In Organisationen, in denen Kollegen verstreut, remote, hybrid und flexibel arbeiten, ist physische Nähe schon lange keine Selbstverständlichkeit mehr. Nichtsdestotrotz bleibt die Verbindung unerlässlich. Nicht nur, um Informationen auszutauschen, sondern auch, um die Zusammenarbeit zu stärken, das Engagement zu erhöhen und einen gemeinsamen Kurs beizubehalten. Wir bei Embrace glauben, dass das Intranet dabei eine Schlüsselrolle spielt.
Warum das Intranet wichtig ist
Informationen zu finden, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, Orientierungssinn zu haben, scheint offensichtlich, aber das ist in Organisationen, in denen hybrides Arbeiten die Norm ist, bei weitem nicht die Norm. Die Mitarbeiter wollen wissen, was vor sich geht, sich mit der Mission verbunden fühlen und problemlos zusammenarbeiten können. Ein gut gestaltetes Intranet trägt direkt dazu bei.
Es ist mehr als ein Message Board oder Newsletter-Kanal, es ist der Ort, an dem strategische Entscheidungen sichtbar werden, Teamleiter können Kontext bereitstellen und Mitarbeiter finden, auch wenn sie sich nicht jeden Tag sehen.
Kritische Kommunikation
In einem sich schnell verändernden Umfeld ist mehr Kommunikation nicht die Lösung. Was Arbeit bedeutet, kritisch auszuwählen: Welche Informationen sind wichtig und wie kommuniziert man sie intelligent? Denken Sie an eine Startseite mit aktuellen Themen, visuelle Dashboards oder ein kurzes Video des Managements, in dem Pläne erklärt werden.
Teamleiter sind hier unverzichtbar. Sie sind praxisnah und machen abstrakte Veränderungen konkret. Indem wir sie aktiv einbeziehen und mit Formaten, Talkboards oder Lehrvideos unterstützen, entsteht Kommunikation, die wirklich ankommt.
Gutes Beispiel, dem man folgen sollte
Verhalten ist ansteckend. Wenn Führungskräfte um Feedback bitten, aber selbst nichts teilen, bleibt es stumm. Aber wenn sie selbst im Intranet sichtbar sind, mit einem kurzen Vlog, einer offenen Frage an das Team oder einem Update von einem Projekt, dann lädt das sie zur Teilnahme ein.
Dabei spielen auch die Mitarbeiter selbst eine Rolle. Zum Beispiel durch:
- Ergänzung ihres Profils durch Fachgebiete;
- Austausch von Wissen oder Erfolgen in ihrer Teamgruppe;
- um Fragen in einem zugänglichen Q&A-Bereich zu stellen.
Auf diese Weise wird Kommunikation nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe, sondern zu einem natürlichen Teil der Arbeit. Die Verhaltensmatrix bietet ein gutes Bild von Ihrem Benutzertyp.
Halte es sozial und relevant
Ein häufiger Fallstrick ist, dass alles auf dem allgemeinen Zeitplan endet. Von strategischen Updates bis hin zu Fotos vom Teamausflug — und das funktioniert nicht. Die Lösung? Thematische Gruppen, in denen Raum für Interaktion und Atmosphäre ist, ohne die Hauptlinie zu stören. Denken Sie an „Working Smarter“, „Vitality“ oder eine Humorgruppe im Büro. Die Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Gruppe sie beitreten möchten, und sorgen so dafür, dass ihr Zeitplan relevant und persönlich ist. Beispielgruppen, die gut funktionieren:
📷 „Schau uns an!“ , für Fotos von Teamaktivitäten, Erfolgen, Jubiläen
☕ „Coffee Machine Talk“, unbeschwerte Updates, Gifs, Bürohumor
🧠 „Intelligenter arbeiten“, Tipps & Tricks von Kollegen
🏃 „Vitality“, Sportgruppe, Herausforderungen, Laufrouten
🌎 „Nachhaltig handeln“, Initiativen für eine umweltfreundlichere Organisation
Ermöglichen Sie Mitarbeitern, sich freiwillig für soziale oder thematische Gruppen anzumelden, die sie interessant finden. Auf diese Weise bleibt ihr Zeitplan relevant, während Sie dem Aufbau von Gemeinschaften und Verbindungen Raum geben.
Fangen Sie klein an, große Wirkung
Sie müssen keine große Kampagne starten, um Wirkung zu erzielen. Beginne mit einem Team, einer Kategorie oder einer Geschichte. Vier Erfolge sichtbar. Erzählen Sie jeden Monat eine inspirierende Geschichte von einem Kollegen. Bieten Sie Teamleitern Schulungen in Kommunikation und Verhaltensänderungen an. Am wichtigsten ist, dass Sie sich darauf einigen, welcher Kanal für was verwendet werden soll. Das sorgt für Ruhe und Klarheit für alle.
Das Intranet ist nicht das Ziel, sondern das Tool. Ein Mittel, um Bewegung zu schaffen, Wissen zu teilen und Verbindungen zu stärken. Wenn du das richtig organisierst, wird es von einem Kanal zu einem Kulturträger, genau so, wie es beabsichtigt war.
Was machst du mit welchem Tool?
„Ich habe deine Nachricht gesehen... aber in welchem Tool war sie nochmal?“ Die Verbreitung digitaler Plattformen macht mehr Kohärenz in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung. In fast allen Organisationen wimmelt es nur so von digitalen Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Diese Tools werden oft alle verwendet, aber nicht von allen gleichzeitig und schon gar nicht von allen auf die gleiche Weise. Und das macht Kommunikation und Zusammenarbeit tatsächlich komplizierter. Deshalb ist es wichtig zu bestimmen, welches Tool Sie für welche Zielgruppe verwenden.
Termine vereinbaren heißt Frieden schaffen
Stellen Sie sicher, dass jeder in der Organisation diese Optionen kennt und anwendet.
Das sorgt für Klarheit, verhindert Doppelarbeit und sorgt dafür, dass Menschen Informationen schneller finden.
Machen Sie am besten:
- Eine visuelle Anleitung oder Infografik mit diesem Diagramm
- Ein kurzes Schulungs- oder Anleitungsvideo während des Onboardens
- Redaktionelle Richtlinien (z. B. wer kann wo und wie oft veröffentlichen?)
👉 In Embrace kannst du diese Übersicht sogar als feste Seite oder Widget im Dashboard anbieten. So ist es immer in Reichweite.
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