Intranetsuche: 6 Tipps, um zu finden, was Sie suchen

1. Gutes (Wieder-) Finden beginnt beim Upload

Etwas über die Suchfunktion finden zu können, beginnt mit der Erstellung des Titels (einer Seite oder einer Datei). Verwendest du Titel, die zu kurz/lang/kryptisch/gebräuchlich oder einfach völlig unverständlich sind? Oder gibst du Bildern keinen neuen Titel? Dann kann es eine ziemlich schwierige Aufgabe sein, ihn zu finden. Pro Unternehmen werden durchschnittlich 3674 Dateien pro Jahr gemeinsam genutzt. Ein guter Titel ist also Gold wert. Zum Beispiel, wenn Sie sich Minuten Zeit nehmen. Sie wissen, worum es bei dem Treffen ging und wann es war, aber Zukunftssuchende wissen das nicht (und vielleicht erinnern Sie sich später nicht daran)! Und wie sieht es mit Bildern aus, die Sie schnell bewertet haben? Sei nett zu dir selbst und deinen Mitnutzern und formuliere einen klaren Titel. Die Suche im Intranet muss nicht schwierig sein. Solange du dem Sucher beim Start hilfst!

Sie suchen ein bestimmtes Bild? Wenn Sie die Ansicht auf Miniaturansichten statt auf Listenansicht ändern, können Sie das Bild, das Sie suchen, schnell finden.

2. Tagge es!

Sie können einem Inhalt, z. B. einer Seite, ein Tag hinzufügen. Dies kategorisiert (1) und erhöht die Auffindbarkeit (2). Sie können beispielsweise eine bestimmte Art von Besprechung taggen: Handelt es sich um eine To-do-Liste? Oder geht es um Pläne für die Zukunft? Sobald Sie ein Tag verwendet haben, hilft Ihnen Embrace mit Vorschlägen. Die Tags finden Sie auch in den Filteroptionen und natürlich über die Suchfunktion.

Wenn Sie eine Nachricht taggen, ist es für Sie und Ihre Kollegen einfacher, diese Nachricht nachzuschlagen.

3. Machen Sie es sich mit einem Widget einfacher

Es gibt Seiten, die Sie immer wieder benötigen. Warum also weiter nachschlagen? Wenn Sie bedenken, dass es pro Monat und Organisation rund 2336 Suchanfragen gibt, ist es schon reiner Gewinn, den Überblick über Ihre Lieblingsseiten zu behalten. Also füge sie in die „Favoriten“ ein Gerät', auf diese Weise hast du all deine Lieblingsseiten zusammen und findest schnell, was du suchst.

Im Favoriten-Widget können Sie interne und externe Links speichern. Zum Beispiel eine Seite in einem Team oder ein Link zu einer praktischen Website.

4. Zeig dich!

Nicht nur Wissen, Dokumente oder Seiten müssen leicht auffindbar sein. Natürlich willst du auch deine Kollegen leicht finden können und sie wollen dich haben. Füllen Sie daher Ihr Profil sorgfältig aus. Von praktischen Fragen wie Arbeitszeiten, Standort und Telefonnummer bis hin zu Ihrem Wissen und Ihrer Expertise. Das liegt daran, dass Sie in der Kollegenübersicht (oder einem vertrauten Facebook) sowohl nach Namen als auch nach Abteilung, Position und Fachwissen suchen können. Füllen Sie also Ihr Profil aus und inspirieren Sie Ihre Kollegen dazu, dasselbe zu tun!

5. Speichern Sie wichtige Nachrichten in Ihren Favoriten

Eine Nachricht in der Timeline mit einer praktischen Zusammenfassung oder einer interessanten Diskussion? Markiere es als Favorit und finde es bequem in deinem Profil. Achtung! Dies unterscheidet sich geringfügig vom Favoriten-Widget.

Ich denke, das ist eine wichtige Nachricht, die du behalten solltest, also speichere sie in meinen Favoriten. Die gespeicherten Favoriten findest du, wenn du in der Seitenleiste auf „Mein Profil“ klickst.

6. Fragen Sie einen Kollegen um Rat

Das Markieren von Favoriten oder das Setzen eines Widgets zeigt, dass die Suchfunktion nicht die einzige Möglichkeit ist, etwas zu finden, aber warum nicht ausschließlich auf der Social Tour? Fragen Sie einen Kollegen, ob er/sie vielleicht weiß, wo sich die Datei befindet, nach der Sie suchen. Das kann während des Mittagessens und natürlich über das soziale Intranet geschehen.

Koen sucht nach Videos und Pleuni weiß genau, wo sie zu finden sind!

Bonus-Tipp: Tipp vom Amphia Hospital: Richten Sie Ihr Intranet fragengetrieben ein

Sie können die Auffindbarkeit auch bei der Einrichtung des Intranets berücksichtigen. Das Amphia Hospital hat sein Intranet nachfrageorientiert eingerichtet.

„Wenn Sie nach etwas suchen, führt Sie das Intranet zur Antwort. Nicht nur die Struktur des Intranets sollte logisch sein, sondern die Fragen müssen auch auf natürliche Weise gestellt werden. Das Menü ist nach Themen gegliedert, ein Thema enthält häufig gestellte Fragen und Antworten. Anstatt anzurufen, wenn Sie eine Frage haben, klicken Sie — das spart Zeit. '

Beispiele dafür, wie Informationen anders dargestellt werden können:

• Von „IT-Prozessplan“ bis „Wie kann ich Unterstützung bei Computerproblemen erhalten“.
• Vom „Urlaubsprotokoll 2015-2016“ bis „Wann kann ich in den Mutterschaftsurlaub gehen?“

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Wissen und Regulierung organisiert werden können.

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