„Man druckt den Mietvertrag aus, vereinbart einen Termin, lässt ihn unterschreiben, scannt ihn noch einmal ein... das sollte doch effizienter möglich sein, oder?“
Bei Veenvesters dachten sie dasselbe. Also begann die Wohnungsbaugesellschaft mit dem digitalen Onboarding über das Kundenverfolgungssystem von Embrace: Kunden. Der Prozess ist jetzt vollständig digital und Mieter und Mitarbeiter profitieren täglich von den Vorteilen.
Von der Handarbeit zur Klarheit
Zuvor arbeitete Veenvesters mit der Miet-App eines anderen Anbieters, und der Onboarding-Prozess bestand aus vielen separaten Schritten, die auf verschiedene Abteilungen verteilt waren. „Das führte zu Fehleranfälligkeit, Zeitverlust und Unsicherheit“, sagt Ismahane Achkaoukaou, Prozessspezialist bei Veenvesters. „Wir wollten einen Überblick schaffen. Für unsere Mieter ebenso wie für unsere Kollegen.“
Mit dem Kundenportal von Embrace hat Veenvesters genau das bekommen: eine visuelle Zeitleiste, in der Mieter den Fortschritt ihres Onboardens Schritt für Schritt verfolgen können. Denken Sie daran, den Mietvertrag digital zu unterzeichnen, die erste Miete zu zahlen und die Schlüsselübergabe zu planen. Alles in einem Portal, ohne dass Papierdokumente oder separate E-Mails erforderlich sind.
So startest du gut mit dem Onboarding
Veenvesters skizzierte zunächst den idealen Prozess. „Wir haben zunächst intern festgelegt, was wir erreichen wollten und wie das Erlebnis sowohl für den Mieter als auch für den Mitarbeiter aussehen sollte“, sagt Ismahane. „Dann haben wir angefangen zu testen und zu verfeinern und sind erst live gegangen, als alles wirklich gut war.“
Was haben sie auf dem Weg gelernt? „Plane deinen Go-Live niemals kurz vor den Sommerferien. Und beziehen Sie immer ein oder zwei Personen vom Arbeitsplatz in das Projekt ein. Sie wissen genau, was in der Praxis vor sich geht; ihr Input ist unverzichtbar.“
Effizienz steht an erster Stelle, mit Spielraum für individuelle Anpassungen
Obwohl der Prozess weitgehend automatisiert ist, gibt es immer Raum für Anpassungen. „Manchmal entscheidet man sich trotzdem dafür, jemanden im Büro unterschreiben zu lassen, zum Beispiel mit Senioren oder wenn eine Gesundheitseinrichtung mitunterschreiben muss. Das ist einfach möglich „, sagt Ismahane. „Das System ist flexibel genug, um auch diese Ausnahmen angemessen zu unterstützen.“
Was liefert es? Ruhe und Überblick
Digitales Onboarding bietet mehr als nur Zeitersparnis. Bei Veenvesters bot es einen Überblick, Sorgenfreiheit und zufriedene Nutzer, sowohl Mieter als auch Mitarbeiter. Diejenigen, die selbst loslegen wollen, tun gut daran, den Prozess richtig vorzubereiten: Binden Sie Mitarbeiter am Arbeitsplatz ein, wählen Sie einen intelligenten Zeitpunkt für den Start und stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und rechtlichen Grundlagen in Ordnung sind. Mit diesen Zutaten können Sie das Onboarding zu einem reibungslosen und wertvollen Start in die Mietreise machen.
