Een intranet of medewerkersportaal dat volloopt is geen teken van falen. Het is een teken van gebruik. Als het écht de plek is waar collega’s terechtkomen voor het aanvragen van vrije dagen, het laatste nieuws van de directie, de nieuwe onkostenregeling en het telefoonnummer van de servicedesk, dan hoort daar veel op te staan. Het probleem begint pas wanneer al die informatie zonder ordening naast elkaar komt te liggen. Dan verandert een rijke informatiebron in een stapel waar niemand meer de bodem van ziet.
De oplossing is geen grote schoonmaak van één middag. Het is een structuur die je bewust kiest, vastlegt en onderhoudt. In dit artikel lopen we langs de keuzes die daarbij horen: welke informatiestromen je onderscheidt, hoe je die vindbaar maakt, wie waarvoor verantwoordelijk is en, misschien wel het belangrijkste, hoe je de kwaliteit van je content op peil houdt nu zoekmachines en AI-assistenten daar rechtstreeks op leunen.
Waarom structuur meer oplevert dan overzicht alleen
Zonder ordening krijg je informatieoverload, en mensen reageren daar voorspelbaar op: ze stoppen met lezen. Nieuwsberichten worden weggeklikt zonder blik, een handleiding wordt niet gezocht maar omzeild, en de vraag gaat alsnog naar de collega naast je of naar de afdeling die het antwoord al drie keer heeft opgeschreven.
Dat kost tijd op twee plekken tegelijk: bij degene die zoekt en bij degene die geholpen moet worden. Precies die dubbele kosten wil je wegnemen. Zelfredzaamheid is het doel: een collega die binnen een halve minuut vindt wat hij nodig heeft en verder kan met zijn werk. Structuur is het middel: informatie staat op een logische plek, is te vinden via zoeken én via navigatie, en bestaat maar één keer.
Er is nog een reden die tot een paar jaar terug niet bestond. De inhoud van je intranet is inmiddels niet alleen leesvoer voor mensen, maar ook de invoer voor je zoekmachine en je AI-assistent. Wat daar staat, is wat die systemen teruggeven. Daar komen we verderop uitgebreid op terug.
Breng eerst in kaart wat er eigenlijk wordt gedeeld
Voordat je gaat opruimen, moet je weten wat er ligt. Naast het onderscheid tussen automated, managed en user generated content helpt het om te kijken naar het niveau waarop informatie wordt gedeeld. In de praktijk zie je er vier:
- Organisatiebreed. Informatie die iedereen aangaat, ongeacht functie of standplaats. Nieuw beleid, een wijziging in de arbeidsvoorwaarden, de aankondiging van een nieuwe directeur, een aangepaste huisstijl. Dit is de content waarbij het risico op ruis het grootst is: omdat het voor iedereen relevant lijkt, wordt hier het snelst te veel op gezet.
- Regio of locatie. Werk je met meerdere vestigingen, dan is een deel van je informatie plaatsgebonden. Een verbouwing van de kantine, gewijzigde openingstijden van een pand, een storing in het gebouwbeheersysteem, een lokale bijeenkomst. Niet interessant voor de rest van de organisatie, maar onmisbaar voor wie er dagelijks komt.
- Afdeling of team. Elke afdeling heeft een eigen informatiebehoefte die zelden overlapt met de rest. Wat voor IT een belangrijke release is, gaat volledig langs de buitendienst heen, en omgekeerd. Deze content sluit aan op concrete taken en verantwoordelijkheden en hoort dicht bij het team te staan dat ermee werkt.
- Persoonlijk. Rol, project, dienstverband, interesse: op individueel niveau verschilt de behoefte nog verder. Een intranet is bij uitstek geschikt om die persoonlijke selectie samen te brengen op één startpagina. De doelgroep is klein, de relevantie hoog.
Zodra je deze vier niveaus scherp hebt, kun je per content item een simpele vraag stellen: op welk niveau hoort dit thuis, en wie moet het dus zien? Dat is meteen de basis voor je doelgroepgerichte publicatie.
Zo houd je het overzicht
Idealiter maak je deze afspraken aan het begin van je intranetproject, voordat het eerste artikel live gaat. In de praktijk gebeurt het vaker anders: het intranet gaat live, het wordt goed gebruikt, en de hoeveelheid content groeit sneller dan de afspraken erover. Is jouw intranet al een tijd in gebruik en is de structuur onderweg verwaterd? Geen probleem. Je kunt met terugwerkende kracht opschonen, en dezelfde drie maatregelen werken dan nog steeds.
Categoriseer en tag met beleid
Kies een beperkte set categorieën die aansluit bij hoe collega’s denken (HR, IT, Facilitair, Beleid) en houd die lijst kort. Tien categorieën waarvan iedereen weet wat erin hoort, werken beter dan veertig waarvan de helft leeg blijft. Gebruik daarnaast tags voor de extra context: doelgroep, locatie, thema, jaartal. Categorieën geven de hoofdindeling, tags maken het fijnmazig zoeken mogelijk.
Twee valkuilen. De eerste is de vrije tag: als iedereen zelf mag verzinnen, krijg je ‘thuiswerken’, ‘thuis werken’ en ‘hybride werken’ naast elkaar en verdeel je één onderwerp over drie hoopjes. Werk daarom met een vastgestelde lijst. De tweede is de dubbele plaatsing: hetzelfde artikel onder drie categorieën hangen omdat je niet kunt kiezen. Kies wel, en verwijs voor de rest.
Werk met templates en schrijfrichtlijnen
Standaardiseer de vorm van terugkerende contenttypes: het nieuwsbericht, de handleiding, het beleidsartikel, de vacature. Een vast template neemt de redacteur werk uit handen en levert de lezer voorspelbaarheid op: hij weet waar hij moet kijken. Vul dat aan met richtlijnen over toon, lengte, koppengebruik en aanspreekvorm. Zo blijft het intranet leesbaar en herkenbaar, ook wanneer twintig verschillende mensen eraan schrijven.
Wijs eigenaren aan
Geef elke afdeling of elk thema een contentbeheerder met een naam. Die houdt de informatie actueel, herkent dubbelingen en haalt weg wat niet meer klopt. Zonder eigenaar is er niemand die zich verantwoordelijk voelt voor een artikel uit 2022, en blijft het gewoon staan. Met de categorieën, tags en templates die je hierboven hebt vastgelegd, kost dat beheer bovendien weinig tijd: het meeste werk is dan al gestandaardiseerd.
De kwaliteit van je content is het fundament
Iedereen wil een AI-assistent op het intranet. Bijna niemand praat over waar die zijn antwoorden vandaan haalt. En dat is nu juist de kern: een chatbot is precies zo goed als de kennisbank eronder.
Staat er een verouderde openingstijd in een artikel, dan geeft je assistent die netjes en overtuigend terug. Staan er drie versies van dezelfde procedure, dan kiest hij er één, en niet noodzakelijk de juiste. Garbage in, garbage out, maar nu met een zelfverzekerde toon en zonder de aarzeling waarmee een collega zou zeggen: ‘ik denk dat het zo werkt, maar check het even’.
Hetzelfde geldt voor je zoekmachine. Dubbele artikelen, pagina’s zonder eigenaar en content die niemand meer nakijkt verdunnen elk zoekresultaat. Je collega vindt dan wel iets, maar niet per se het juiste. En het verschil tussen die twee merkt hij pas als het misgaat.
Contentkwaliteit is dus geen redactioneel detail meer. Het is de basis waarop je zoekmachine en je AI-assistent hun antwoorden bouwen. Vier zaken helpen om die kwaliteit structureel op peil te houden:
- Een AI-samenvatting bij nieuws en artikelen, zodat de lezer in één oogopslag ziet of dit het artikel is dat hij zocht.
- Smartlabels, te zien als dynamische variabelen in je content. Je wijzigt een openingstijd, telefoonnummer of naam één keer op de bron, en de aanpassing werkt door in elk artikel waarin het label staat. Geen zoek-en-vervang-acties meer door tientallen pagina’s.
- Een feedbackknop op elk artikel, waarmee iedere medewerker feedback kan indienen. Niet alleen de redactie dus: wie een verouderde openingstijd of een onlogische stap in een procedure tegenkomt, meldt dat op het moment dat het opvalt. De melding landt als taak bij de verantwoordelijke redacteur, en die kan de ingediende feedback via een chat-input ophalen: gewoon vragen wat er openstaat op zijn artikelen, in plaats van zelf een overzicht doorspitten.
- Een controleoverzicht met een eigenaar en een reviewdatum per artikel. Dit gaat om eigenaarschap van content: elk artikel heeft een persoon die er verantwoordelijk voor is, en een datum waarop het opnieuw langs die persoon moet. Daarmee zie je in één overzicht welke content wél een eigenaar heeft en welke niet, en wat er al te lang niet is nagekeken. Zonder dat eigenaarschap is contentonderhoud vrijwillig werk, en vrijwillig werk zakt weg onder de rest.
In AAVA Content zitten deze vier zaken standaard ingebouwd. Belangrijker dan het gereedschap is echter het ritme: contentonderhoud werkt alleen als het een terugkerende afspraak is en niet een project dat je één keer per jaar aankondigt. Ontdek deze module verder met onderstaande video.
Orde is een keuze, niet een toevalligheid
Een goed gestructureerd intranet ontstaat niet vanzelf. Het is het resultaat van bewuste keuzes over contentindeling, duidelijke afspraken over eigenaarschap en een scherp onderscheid tussen de verschillende soorten informatie. Als portaalbeheerder of communicatieadviseur ben je daar meestal eindverantwoordelijk voor, maar doe het niet alleen: de eindgebruikers weten het beste waar ze op vastlopen en wat ze eigenlijk zoeken.
En begin klein. Één opgeschoonde categorie, één set templates, één afdeling met een eigenaar en een reviewdatum: dat levert meer op dan een migratieplan dat nooit van de plank komt.
Wil je Embrace liever van binnen bekijken?
Meer weten over dit onderwerp?
