In samenwerking met de Hanzehogeschool Groningen en de Rijksuniversiteit Groningen, hebben wij (in 2012 alweer!) een participatiemodel ontwikkeld. In dit whitepaper vind je een verdere toelichting en een stappenplan om de participatie op jouw social intranet te verhogen.
Download hier het whitepaper ‘Participatie op een Social Business Platform’ (PDF)
Participatie op een Social Intranet: een stappenplan
Stap 1: Visie en doel
De eerste stap is met betrokkenen de organisatiedoelstellingen te formuleren die je met de inzet van het platform wilt bereiken. Een voorbeeld van zo’n doelstelling is het verbeteren van de medewerkerstevredenheid over interne communicatie.
De geformuleerde doelstellingen vormen het vertrekpunt en worden herhaaldelijk gecommuniceerd met de gebruikers van het platform. Naast het het formuleren van concrete doelstellingen zal het managementteam een duidelijke visie moeten formuleren. Het platform kan op de korte termijn bijvoorbeeld worden ingezet als platform om kennisdeling te faciliteren, terwijl de visie op lange termijn is om bedrijfsprocessen te integreren in het platform. Ook het lijn- en/of middenmanagement kan hierbij betrokken worden voor een breder draagvlak.
Stap 2: Quick scan
Met de Quick Scan breng je organisatietype, type medewerkers, en het kennis- en motivatieniveau van medewerkers om samen te werken via een social intranet in kaart.
De Quick Scan bestaat uit een vragenlijst die wordt ingevuld door (alle) medewerkers. De resultaten worden gepresenteerd in een rapport waarin duidelijk wordt wat de demografie van de organisatie is, en in welke mate mensen kunnen, durven en willen werken met een Social Platform:
- Kunnen:
De kennis moet aanwezig zijn om met een social intranet te kunnen werken. Als deze onvoldoende aanwezig is, kun je hierop inspringen in de vorm van opleiding en tutorials; - Durven:
Hoewel een social intranet laagdrempelig lijkt door het informele karakter van communicatie, kan het plaatsen van een bericht een grote stap zijn; - Willen:
Dit toont aan in hoeverre mensen de ‘what’s in it for me?’ vraag kunnen beantwoorden. Als hierop laag wordt gescoord, kun je medewerkers helpen de vraag te beantwoorden wat een social intranet te bieden heeft.
Een Quick Scan of intern onderzoek naar de wensen en behoeftes van medewerkers vormt een goed vertrekpunt voor het formuleren van een implementatiestrategie.
Stap 3: Strategiebepaling
Op basis van stap 1 en 2 en de intensiteit van het maak- en het leeraspect, kan de best passende implementatiestrategie voor de organisatie worden gekozen.
Stap 4: Sturen op participatie
Het participatiemodel brengt de factoren in kaart die participatie kunnen beïnvloeden. Dit model is geen checklist, maar biedt een handvat om te kunnen sturen op participatie.
Door in te grijpen op factoren in het model, is het mogelijk om medewerkers een stapje hoger op de participatieladder te krijgen gedurende de implementatie.
Stap 5: Monitoren en bijsturen
Na implementatie is activiteit op het platform te monitoren met Social Analytics. Deze resultaten geven inzicht in welke gebruikersgroep extra aandacht nodig heeft in de vorm van bijvoorbeeld extra inlooptrainingen of tutorials.
Ook is het algehele gebruik te volgen over de afgelopen weken, maanden en jaren. Hierop kan waar nodig bijgestuurd worden.
Nieuwsgierig geworden na het lezen van dit artikel?
Download hier het whitepaper ‘Participatie op een Social Business Platform’ (PDF)
