Brabantse Waterschappen werken samen op een gezamenlijk social intranet "Spraakwater"

We spreken met Roel van Arensbergen, Senior contractbeheerder Facilitaire Zaken Brabantse Delta, over hoe zij content afstemmen op locatie en afdeling. De Brabantse Waterschappen maakt namelijk gebruik van “multilabel”: hierdoor is het mogelijk om content op diverse manieren te categoriseren, waardoor de ene gebruiker andere content krijgt te zien dan een andere gebruikers.

Dit interview is eerder gepubliceerd in het ebook “In 7 stappen naar een succesvol social intranet”.

Hoe ontstond het idee om met een social intranet te gaan werken?

Voordat we overstapten naar een social intranet werkten De Dommel en Brabantse Delta met een oud, statisch intranet waarop er geen ruimte voor interactieve uitwisseling was. Aa en Maas had al een social intranet, maar dat was aan vervanging toe. We misten dynamiek op de oude intranetten, en vonden een social intranet dus een goede oplossing.

In het kader van ‘winnend samenwerken’ is gekozen om gezamenlijk op te trekken met de aanschaf en implementatie van het intranet. Vervolgens hebben we gekeken waaraan het oude intranet ontbrak en waarnaar onze collega’s op zoek waren.Onze overtuiging was en is dat een nieuwe tool met een nieuwe strategie voor meer dynamiek in de interne communicatie tussen de drie waterschappen zorgt. Juist doordat informatie niet alleen meer gezonden wordt, maar dat de gebruiker zelf kan meedoen.

Wat is het doel van jullie social intranet Spraakwater?

Onze ambitie is om de drie waterschappen met elkaar verbinden en interactiviteit te bevorderen. We verwachten dat we door het sociale aspect effectiever met elkaar te werken. Vanuit de directie kregen we duidelijke kaders toegewezen zoals, mogelijke kostenbesparing (kosten zijn gelijk gebleven aan oude product, kostenbesparingen kunnen nog niet meten) delen van kennis met drie organisaties en eenduidig werken. Ondanks die kaders hadden we als projectteam veel vrijheid om zelf te kunnen bepalen welke richting we met het social intranet op wilden. We hebben als projectgroep bijvoorbeeld gekozen voor doelen als altijd en overal toegankelijk, het extern delen van kennis, persoonlijk en interactief. Iets wat past bij deze tijd.

Hoe hebben jullie de functionaliteiten voor Spraakwater bepaald?

Samen met het projectteam hebben we een lijst gemaakt die bestond uit een aantal technische en functionele eisen. Hieraan moest het nieuwe intranet voldoen. De technische eisen werden door de IT-afdelingen van de drie waterschappen bepaald, terwijl het projectteam zich met de functionele eisen bezighield. Samen met collega’s van alle waterschappen hebben we in brainstormsessies zo’n 300 eisen en wensen verzameld. Tijdens het prioriteren op basis van de intranetdoelen, hebben we een duidelijk verschil gemaakt tussen eisen en wensen. Hierdoor wordt de scope van het project overzichtelijk en haalbaar.

Hoe hebben jullie uiteindelijk voor een leverancier gekozen?

We hebben een aanbesteding gedaan met criteria waar het nieuwe intranet aan moest voldoen. Ook hebben we de lijst van technische en functionele eisen en wensen voorgelegd en aan de hand daarvan drie leveranciers uitgenodigd. We hebben eerst gekeken of de leveranciers aan de criteria voldeden. Dit was voor ons een belangrijke voorwaarde.

Daarna hebben we achterhaald hoe de leveranciers de implementatie begeleiden. De combinatie van een goed werkend product en de begeleiding tijdens de implementatie door consultants maakte dat wij voor Embrace kozen. De eerste stappen richting ons nieuwe intranet Spraakwater waren gezet.

Spraakwater is gebaseerd op multilabel, waarom hebben jullie daarvoor gekozen?

Multilabel is content op diverse manieren ‘labelen’, waardoor sommige gebruikers andere content krijgen te zien dan andere gebruikers. Bijvoorbeeld op locatie- of afdelingsniveau. Multilanguage is ook mogelijk: zo krijgen Franse of Engelse collega’s alles in het Frans of Engels te zien.

Een voorbeeld: Denise spreekt Nederlands, werkt bij een internationaal bedrijf met vier hoofdvestigingen en ziet als ze inlogt de homepage met de vormgeving en widgets van een bepaalde vestiging, in dit geval in het Engels. Zij wil echter wel informatie van een andere vestiging lezen, dus kan zij zich abonneren op die vestiging. Ook kan ze kiezen haar intranet in het Nederlands te zetten.

We vonden het belangrijk om voor de drie waterschappen dezelfde functionaliteiten te gebruiken, zodat iedereen vrij is om samen te werken en kennis te delen. Wel wilden we het content-management-systeem per waterschap individueel inrichten. Daarom hebben we voor een multilabel omgeving gekozen.

Nu heeft elk waterschap dezelfde menustructuur, maar dan met verschillende content. Ook zijn de meeste widgets gepersonaliseerd en verschillend per waterschap. De gegevens van onze medewerkers hebben we met ADFS gekoppeld. Zo kunnen onze collega’s enkel door het bedrijfsnetwerk (single-sign-on) op het intranet inloggen. Door persoonlijk in te loggen weet de software bij welk waterschap de collega hoort en ziet hij of zij het juiste platform met de juiste content.

Heb je tips voor organisaties, die ook aan de slag willen met een social intranet?

Focus je op de implementatie van het intranet en betrek de gebruiker in het project. Alleen dan zorg je ervoor dat het intranet bij de wensen en het gedrag van de gebruikers aansluit. Wij vinden het erg belangrijk om de ontwikkeling binnen de organisatie in de gaten te houden en deze in het toekomstige gebruik van Spraakwater te integreren.

Belangrijk is om zowel functioneel als technisch beheer goed te beleggen aan de voorkant en niet achteraf. Op deze wijze kunnen de beheerders meegroeien met het product. Zorg dus ook na de implementatie voor het beheer en communitymanagement, zodat het onderdeel van de bedrijfscultuur wordt. Blijf dus zeker ook na livegang in het intranet investeren om te voorkomen dat het doodbloedt!