Benieuwd hoe het social intranet – Embrace Social – medewerkers ondersteunt bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden? Hieronder vind je een overzicht van de voornaamste functionaliteiten.
Met de Microsoft 365-integratie maak je van Social één plek waar je alle voor jou relevante Office-documenten, afspraken, e-mails, Teams-gesprekken en profielen terugvindt.
Doordat Embrace Social als een digitaal werkplekportaal fungeert, heb je na één keer inloggen (SSO) direct toegang tot collega’s, groepen, documenten en al jouw werkapplicaties.
Het is mogelijk om tal van integraties aan Social toe te voegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan TOPdesk, MY-LEX, Zenya en nog vele meer. Zo kunnen deze applicaties direct binnen het intranet gebruikt worden.
De persoonlijke tijdlijn toont relevante berichten die door jou en door jouw collega’s zijn gepost. Dit kunnen berichten zijn gericht aan de gehele organisatie, maar ook berichten in groepen waar jij lid van bent.
De startpagina kun je naar voorkeur inrichten met widgets. Een widget is een mini-applicatie met een beperkte functionaliteit die je snel toegang geeft tot belangrijke informatie. Het social intranet van Embrace biedt gebruikers meer dan 25 applicaties om het dashboard nog persoonlijker te maken.
Zorg voor een goed gevuld profiel. Zo weten collega’s precies wie je bent en wat je kunt. Bovendien ben je zo vindbaar op bepaalde trefwoorden via de Embrace-zoekfunctie.
Al het organisatienieuws vind je op een centrale plek. Bepaal als organisatie zelf hoe prominent en waar het ‘nieuwsblok’ getoond wordt. Gebruikers kunnen zelf instellen voor welk (organisatie-) nieuws zij zich aan- of afmelden. Dit gebeurt aan de hand van tags en nieuwsfilters.
Het weten- en regelen-gedeelte is een overzicht van verschillende thema’s en onderwerpen die voor de organisatie belangrijk is. Medewerkers klikken dankzij de logische structuur (kruimelpad) of A tot Z-overzicht snel naar de juiste informatie.
De agenda vind je terug op de persoonlijke startpagina. Het biedt een overzichtelijk lijstje van aankomende evenementen. De agenda-items voeg je toe via het contentsysteem. De evenementen-module biedt nog meer mogelijkheden: zo kun je instellen hoeveel mensen er kunnen meedoen, reservelijsten instellen, monitoren en actief informatie delen met de deelnemers.
Ontvang wekelijks (of dagelijks) een e-mail met een samenvatting van gemiste discussies, van chats, van taken en een top 3 van de meest populaire berichten. Zo ben je altijd op de hoogte.
Ben je als beheerder benieuwd hoe het intranet gebruikt wordt? Daar kun je achter komen dankzij de Social Analytics-functie. Hiermee zie je meteen welke functies populair zijn en voor welke er nog ruimte voor verbetering is. Verbind ook Google Analytics, Matomo en PowerBI.
Binnen deze groepen is het mogelijk om documenten en bestanden te uploaden. Op die manier heeft iedereen in de groep toegang tot de meest recente versie van een bepaald document en open je het gelijk in Word of Word Online. Raadpleeg het bestand in Embrace door middel van de handige previewer.
Binnen groepen is het mogelijk om een ‘page’ aan te maken. Ook binnen zo’n page kun je eenvoudig met elkaar samenwerken, bijvoorbeeld aan een presentatie. Met de WYSIWYG-editor zie je gelijk hoe het eruit komt te zien en dankzij versiebeheer zie je snel wie er welke aanpassingen heeft gedaan.
Met behulp van de ‘planner’ – ook weer onderdeel van een ‘groep’ – kun je voor alle groepsleden afspraken inplannen, taken aanmaken of bepaalde mijlpalen vastleggen.
Binnen Embrace zoek en vind je eenvoudig informatie, berichten, collega’s en documenten. Ook documenten met een bepaalde zoekterm in de titel of in de tekst worden gevonden.
Je moet natuurlijk wel weten wie wie is op het intranet. Met het smoelenboek vind je snel de collega die je zoekt. Zoek onder andere op naam, functie, telefoonnummer en kennis. O, en zij vinden jou net zo makkelijk.
Informatie die je gedurende de werkdag nodig hebt, is steeds meer verspreid. Met Enterprise Search doorzoek je alles vanuit één plek, vanuit je persoonlijke dashboard. Je zoekt hiermee direct in achterliggende systemen, zoals Microsoft 365 (SharePoint), TOPdesk en Zenya.
Met de zijbalk navigeer je razendsnel naar je eigen profiel, groepen waar jij lid van bent, collega’s of taken. Verder verschijnen hier notificaties als er een voor jou relevant bericht is gepost.
Je ontvangt notificaties wanneer ergens binnen het social intranet een voor jou relevant bericht verschijnt. Dit kunnen berichten in de feed zijn, berichten in groepen of wanneer er een nieuwsbericht wordt geplaatst.
Wil je informatie delen met een specifieke (groep) collega(‘s), of gaat het om informatie die niet voor alle groepsleden bestemd of relevant is, dan kun je gebruik maken van de chatfunctie.
Voor het delegeren van taken binnen je organisatie gebruik je Social Task Management. Hiermee kunnen collega’s taken delegeren. Ze worden op die manier zelf verantwoordelijk voor het oppakken, bewaken en oplossen van die taken.
Breng naast personen ook organisaties, locaties en afdelingen in kaart. In de telefoongids is het mogelijk om informatie zoals een adres, telefoonnummer, e-mailadres en een beschrijving te plaatsen.
Via de zijbalk is het mogelijk om diverse applicaties te openen. Zo heb je direct vanuit je persoonlijke startpagina, met één klik, toegang tot de applicaties die je voor je werk nodig hebt.
Social is in meerdere talen te gebruiken. Dat moet ook wel wil je over grenzen heen met elkaar samenwerken. Wij ondersteunen de volgende talen: Nederlands, Duits, Engels, Frans en Zweeds.
Social moet toegankelijk zijn voor iedereen. Door continu WCAG-audits te laten uitvoeren op ons intranet, zorgen wij ervoor dat deze aan de meest recente WCAG-richtlijnen voldoet.
Doordat je Social kunt openen zowel via je computer, via een tablet of op je mobiel (bijvoorbeeld via de app) heb je altijd en overal toegang tot het social intranet. Je collega’s en documentatie zijn daardoor altijd dichtbij.
Wij zijn voor gelijke rechten, maar niet binnen het intranet. Verschillende groepen gebruikers hebben in Social verschillende rechten. De omgevingsbeheerder of community manager de meeste, gastgebruikers, de minste.
Vraag vrijblijvend een demo aan
