Gebruikersdata onder de loep: hoe werkt Gemeente Smallingerland op hun samenwerkingsplatform Ids?

Embrace gelooft namelijk in de waarde van social én in die van data. We werken hard aan de ontwikkeling van onze analysetools om organisaties inzicht te geven in het gebruik van hun platform. Zo krijgen we grip op hoe functionaliteiten kunnen bijdragen aan organisatiedoelen. En op die manier vergroten we de meerwaarde van Embrace. Meer weten over je hoe je data kan toepassen op een samenwerkingsplatform?

Om te kijken hoe Ids (de naam van het social intranet) gebruikt wordt, is gebruik gemaakt van drie analysemethoden. Deze methoden zijn: Social Analytics, een omgevingsanalyse en een netwerkanalyse. Benieuwd wat deze tools inhouden? Aan het eind van dit artikel vind je een overzicht. Dan nu: door met de resultaten van het onderzoek naar Ids!

Veel kennisdeling via microblogs

Op Ids wordt veel werkgerelateerde content gedeeld via microblogs: rond de 38% van alle onderzochte microblogs bevat namelijk info die te maken heeft met het werk van de gebruikers. De info die gedeeld wordt via Embrace is divers. Zo delen de gebruikers besluitenlijsten en schrijven ze microblogs over gebeurtenissen op de werkvloer. Boomverzorgers delen bijvoorbeeld vaak foto’s van waar zij op dat moment aan hebben gewerkt of mee bezig zijn. Ook wordt er volop gebruik gemaakt van online mogelijkheden van het delen van informatie: meer dan de helft van de werkgerelateerde microblogs verwijst naar info buiten de microblog zelf. Hierbij kun je denken aan links naar andere websites. Maar ook aan bestanden die worden toegevoegd aan het bericht, zoals een word-document of een .pdf-bestand.

Een aandachtspuntje op Ids is het halen van kennis middels het stellen van vragen. Dit gebeurt nog vrij weinig. En dat is jammer, want het blijkt dat dit wel loont. Op Ids wordt een vraag namelijk vrijwel altijd beantwoord en deze antwoorden krijgen vervolgens aanvullende reacties. Kortom: vragen stellen zorgt voor een gesprek op Ids.

30 procent maakt gebruik van pages op Ids

Pages zijn ideaal om in samen te werken. Een page is een flexibele pagina op Embrace waarin je kan samenwerken. Je kunt hierbij gebruik maken van bijvoorbeeld afbeeldingen, bijlagen en tekstvlakken. Pages kunnen dus erg handig zijn om samen met je collega’s aan ideeën te werken, te notuleren of samen te werken aan een blog. Vervolgens kun je via de reacties onder de page discussiëren over de inhoud.

De medewerkers van Gemeente Smallingerland maken volop gebruik van de mogelijkheden die pages bieden. Van de 686 gebruikers, hebben 191 gebruikers al eens gebruik gemaakt van pages. Dit is bijna 30 procent.

Veel samenwerking via pages

Niet in elke page die is aangemaakt op Ids wordt samengewerkt. Gebruikers maken vaak ook pages aan om zelf informatie op te slaan. Er is sprake van samenwerken, wanneer meerdere personen de page minimaal twee keer hebben bewerkt.

Verscheidene personen met 30 verschillende functies hebben pages gebruikt om samen te werken. Gemiddeld wordt er binnen een functie samengewerkt met vijf andere functies. Opvallend bij gemeente Smallingerland is dat communicatiemedewerkers het meeste samenwerken middels pages. Van de communicatiemedewerkers die pages gebruiken om in samen te werken, is elke communicatiemedewerker gemiddeld 3 pages gestart. En hebben ze gemiddeld 9 bewerkingen aan pages gedaan waarin wordt samengewerkt.

Zijn medewerkers betrokken op samenwerkingsplatform Ids?

Een stukje theorie…

De woorden die gebruikt worden in berichten, kunnen iets zeggen over de mate van betrokkenheid van de medewerkers. Zo zouden gebruikers die meer bepaalde (“de” en “het”) dan onbepaalde (“een”) lidwoorden gebruiken, meer betrokken raken bij de discussie dan personen die dat niet doen (Camden & Verba, 1986). En zou het gebruik van enkelvoudige persoonlijke voornaamwoorden (“ik”, “me”, “mij” en “mijn”) een oriëntatie op jezelf aangeven (Cegala, 1989). Terwijl het gebruik van meervoudige voornaamwoorden (“wij”, “we”, “ons” en “onze”) inhoudt dat je je oriënteert op jezelf in combinatie met anderen.

Om de betrokkenheid van gebruikers van Ids te bekijken, hebben we een woordenanalyse uitgevoerd. Van de microblogs in de algemene groep hebben we de lidwoorden en voornaamwoorden geteld. Op Ids worden meer bepaalde (de, het) dan onbepaalde (een) lidwoorden gebruikt (3689 keer om 945 keer). Daarbij gebruiken medewerkers vaker meervoudige persoonlijke voornaamwoorden (we en onze) dan enkelvoudige persoonlijke voornaamwoorden (me en mijn). Namelijk 649 keer om 388 keer. Kortom, het taalgebruik van de gebruikers duidt op een hoge mate van betrokkenheid binnen het platform.

Daarnaast geeft de woordenanalyse een indicatie dat medewerkers zich zowel één voelen met de organisatie als met hun collega’s. Zo worden de woorden “samen”, “iedereen”, “elkaar” en “allemaal” regelmatig gebruikt door medewerkers op Ids.

Mooi resultaat en werk aan de winkel

Dit onderzoek laat zien dat Ids op een waardevolle manier wordt ingezet binnen Gemeente Smallingerland. Er wordt kennis gedeeld, samengewerkt en er zijn mooie digitale verbindingen zichtbaar. Daarnaast blijkt dat gebruikers op een betrokken en positieve manier met elkaar communiceren op het platform. De resultaten bieden ook mooie aanknopingspunten om het platform verder te benutten. Zo gaat Gemeente Smallingerland aan de slag om het stellen van vragen te stimuleren (want vragen loont immers). Lees ook hoe Gemeente Smallingerland hun samenwerkingsplatform heeft geïmplementeerd.

Meer onderzoekscases? Lees bijvoorbeeld hoe huisartsen, praktijkassistenten en praktijkverpleegkundigen het intranet gebruiken bij GC A of ontdek in de infographic ‘Social is the new normal’ hoe verschillende branches het intranet inzetten.

Literatuur

Camden, C., & Verba, S. (1986). Communication and consciousness: Applications in marketing. Western Journal of Speech Communication, 50, p. 64-73.
Cegala, D. J. (1989). A study of selected linguistic components of involvement in interaction. Western Journal of Speech Communication, 53, p. 311–326.

Analysemethoden

Social Analytics

Met de stats van Social Analytics kun je al deels achterhalen hoe je platform gebruikt wordt. Social Analytics is een tool binnen Embrace waarmee je namelijk kunt kijken hoeveel er wordt gereageerd, geliked, wie actieve gebruikers zijn en op welke dagen het meeste gepost wordt. Ook laat het zien hoeveel leden en groepen er binnen een periode zijn aangemaakt.

Hoewel Social Analytics inzicht geeft in hoe je platform wordt gebruikt, wil je soms ook diepgaandere vragen beantwoord hebben. Gemeente Smallingerland was bijvoorbeeld benieuwd of en hoe er kennis wordt gedeeld en of er online samengewerkt wordt op het platform. Om deze vragen te beantwoorden, is er naast Social Analytics gebruik gemaakt van een omgevingsanalyse en van een netwerkanalyse.

Omgevingsanalyse

Voor een omgevingsanalyse, kijk je direct naar de content die door je gebruikers wordt gecreëerd. Deze output kun je vervolgens indelen in verschillende groepen middels een codeerschema. Zo kun je bijvoorbeeld een lijst opstellen van het soort berichten en daar criteria aan hangen. Waar moet een bericht aan voldoen om te worden gecategoriseerd als een werk gerelateerd bericht? Vervolgens kijken we naar welke functiegroepen berichten plaatsen, wat de rol is van vragen stellen, welke woorden het meest worden gebruikt en of er wordt samengewerkt in pages.

Netwerkanalyse

Netwerkanalyse heeft alles te maken met connecties. Een deel van de data op een platform is namelijk relationeel. Gebruikers reageren op elkaar, mentionen elkaar, liken posts en kunnen elkaar volgen. Iedere keer wanneer dit gebeurt, is er een connectie tussen twee personen. Deze connecties kun je in kaart brengen om te analyseren wie de meest centrale gebruikers binnen het platform zijn, wie belangrijke schakels zijn tussen verschillende groepen en welke gebruikers niet actief zijn op het platform.