Hoe richt je een social intranet in?

Je hebt je doelen bepaald, je weet voor wie je het doet, het projectgroep is samengesteld, je hebt een leverancier gekozen, de handtekening is gezet en de kick-off is geweest. Eindelijk, we kunnen los! En nu? Hoe ga je verder? De volgende stap is bepalen: wat komt waar te staan? Welke content en functionaliteiten krijgen een plek op het nieuwe intranet?

En nu? Hoe ga je verder? En vooral: waar moet je beginnen? In dit blog ga ik in op het ontwerpen en het inrichten van een social intranet, met een focus op de content en de teamindeling. Dat is namelijk wezenlijk anders dan het ontwerpen en inrichten van een traditioneel intranet.

Dit artikel verscheen tevens in het boek ‘In 7 stappen naar een succesvol sociaal intranet’. Het maakte onderdeel uit van Hoofdstuk 3: Bepaal inhoud en structuur.

Welke content neem je mee?

Waar je allereerst mee aan de slag moet is de content. Onder content verstaan we alle inhoudelijke pagina’s, bestanden en media die de inrichting van het intranet bepalen. Als motto houd je aan: hoe minder hoe beter. Veel van de huidige content wordt niet gebruikt of is verouderd. Om te bepalen welke content je wel mee wilt nemen zijn er een aantal opties.

Door het beschrijven van de doelstellingen en het in kaart brengen van de wensen van je collega’s, weet je welke content en functionaliteit moet terugkomen op het intranet. Maar hoe ga je om met de content die al stond op het oude intranet? En is deze content nog wel nodig als collega’s straks zelf veel meer kunnen publiceren?

Het uitvoeren van een contentaudit geeft je hierbij houvast. Een contentaudit helpt je met het in kaart brengen van de content van het oude intranet. Dit doe je in Excel of in Google Spreadsheets. Het klinkt misschien als een hoop werk, maar het levert je juist tijdwinst op!

Om scherper te krijgen welke content belangrijk is kan je door statistieken bekijken, zien welke content veel bekeken wordt op het huidige intranet. Hieruit kan je een top 10 maken van onderwerpen/content die mee verhuizen.

Vraag je leverancier om een export te maken van alle contentpagina’s. Vraag hierbij per content-item ook om de ‘datum laatst gewijzigd’, ‘aangemaakt op datum’ en eventuele gebruiksstatistieken mee te exporteren. Dit geeft je een totaaloverzicht van alle aanwezige content op het oude intranet.

Soorten content

Op een social intranet heb je te maken met verschillende typen content. Globaal kun je de content opdelen in drie soorten:

Managed content

Dit is vaak corporate content die wordt beheerd vanuit een Content Management Systeem (CMS) door een afdeling als Communicatie of P&O. Denk aan organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie. Medewerkers kunnen wel reageren op deze content, maar kunnen de content niet zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen. In vergelijking met een traditioneel intranet, zal de hoeveelheid managed content een stuk lager zijn. Veel van de inhoudelijke content zal user generated zijn.

User generated content

Hierbij gaat het om content die ontstaat uit dialogen en publicaties van medewerkers. User generated content wordt bijvoorbeeld aangemaakt in berichten en interactieve blogpages. Medewerkers kunnen deze content zelf plaatsen, wijzigen en verwijderen.

Automated content

Automated content komt vanuit externe applicaties. Hierbij kan gedacht worden aan Key Performance Indicators, roosters en takenlijsten.

Het is goed om te onderzoeken waar combinaties van content typen mogelijk zijn en waar ze elkaar verrijken. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is de mogelijkheid om op nieuwsberichten te reageren en ze te ‘liken’. Je kunt ook denken aan de mogelijkheid om vragen te stellen over handboeken of protocollen.

Indelen contentstructuur

De structuur en indeling van het intranet is belangrijk, omdat je daarmee bepaalt welk deel van het intranet straks top-down (managed content) wordt beheerd en welk deel bottom-up (user generated) ontstaat.

Het heeft de voorkeur om gedeeltelijk een traditionele navigatiestructuur te gebruiken. Ontsluit daar de content, zodat medewerkers weten dat ze naar de correcte informatie kijken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan P&O-informatie of informatie over protocollen en werkvoorschriften.

Verder biedt een social intranet de mogelijkheid om content te laten ontstaan in teams. De afdeling ICT kan bijvoorbeeld handleidingen of instructies beschikbaar maken voor de organisatie door ze te delen in hun eigen team.

Omdat informatie op deze manier wellicht verspreid kan raken, is het slim om gebruik te maken van tags als aanvullend zoek- en navigatiemiddel. Met behulp van tags kan content worden geordend. Wanneer je tagging wilt gebruiken als navigatiestructuur is het wel van belang om vooraf na te denken over een goede thesaurus (algemene woordenlijst) die in het begin leidend is bij het taggen van content. Dit betekent praktisch dat medewerkers tags niet zelf kunnen aanmaken en dat zij tags moeten selecteren uit een vooraf bepaalde lijst. Vaak wordt informatie gezocht door middel van de zoekfunctie, tags hierin dienen als extra categorisering.

De praktische en facilitaire informatie wordt gebundeld onder één centrale diensten- en productencatalogus. Op deze manier hoeft de eindgebruiker niet zelf te bedenken onder welke afdeling hij welke regeling moet zoeken.

Indelen teamstructuur

Er zijn allerlei manieren om tot een eerste teamindeling te komen voorafgaand aan de lancering. Maar welke is handig om te kiezen? Moeten deze teams standaard open zijn of juist gesloten? En moeten medewerkers bij de start verplicht lid zijn van een of meerdere teams?

Collega’s werken binnen een social intranet samen in teams. Er zijn allerlei manieren om tot een indeling van teams te komen. Denk bijvoorbeeld aan:

Hiërarchische teams: deze teams volgen de organisatiestructuur, bijvoorbeeld teams van afdelingen en business units;
Procesteams: medewerkers van verschillende afdelingen die samen in een bepaald proces werken, zoals het aannemen van personeel, verenigen zich in een team;
Projectgroeps: medewerkers van verschillende afdelingen werken met partners en klanten samen in een team;
Thematische teams: deze teams zijn geordend op interesse voor een bepaald onderwerp, zoals diabetes, marketing of hardlopen;
Geografische teams: deze teams zijn geordend op locatie of vestiging;
Functie teams: in deze teams zitten medewerkers die dezelfde rol of functie vervullen, bijvoorbeeld alle informatieadviseurs.

In de praktijk blijkt het handig om inderdaad in ieder geval één teamindeling te kiezen om mee te starten en ervoor te zorgen dat iedereen lid is van één van de teams die vooraf worden aangemaakt. Start niet met te veel teams: dit houdt het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Kies ook voor open teams om transparantie en het sociale aspect te onderstrepen. Binnen een social intranet hebben medewerkers de mogelijkheid om zelf teams te starten, daardoor ontstaat na lancering een nieuwe structuur. Het is slimmer om deze dynamiek in goede banen te leiden, dan het vooraf te strak af te bakenen.

Het kiezen van een teamindeling

Bij veel organisaties zien we dat er niet-werkgerelateerde teams worden aangemaakt, zoals ‘Prikbord / Marktplaats’, ‘Hardlopen’ of ‘Vrijdag Friet van Piet’. Het is in de regel niet nodig om hier veel afspraken over vast te leggen. Ter illustratie: binnen de meeste omgevingen is de verhouding tussen werkgerelateerde en niet-werkgerelateerde teams gemiddeld 98% om 2%.

Maak afspraken over documenten

Het nieuwe social intranet moet voor medewerkers de plek worden waar ze informatie, vaak in de vorm van documenten, met elkaar delen. Meestal is een van de doelen dan ook om met het intranet de bestaande X-, Y- of Z-schijf te laten vervangen. Naast deze netwerkschijven zijn er vaak meer systemen en locaties waar documenten worden opgeslagen. Om te komen tot een centrale en gestructureerde opslag van documenten is het daarom van belang dat al deze systemen ontsloten worden via het intranet, of doorzocht kunnen worden vanuit het intranet. Daarnaast zijn afspraken nodig waarin vastgelegd wordt welk type document je waar opslaat.