Bijlage A: Verwerkingen en doeleinden
1. Omschrijving verleende diensten
Social: Deze digitale werkplek maakt het medewerkers gemakkelijk om vragen te stellen, ideeën uit te wisselen en om samen te werken met collega’s. Verzamel ideeën en perspectieven van de experts en creëer een eigen kennisbank. Weet wat er speelt, deel informatie en werk samen aan een project. Of de medewerker nou onderweg is of gewoon op kantoor, altijd en overal toegang tot de digitale werkplek. Beheer alle informatie, communicatie en documentatie op één plek.
Customers: Dit klantvolgsysteem biedt alles wat je nodig hebt om huurders zo goed mogelijk van dienst te zijn. De communicatie die via verschillende kanalen verloopt, zoals via de chatfunctie (real-time) in Embrace portals, telefonie (via callcenter of telefoniesysteem in de browser) of WhatsApp (messaging tool), komen binnen op één centrale plek. De klantgesprekken worden geautomatiseerd waar het kan en er wordt persoonlijk antwoord gegeven waar het nodig is. De gesprekhistorie met de klant wordt verzameld op één tijdlijn om te weten wat er speelt en het kunnen bieden van passende hulp. Maak gebruik van klantkaarten om klantgegevens in te zien en eerdere contactmomenten op te vragen.
Housing: Met dit woonruimteverdeelsysteem kunnen woningen, short-stay-woningen en studentenhuisvesting nog sneller verhuurd worden. Geef digitaal aan waar de verhuring aan moet voldoen en de rest wordt automatisch geregeld. De woningzoekende kan vervolgens direct zelf aan de slag. Van zoeken naar vinden, vanuit een persoonlijke pagina. In één oogopslag wordt inzicht gekregen in data en de status van objecten, van één woningcorporatie of een hele regio, door middel van een helder dashboard.
Portals: Met dit klantportaal kunnen huurders hun zaken zelf regelen met zelfbedieningsscenario’s. Portals verbindt selfservice naadloos met kennis. Via dit klantportaal kunnen huurders antwoord vinden op de meeste vragen in de kennisbank, en/ of een aanvraag indienen, waarna ze via Track en Trace op de hoogte worden gehouden van elke stap in het proces. Telkens wanneer de klant inlogt op het portaal, worden alle velden automatisch gevuld met de gegevens van die klant (klantherkenning).
2. Grondslagen voor gegevensverwerking
De Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één dan wel meerdere van de volgende grondslagen:
- De uitvoering van een overeenkomst;
- Toestemming;
- Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- Een gerechtvaardigd belang.
3. Bewaartermijnen
De Persoonsgegevens worden door Verwerker bewaard in overeenstemming met de AVG en specifieke dwingende wettelijke bewaartermijnen. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken, waarvoor de gegevens verzameld zijn en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
4. Doeleinden Verwerkingen
De Verwerker is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst, te weten het leveren van digitale werkplekken (“Social”) en/of digitaal klantvolgsysteem (“Customers”) en/of digitaal woonruimte verdeelsysteem (“Housing”) en/of
klantportaal (“Portals”). De doelstelling van gegevensverwerking in het kader van diensten is:
- om de Diensten van Embrace te leveren, te onderhouden en te faciliteren conform de afspraken die zijn gemaakt tussen Verwerkersverantwoordelijke en Verwerker.
- om de Verwerkingsverantwoordelijke toegang te bieden tot de gegevens van Social en/of Customers en/of Housing en/of Portals en deze toegang te handhaven;
- de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de Verwerkte Persoonsgegevens;
Artikel 5.1 en/of 5.2 en/of 5.3 en/of 5.4 van deze bijlage maakt, afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke af te nemen Applicatie, onderdeel uit van de Verwerkersovereenkomst tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker met betrekking tot de gegevensverwerkingen.
5.1 Categorieën en soorten Persoonsgegevens Social
Tot de Betrokkenen behoren in ieder geval interne en/of externe gebruikers van de klant. De volgende categorieën Persoonsgegevens worden, van de categorieën Betrokkenen, in ieder geval mogelijk* verwerkt:
- Basisinformatie, zoals voor- en achternaam, functie, geboortedatum en profielfoto;
- Contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer, werktijden, afdeling en afwezigheidsassistent;
- Alle overige Persoonsgegevens die wij verkrijgen voor de hieronder genoemde doeleinden.
⃰ De Verwerkingsverantwoordelijke kan zelf bepaalde keuzes maken in Social met betrekking tot de Persoonsgegevens die worden verwerkt.
5.2 Categorieën en soorten Persoonsgegevens Customers
Tot de Betrokkenen behoren in ieder geval huurders, medewerkers, leveranciers, aannemers, stakeholders, onderhoudsbedrijven etc. De volgende categorieën Persoonsgegevens worden, van de categorieën Betrokkenen, in ieder geval mogelijk* verwerkt:
- Basisinformatie, zoals voor- en achternaam, woonplaats, geboortedatum en burgerlijke staat;
- Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer;
- Alle overige Persoonsgegevens die wij verkrijgen voor de hieronder genoemde doeleinden.
⃰ De Verwerkingsverantwoordelijke kan zelf bepaalde keuzes maken in Customers met betrekking tot de Persoonsgegevens die worden verwerkt.
5.3 Categorieën en soorten Persoonsgegevens Housing
Tot de Betrokkenen behoren in ieder geval woningzoekenden en (potentiële) huurders. De volgende categorieën Persoonsgegevens worden, van de categorieën Betrokkenen, in ieder geval verwerkt:
- Basisinformatie, zoals voor- en achternaam, woonplaats, geboortedatum, AOW-leeftijd en woonsituatie;
- Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer;
- Alle overige Persoonsgegevens die wij verkrijgen voor de hierboven genoemde doeleinden.
5.4 Categorieën en soorten Persoonsgegevens Portals
Tot de Betrokkenen behoren in ieder geval de huurders en medewerkers van de Verwerkingsverantwoordelijke zelf. De volgende categorieën Persoonsgegevens worden, van de categorieën Betrokkenen, in ieder geval mogelijk verwerkt:
- Basisinformatie, zoals voor- en achternaam;
- Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Alle overige Persoonsgegevens die wij verkrijgen voor de hieronder genoemde doeleinden.