Warum soziale Tools in Ihrem Unternehmen unverzichtbar sind

Im Mai veröffentlichte die renommierte Unternehmensberatung McKinsey ihre Umfrage zu sozialen Tools. Die Ergebnisse sind einstimmig: Soziale Netzwerke verbessern Ihr Arbeitsumfeld und helfen so Ihrem Unternehmen, voranzukommen. Reagieren Sie schneller auf Kunden, kommunizieren Sie transparenter, arbeiten Sie einfacher zusammen, arbeiten Sie agil und verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Soziale Tools machen all das möglich. Eine frühere McKinsey-Studie zeigte sogar, dass soziale Technologien Sie um 13 Prozent produktiver machen. In diesem Artikel äußern sich drei Experten von Embrace zu den Ergebnissen der McKinsey-Umfrage.

Wir stellen vor: Die Sozialexperten

Koen, Esmée und Remco werden die Ergebnisse der Umfrage zu sozialen Instrumenten beleuchten. Koen in der Rolle des Hauptberaters bei der Implementierung des sozialen Intranets in der Gemeinde Rotterdam, Esmée als Beraterin für soziale Unternehmen und Remco als Produktmanagerin.

Das Wichtigste zuerst: Was sind soziale Tools?

Lassen Sie mich mit einer Erklärung des Begriffs „soziale Tools“ beginnen, denn was sind sie wirklich? McKinsey verwendet soziale Tools als Sammelbegriff für alle digitalen Technologien, die die Zusammenarbeit erleichtern. Dies sind Technologien, die verwendet werden, um sozial zu interagieren und Inhalte gemeinsam zu erstellen, zu verbessern und zu teilen. Dazu gehören Tools wie interne soziale Medien, der digitale Arbeitsplatz, Tools für die Zusammenarbeit und das soziale Intranet.

Funktionalitäten sozialer Technologien

Laut McKinsey umfassen die neuesten Kollaborationstechnologien die folgenden Funktionen:

  • cloudbasiert;
  • für die Interaktion in Echtzeit eingerichtet;
  • Benutzer können nach Konversationen suchen;
  • bieten eine unverwechselbare Benutzererfahrung;
  • integriert in andere Geschäftsanwendungen wie Filesharing und soziale Medien.

Die Funktionen, die nach Angaben der Befragten die größten Vorteile bieten, sind:

  • Zeit, ungehindert zu kommunizieren.
  • Die Fähigkeit, innerhalb bestimmter Gruppen zusammenzuarbeiten.
  • Geräteunabhängige Verfügbarkeit.

Die Teilnehmer glauben, dass die drei oben genannten Funktionen den größten Einfluss auf die Arbeitsweise innerhalb von Organisationen haben werden.

Social verbessert die interne Kommunikation

Eines der wichtigsten Ergebnisse der Umfrage ist die Fähigkeit der sozialen Netzwerke, die interne Kommunikation zu verbessern. Wie funktioniert das also in der Praxis? Koen gibt ein Beispiel:

„Derzeit ist E-Mail die Standardform der Kommunikation innerhalb von Organisationen. Wenn Sie eine E-Mail mit zehn Kollegen im CC senden, antworten zwei Personen mit einer persönlichen E-Mail und die anderen acht klicken auf „Allen antworten“, was zu unklaren E-Mail-Konversationen führt, die unsystematisch innerhalb des Unternehmens abgewickelt werden. Das soziale Intranet führt Informationen korrekt zusammen, sodass jeder auf einen Blick sehen kann, was vor sich geht. Beispielsweise siehst du eine Zeitleiste mit allen neuen Beiträgen aus den Gruppen, in denen du Mitglied bist. Es ist also sehr effizient und organisiert.“

McKinsey geht davon aus, dass soziale Tools sogar E-Mails als Standardkanal der schriftlichen Kommunikation ersetzen können, wodurch durchsuchbare Inhalte als Ergebnis der Zusammenarbeit entstehen:

Soziales Hand in Hand mit Digitalisierung

Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die Kollaborationstechnologien einsetzen, stärker in die tägliche Arbeit integriert sind und dass mehr Geschäftsprozesse digitalisiert wurden.

Koen erklärt: „Die Implementierung eines sozialen Tools hat bessere Erfolgschancen, wenn Sie es mit (digitalen) Prozessen innerhalb Ihrer Organisation verknüpfen. Es ist dann sofort „Teil der Arbeit“. Dadurch können Sie sofort den Mehrwert erkennen. Beispielsweise können Fragen der Bürger von der Kundenkontaktabteilung zu 80% anhand von häufig gestellten Fragen, Handbüchern und verfügbarem Wissen beantwortet werden. Die anderen 20% werden durch zusätzliches Wissen der Organisation beantwortet. In der Praxis scheint es eineinhalb Stunden zu dauern, bis die 20% korrekt beantwortet werden. Das liegt an den vielen Anrufen, die nötig sind, um die richtige Antwort zu finden. Der Einsatz sozialer Technologien hat zur Folge, dass die Fragen innerhalb von zehn Minuten beantwortet werden. Das ist die Macht des Sozialen.“

Soziale Veränderungen — die Art und Weise, wie wir arbeiten

Management-Guru Tom Peters habe es schon gesagt:

Mit anderen Worten, nicht das Speichern von Informationen, sondern das einfache und schnelle Teilen von Informationen gewährleistet Innovation. Und Innovation in ihrer Arbeitsweise ist genau das, was die Befragten in den nächsten drei Jahren von sozialen Tools erwarten:

  1. Mitarbeiter können häufiger mit Personen in anderen Teams, Funktionen und Abteilungen kommunizieren (66%)
  2. Die tägliche Arbeit erfolgt zunehmend projektbezogen statt in Teams oder nach Funktionen (48%)
  3. Mehr Teams, die unabhängig arbeiten (40%)

Trendwächter Marcel Bullinga prognostiziert sogar, dass es in zehn Jahren nur noch flexible Arbeitnehmer geben wird, die manchmal im Büro sitzen. Für jede Aufgabe wird es einen anderen Arbeitsplatz geben, vom selbstfahrenden Auto bis hin zu einem Coworking-Arbeitsplatz, von der Arbeit von zu Hause bis hin zur gelegentlichen Arbeit im Büro. Die Arbeit wird nicht mehr vom Gebäude aus betrachtet, sondern von der Gemeinschaft, der Sie angehören. Darüber hinaus erwartet der Trendbeobachter Yuri van Geest tiefgreifende Veränderungen in den Geschäftskulturen: Von oben nach unten gerichtete (Kommunikations-) Strukturen verschwinden und die Risikominderung stammt aus dem letzten Jahrhundert. Erfolgreiche Unternehmen haben eine offene und transparente Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter zum Scheitern ermutigt werden, damit Initiativen auf die Beine gestellt werden. Eine Kultur, in der die Feedbackschleifen kurz sind, in der „mach es einfach“ und strategische Pläne nicht länger als ein Jahr dauern.

Soziales kann zu grundlegenden organisatorischen Veränderungen führen

Die Umfrage zeigt, dass soziale Tools den Informationsfluss innerhalb einer Organisation beeinflussen, was die Arbeitsweise verändert und letztendlich zu einer neuen Organisationsform führen kann. Während Organisationen heutzutage zunehmend aufgefordert werden, agil zu arbeiten, helfen soziale Tools Organisationen dabei, mit neuen Organisationsformen zu experimentieren, die eher auf Projektbasis oder Selbstorganisation stattfinden und zunehmend weniger hierarchisch sind.

Die Implementierung eines sozialen Tools gewährleistet eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern und/oder Kunden. Die Anwendung von Social Media auf verschiedene Prozesse, beispielsweise den Kundenkontakt, kann zu Kostensenkungen und Produktivität führen. In dem zuvor von Koen genannten Beispiel können Sie sehen, dass die Kostenreduzierung durch die Verkürzung der Durchlaufzeit eines Prozesses erreicht wird. Die Produktivität wird unter anderem dadurch gesteigert, dass Personen mit dem richtigen Wissen zur richtigen Zeit einbezogen werden. Und wenn Daten aus Gesprächen zwischen Mitarbeitern und Kunden gesammelt werden, steigen die Vorteile nur. Wie kann der Implementierungsprozess erfolgreich sein lesen Sie unser kostenloses eBook.

13 Prozent produktiver mit sozialen Technologien

In einer früheren Studie von McKinsey zeigt, dass die Produktivität von Wissensarbeitern (Personen, die hauptsächlich mit Wissen und Information arbeiten) durch soziale Technologien um bis zu 20-25 Prozent gesteigert wird. Wir nuancieren diese etwas optimistische Einschätzung auf eine Produktivitätssteigerung von 13 Prozent. Wir stellen fest, dass Unternehmen Zeit benötigen, um sich mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen, wenn ein soziales Intranet eingeführt wird. Wie die folgende Grafik zeigt, wird die Produktivität hauptsächlich dadurch gesteigert, dass weniger Zeit für folgende Aufgaben aufgewendet wird:

  • E-Mails lesen und beantworten;
  • Abrufen und Sammeln von Informationen;
  • intern kommunizieren und zusammenarbeiten;
  • rollenspezifische Aufgaben.

In Koens Beispielen haben wir gesehen, wie diese Zeitersparnis in der Praxis erreicht wird.

Sozial; kein Ziel, sondern ein Mittel

Zusätzlich zur Umfrage möchte Remco sagen, dass Social nur dann wirklich funktioniert, wenn Ihr Unternehmen auch offen dafür ist und sich die Unternehmenskultur ändert:

„Ein soziales Tool ist kein magisches Werkzeug. Eine Organisation muss darauf vorbereitet sein und es muss harte Arbeit geleistet werden. Soziales kann nur erfolgreich sein, wenn es einen kulturellen Wandel gibt. Das bedeutet, dass sich die Organisation auf Verhaltensänderungen konzentrieren und soziale Prozesse einrichten muss. Ein weiteres wichtiges Element ist das Vorbild des Managements. Sie müssen vorangehen und als Botschafter auftreten. Die Implementierung eines sozialen Instruments sollte kein Selbstzweck sein. Die Organisation muss einen Plan haben, wo und warum Social dazu beitragen kann.“

Wie fange ich an?

Bevor Sie Social implementieren können, müssen Sie zunächst eine Reihe von Schritten ausführen. Esmée erzählt uns mehr darüber:

„Sie beginnen mit der Inventarisierung aller digitalen Prozesse innerhalb der Organisation. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber und sehen Sie, was kombiniert werden kann oder was möglicherweise überflüssig ist. Fragen Sie Kollegen, welche digitalen Prozesse schwierig sind oder „schneller“ sein dürfen. Wählen Sie zwei oder drei dieser Prozesse aus und richten Sie sie mithilfe von Social Intranet/Tools ein. Setzen Sie einen Nullpunkt und messen Sie nach sechs Monaten, ob soziale Tools dazu beigetragen haben = Geschäftsszenario! Auf dieser Grundlage werden Sie fortfahren. Schaffen Sie einen digitalen Arbeitsbereich, in dem Sie sowohl interne als auch externe digitale und soziale Tools finden. So ist alles an einem Ort integriert. Gerade die Kohärenz verschafft Ihnen Vorteile bei der Nutzung, aber auch in einer Wettbewerbsposition.“

Vision für die Zukunft

Esmée glaubt, dass soziale Tools im Arbeitsumfeld in Zukunft auf den digitalen Arbeitsplatz übertragen werden: „Der Ort, an dem Sie als Mitarbeiter mit Ihren Kollegen, Verwandten und Kunden, mit Ihren Geschäftsprozessen und allen Informationen, die Sie benötigen, in Kontakt stehen. Je mehr Verbindungen zwischen all den verschiedenen sozialen Tools bestehen, desto mehr Synergie und desto mehr Gewinn können Sie daraus ziehen. Entscheidungen werden schneller getroffen, da die Informationen und das Fachwissen von Kollegen und anderen Interessengruppen schnell in Reichweite sind. Dies führt zu einer schnelleren Markteinführungszeit und einer besseren Wettbewerbsposition.“

Laut Remco sind soziale Tools und das Arbeitsumfeld daher in Zukunft untrennbar miteinander verbunden.

Fazit: Social ist ein unverzichtbares Instrument für den Aufbau einer zukunftssicheren Organisation.

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