Martine Brommer, communicatieadviseur bij zorgorganisatie Omring, was als projectleider betrokken bij de lancering van hun social intranet, het Omringplein, in oktober 2013. Martine vertelt hoe haar collega’s reageerden op het het nieuwe intranet en wat het Omring in korte tijd heeft opgeleverd.
Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?
Ons oude intranet was niet meer van deze tijd. Wij zochten daarom naar een alternatief. Wij zochten naar een plek waar heel Omring elkaar kan ontmoeten om informatie te delen, maar ook om elkaar te inspireren met mooie voorbeelden. We wilden onze eigen kracht versterken.
Zelfsturende teams
Binnen onze organisatie, een zorginstelling met ruim 3000 medewerkers, zijn steeds meer van onze thuiszorg- en woonzorgteams zelf organiserend. Deze teams hebben
een plek nodig waar zij praktische zaken kunnen afstemmen, zoals hun planning. Maar we zochten ook naar een plek waar medewerkers elkaar kunnen inspireren, vooral ook tussen de verschillende zelfsturende teams.
Hoe hebben jullie de doelgroepen in kaart gebracht?
We hebben veel inventarisatiesessies gehouden. Hierbij kwamen allerlei medewerkers aan bod, van helpende tot verpleegkundige tot RvB. We stelden tijdens die sessies steeds de vraag: ‘Wat zou jou nou helpen? Waar kan het Omringplein – de naam van ons intranet – jou bij ondersteunen?’
Behoefte aan een plek om informatie te delen
Veel medewerkers gaven aan behoefte te hebben aan een plek waar ze informatie
kunnen delen, maar vooral ook waar ze hun verhaal kunnen doen. Het is een eenzaam beroep als thuiszorg- of kraamzorgmedewerker. Medewerkers zijn vaak alleen bij de klant thuis, dus als ze iets meemaken, dan willen ze dat graag delen met hun collega’s. Ze willen erg graag lief en leed met elkaar delen. Ook omdat de medewerkers elkaar onderling maar eens per zoveel tijd zien tijdens een werkoverleg.
Wens om meer zelf online te regelen
Daarnaast kwam er duidelijk naar voren dat mensen graag meer zelf via het intranet willen regelen. Denk hierbij aan het boeken van (vergader)ruimtes, het bestellen van
foldermateriaal, etc. Op basis van alle input van de inventarisatiesessies hebben we een functioneel ontwerp gemaakt. Dit functioneel ontwerp hebben we bijna één op één meegenomen bij de uitwerking.
Hoe hebben jullie de implementatie gedaan?
We hebben breed binnen Omring de vraag ‘Wie wil komen testen?’ uitgezet. Daar hebben we behoorlijk wat respons op gehad. We hadden een implementatieplan gemaakt.
Daarin kwamen onder andere de volgende zaken aan bod:
- We hebben door de hele organisatie heen presentaties gehouden. Iedere medewerker kreeg hiervoor een uitnodiging (‘wil je meer weten over …’). Daarnaast hebben we nog presentaties gegeven aan de OR, aan de regiogroep binnen Thuiszorg, aan de managers tijdens een managementforum, etc.
- Veel van onze medewerkers werken niet op kantoor. Daarom kregen alle medewerkers thuis een brief met een verkorte handleiding en hun inlognaam en wachtwoord. Mensen konden meteen aan de slag en dat werd ook gedaan.
- We hebben een video online gezet over de werking van ons intranet. Deze video is erg goed bekeken.
- Daarnaast hebben we gekozen om ons intranet een naam en een beeldmerk te geven. We hebben daarbij de slogan ‘Ben jij al onplein?’ gebruikt. Dit kwam weer terug op diverse communicatiemiddelen, zoals posters, een introductievideo en mokken. Maar ook in de profielfoto’s van ons online team en bij de artikelen in ons personeelsmagazine, waarin we steeds verwijzen naar het Omringplein voor meer informatie.
Hoe reageerden de medewerkers?
We hebben heel veel enthousiaste reacties gehad. De eerste reactie van medewerkers was dat het heel bekend voorkwam, omdat het erg lijkt op Facebook. Het is dus heel laagdrempelig om te gebruiken. Binnen onze organisatie kunnen medewerkers vragen stellen over hardware en software via de Servicedesk. De Servicedesk was dan vanzelfsprekend ook het eerste aanspreekpunt voor vragen.
Meteen antwoord op vragen
We waren goed voorbereid op heel veel vragen van gebruikers. Ik ben er zelf gaan zitten om de telefoon op te nemen, maar dat was helemaal niet nodig. De Servicedesk kon het prima zelf af, het aantal vragen viel heel erg mee. Daarnaast werden natuurlijk de meeste vragen gesteld op het Omringplein zelf en werden die daar ook beantwoord. Onze communitymanager zat achter de computer, hij gaf meteen antwoord op vragen. Dat is natuurlijk heel erg gaaf dat je meteen een reactie krijgt, dan heb je de eerste slag al geslagen.
Betrekken van de Servicedesk in een vroeg stadium
Om de Servicedesk goed voor te bereiden op binnenkomende vragen, hadden we ervoor gezorgd dat er een afgevaardigde van de Servicedesk ook in de klankbordgroep zat en hebben we deze groep een preview gegeven. Daarnaast hebben we een vraag- en antwoordenlijst opgesteld.
Infographic
Na ruim een maand hebben we een infographic gemaakt over het gebruik. Het gebruik gaat heel erg goed. Ook zijn er echt heel weinig vragen. We zien nu ook gebeuren dat als medewerkers vragen stellen over het gebruik, dat deze vragen worden beantwoord door collega’s. Dat gaat helemaal buiten het projectteam om, dat is ontzettend mooi om te zien.
Informatie delen in open groepen nog eng
We zien wel dat mensen het soms nog wel eng vinden om informatie te delen in open groepen. Dat gaat wel steeds beter, maar af en toe helpen wij nog door de te zeggen ‘het is ook interessant voor die-en-die’ of ‘je bericht zo leuk, kun je dat ook plaatsen in de algemene groep’.
De enige echte Omringplein-mok
We hebben de mensen die veel energie hebben gestoken in het Omringplein, die andere medewerkers heel goed hebben geholpen, beloond met een Omringplein-mok. Dit hebben we ondergronds gedaan, het was leuk om te zien dat er ook weer foto’s van de mokken werden gedeeld op het Omringplein.
Intranet noodzakelijk om je werk goed uit te kunnen voeren
Naast de nieuwe social-functionaliteit, is het Omringplein noodzakelijk om je werk goed uit te kunnen voeren. Je moet wel naar het Omringplein om je planning op te halen, of voor je werkoverdracht. Medewerkers kunnen er niet omheen.
Wat levert het de organisatie op?
We zien dat er op het Omringplein goede ideeën ontstaan. Dat mensen elkaar inspireren. Een leuk voorbeeld dat is gedeeld: een medewerker van een woonzorglocatie heeft de muziekvoorkeuren van zijn cliënten geïnventariseerd. Hij heeft de lievelingsmuziek, vaak nostalgisch maar soms verrassend eigentijds, op een iPod gezet. Verzorgenden of bezoekers kunnen nu heel simpel passende muziek opzetten en samen met cliënten genieten. Het is een mooi en goedkoop idee, dat andere teams nu ook toepassen.
Social intranet als platform waar medewerkers elkaar ontmoeten
Het Omringplein is echt een platform waar mensen elkaar ontmoeten. Wij zijn een enorm grote organisatie, zowel qua aantal medewerkers als verspreiding in de regio. Je ziet dat mensen elkaar nu online treffen. Mensen organiseren zich niet alleen op teamniveau, maar ook op thema of op project. Je ziet dat er veel energie in zit!
Heb je tips voor andere organisaties?
Het heeft bij ons heel goed gewerkt om de hele organisatie bij het project te betrekken. Betrek de medewerkers al vanaf de eerste inspiratiesessie tot ver na implementatie. We richten nu zelf ook een gebruikersgroep op, voor doorontwikkeling en om zaken goed uit te denken voordat we een nieuwe opdracht verstrekken aan de leverancier.
Vier je successen!
Vier je successen! Laat zien wat je hebt bereikt. Wij hebben dat gedaan in de vorm van infographics met kwantitatieve data, zoals ‘er zijn zoveel groepen bijgekomen, er zijn zoveel leden actief, etc’. Dit doen we ieder kwartaal. Dat heb je ook nodig richting de directie.
Meer weten?
Dit artikel werd ook gepubliceerd in het boek ‘Een succesvol social intranet in een snel veranderende wereld‘.
Op Frankwatching werd Omring genoemd in het artikel ‘Waar moet je aan denken als je met een sociaal intranet begint?’
Het social intranet van Omring werkt op basis van onze software (Embrace SBS) en een gekoppeld Content Management Systeem (PageFlow). Daarnaast legden wij diverse koppelingen met interne bedrijfsapplicaties van Omring, zoals Roosterweb en Orion.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
