Social intranet voor meer werkplezier én betere zorg; HVO-Querido maakt het waar

Iedereen beschikt over relevante input op het gebied van kennis, ideeën en ervaring. Input waarmee je, als je die met elkaar deelt, slimmer kunt worden. Als persoon én als organisatie. Precies de reden dat de Amsterdamse zorgorganisatie HVO-Querido koos voor een social intranet van Embrace.

Gedegen interne kennisdeling en -ontwikkeling, zo weet HVO-Querido, is de eerste stap naar externe kennisdeling en -ontwikkeling. Daarmee kan toonaangevende dienstverlening, waarin kennis en expertise gedeeld wordt, geboden worden aan cliënten die dat hard nodig hebben.

Leontien Kuip, communicatieadviseur en projectleider van het social intranetproject bij HVO-Querido: “Onze organisatie bestaat uit toegewijde en betrokken medewerkers die het voor hun cliënten zo goed mogelijk willen doen. Als organisatie is het onze taak onze mensen daar zo goed mogelijk in te ondersteunen. Als wij beter worden, worden onze cliënten dat ook.”

Communicatie is key

Alles van buiten begint dus van binnen. Goede interne communicatie is daarin essentieel. Want goed geïnformeerde medewerkers ervaren meer werkplezier en dat draagt bij aan meer verbinding, duurzame inzetbaarheid én goede zorg.

Dat een intranet een belangrijke plek kan innemen in de interne communicatieflow wist de organisatie al langer. “Het oude intranet was, naast overleggen, bijeenkomsten en e-mail al een prominent onderdeel van onze interne communicatie. Met name voor nieuws en informatie. We waren echter op zoek naar een meer faciliterende en verbindende functie van ons intranet. Dat kon sterker worden ingevuld. HVOQuerinet, ons nieuwe, sociale platform, biedt die mogelijkheden, aansluitend bij onze ambities om een kennisorganisatie te zijn.”

Van, voor en door HVO-Querido

HVOQuerinet werd op 5 oktober in de organisatie gelanceerd. Vanaf dat moment werkten alle medewerkers, zo’n 1500 , met het nieuwe HVOQuerinet. Ondanks de beperkte mogelijkheden voor feestelijkheden in verband met het coronavirus, toch een vreugdevol moment en een succesvolle start! Dat had de projectgroep te danken aan een zorgvuldige communicatie- en adoptiestrategie.

“Misschien wel het belangrijkste bij adoptie is de persoonlijke aanbeveling van een directe collega. Dus zetten we projectmedewerkers, wat andere collega’s en een aantal MT-leden in als ambassadeur.” Hiermee zorgden zij ervoor dat informatie over het project en over de werking van HVOQuerinet door de organisatie werd verspreid.

“Bovendien konden bepaalde keuzes door ons als projectgroep aan deze vertegenwoordigers van onze organisatie getoetst worden. Zo zou HVOQuerinet écht van, voor en door iedereen worden en konden we er zeker van zijn geen dingen over het hoofd te zien. Wij kunnen tenslotte als projectgroep wel bedenken wat handig is maar of dat daadwerkelijk waar is, is een tweede.”

"We zien dat onze medewerkers het platform wíllen gebruiken. Niet omdat wij die keuze maakten, maar omdat zij die elke dag maken"

Een goed intranet (be)wijst zichzelf

De wens voor een nieuw intranet was niet uit de lucht gegrepen. De organisatie liet al langer zien behoefte te hebben aan meer verbinding en onderlinge interactie. Bovendien was het zoeken en vinden van informatie niet altijd even gemakkelijk op het oude intranet. Dat moest beter kunnen.

Een belangrijke meerwaarde van HVOQuerinet kwam dan ook in de vorm van een A-Z kennisbank. Eén pagina, met daarop in één oogopslag en op alfabetische volgorde linkjes naar informatiepagina’s over alle onderwerpen die leven binnen de organisatie. Vraaggericht en op onderwerpniveau. Zo vind je er bijvoorbeeld pagina’s over verlof, ervaringsdeskundigheid en corona, compleet met documenten, relevante links, kennishouders en veelgestelde vragen en antwoorden.
“Een flinke slag in gebruiksvriendelijkheid, vindbaarheid en beheersbaarheid ten opzichte van ons oude Sharepoint intranet. En voor veel mensen een verademing ten opzichte van het oude zoek-en-klik-werk.”

Leontien wilde de medewerkers van HVO-Querido zo min mogelijk hoeven overtuigen van deze meerwaarde. Geen communicatiecampagnes met grootse beloftes en uitvoerige argumenten om het nieuwe intranet te moeten gaan gebruiken dus.

“Met HVOQuerinet hebben we zo goed mogelijk in willen spelen op de wensen en behoeften van onze medewerkers, zodat hun werkdag slimmer, efficiënter en leuker zou worden. Door hier als projectgroep mét de organisatie over na te denken hebben we hen zo optimaal mogelijk kunnen faciliteren met het platform. We zien dat onze medewerkers het platform wíllen gebruiken. Niet omdat wij die keuze maakten, maar omdat zij die elke dag maken.”

De verbindende factor

Willen gebruiken begint bij kunnen gebruiken. Aandachtspunten in het project waren daarom de digitale vaardigheid van medewerkers, zodat ook mensen die minder bedreven zijn op dit gebied een laagdrempelige aansluiting konden hebben. En medewerkers die niet de hele dag met een computer werken, en daarom veel op de mobiele app zullen inloggen.

We zien dat de early adopters mee zijn, maar er ook nog wel iets moet gebeuren qua adoptie. Om andere medewerkers ook te bereiken, te bedienen en mee te krijgen, wierf HVO-Querido een communitymanager als eerste aanspreekpunt voor HVOQuerinet. “Zij ondersteunt onze gebruikers met handleidingen, slimme tips & tricks en antwoorden op vragen. Ook sluit ze aan bij overleggen van teams. Daarbij blijft zij scherp op behoeften met betrekking tot de interne communicatie en informatievoorziening en zal zij het intranet daar voortdurend op proberen aan te laten sluiten. Bovendien zorgt zij ervoor dat het intranet schoon en up-to-date blijft, en ons uitgebreide beheerplan nageleefd wordt.”

"We zien echt dat onze mensen het een fijne ontmoetingsplek vinden om met elkaar het gesprek aan te gaan en informatie uit te wisselen. Dat alleen is al pure winst."

Hoe nu verder?

Het intranet is nu al een klein half jaar onderdeel van HVO-Querido. “We zien echt dat onze mensen het een fijne ontmoetingsplek vinden om met elkaar het gesprek aan te gaan en informatie uit te wisselen. Dat alleen is al pure winst. De komende tijd zullen we ons focussen op nog meer adoptie en het nog scherper wegzetten van onze ambities om een kennisorganisatie te zijn. Dat betekent dat we kennis en competenties beter inzichtelijk en vindbaar willen maken. De implementatie van de Kennisconnector zal hier waarschijnlijk een mooie rol in gaan spelen.”