzum: Wissensaustausch und Zusammenarbeit sind jetzt team- oder standortunabhängig. Ich würde sagen, ich habe mein Ziel erreicht!

^* Die allgemeine Gruppe ist eine Gruppe, die jeden Mitarbeiter umfasst. Die Nachrichten, die darauf platziert werden, sind daher für jeden Benutzer sichtbar. Für meine Recherche habe ich mir die Berichte von Mitte August bis Mitte September 2016 angesehen.

^** Themenseiten sind spezielle Seiten mit Informationen, die für (fast) jeden Mitarbeiter in GC A (früher das Qualitätshandbuch) wichtig sind. Wichtige Informationen sind dank Themenseiten leicht zu finden. Sie können diese Seiten kommentieren. Ich habe alle Reaktionen untersucht, seit ich live gegangen bin.

^*** Neben der allgemeinen Zeitleiste können auch Gruppen von jedem Mitarbeiter erstellt werden. Diese Gruppen können offen oder geschlossen sein. Nachrichten in geschlossenen Gruppen sind nur für Mitglieder dieser Gruppe sichtbar. Die Nachrichten in öffentlichen Gruppen sind für jeden sichtbar, auch wenn Sie kein Mitglied der Gruppe sind. Ich habe die letzten fünf Diskussionen jeder öffentlichen Gruppe in die Datenerhebung aufgenommen.