In organisaties waar collega’s verspreid werken, op afstand, hybride, flexibel, is fysieke nabijheid allang niet meer vanzelfsprekend. Toch blijft verbinding essentieel. Niet alleen om informatie te delen, maar ook om samenwerking te versterken, betrokkenheid te vergroten en een gedeelde koers vast te houden. Binnen Embrace geloven we dat het intranet hierin een sleutelrol speelt.
Waarom het intranet ertoe doet
Informatie vinden, elkaar op de hoogte houden, een gevoel van richting ervaren, het lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het allerminst in organisaties waar hybride werken de norm is. Medewerkers willen weten wat er speelt, zich verbonden voelen met de missie en makkelijk kunnen samenwerken. Een goed ingericht intranet draagt daar direct aan bij.
Het is meer dan een prikbord of nieuwsbriefkanaal, het is de plek waar strategische keuzes zichtbaar worden, waar teamleiders context kunnen geven en waar medewerkers elkaar kunnen vinden, ook als ze elkaar niet dagelijks zien.
Kritisch communiceren
In een snel veranderende omgeving is meer communicatie niet de oplossing. Wat wel werkt, is kritisch kiezen: welke informatie is belangrijk en hoe breng je die slim over? Denk aan een startpagina met actuele thema’s, visuele dashboards of een korte video van de directie waarin plannen worden toegelicht.
Teamleiders zijn hierin onmisbaar. Zij staan dicht bij de praktijk en maken abstracte veranderingen concreet. Door hen actief te betrekken en te ondersteunen met formats, praatplaten of instructievideo’s, ontstaat communicatie die echt landt.
Goed voorbeeld doet volgen
Gedrag is besmettelijk. Als leiders vragen om feedback, maar zelf niets delen, blijft het stil. Maar als zij zelf zichtbaar zijn op het intranet, met een korte vlog, een open vraag aan het team of een update vanuit een project, nodigt dat uit tot deelname.
Ook medewerkers zelf spelen hierin een rol. Door bijvoorbeeld:
- hun profiel aan te vullen met expertisegebieden;
- kennis of successen te delen in hun teamgroep;
- vragen te stellen in een laagdrempelige Q&A-rubriek.
Zo wordt communiceren geen extra taak, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. De gedragsmatrix geeft een goed beeld van je type gebruikers.
Houd het sociaal en relevant
Een veelvoorkomende valkuil is dat alles op de algemene tijdlijn terechtkomt. Van strategische updates tot foto’s van het teamuitje en dat werkt niet. De oplossing? Thematische groepen waarin ruimte is voor interactie en sfeer, zonder de hoofdlijn te verstoren. Denk aan “Slimmer Werken”, “Vitaliteit” of een groep voor kantoorhumor. Medewerkers kiezen zelf waar ze zich bij aansluiten en houden zo hun tijdlijn relevant en persoonlijk. Voorbeeldgroepen die goed werken:
📷 “Kijk ons nou!”, voor foto’s van teamactiviteiten, successen, jubilea
☕ “Koffieautomaatpraat”, luchtige updates, gifjes, kantoorhumor
🧠 “Slimmer werken”, tips & tricks van collega’s
🏃 “Vitaliteit”, sportgroep, challenges, hardlooproutes
🌎 “Duurzaam doen”, initatieven voor een groenere organisatie
Laat medewerkers zich vrij aanmelden bij sociale of thematische groepen die ze interessant vinden. Zo blijft hun tijdlijn relevant, terwijl je de ruimte geeft aan communityvorming en verbinding.
Klein beginnen, groot effect
Je hoeft geen grote campagne te starten om impact te maken. Begin met één team, één rubriek of één verhaal. Vier successen zichtbaar. Deel maandelijks een inspirerend verhaal van een collega. Geef teamleiders training in communicatie en gedragsverandering. Het belangrijkste van allemaal, maak afspraken over welk kanaal je waarvoor gebruikt. Dat geeft rust en duidelijkheid voor iedereen.
Het intranet is niet het doel, maar het middel. Een middel om beweging te creëren, kennis te delen en verbinding te versterken. Wanneer je dat goed organiseert, verandert het van een kanaal naar een cultuurdrager precies zoals het bedoeld is.
Wat doe je met welke tool?
"Ik heb je bericht gezien... maar in welke tool was het ook alweer?" De wildgroei aan digitale platforms maakt meer samenhang in je digitale werkomgeving cruciaal.Bij zo'n beetje alle organisaties wemelt het van de digitale tools om samen te werken en communiceren. Deze tools worden vaak allemaal gebruikt, maar niet door iedereen tegelijk en zeker niet door iedereen op dezelfde manier. En dat maakt dat communicatie en samenwerking juist ingewikkelder worden. Daarom is het belangrijk om te bepalen welke tool je gebruikt voor welke doelgroep.
Afspraken maken, betekent rust creëren
Zorg dat iedereen in de organisatie deze keuzes kent én toepast.
Dat geeft duidelijkheid, voorkomt dubbel werk en zorgt dat mensen informatie sneller vinden.
Maak bij voorkeur:
- Een visuele handleiding of infographic met dit schema
- Een korte training of instructievideo tijdens onboarding
- Redactionele richtlijnen (bijv. wie mag publiceren waar, en hoe vaak?)
👉 In Embrace kun je dit overzicht zelfs als vastgezette page of widget op het dashboard aanbieden. Zo is het altijd binnen handbereik.
Digitale rondleiding
.avif)
