Maak kennis met Joost, het intranet van de Jong & Laan

Even voorstellen: Joost

“Joost is een plek waar we elkaar ontmoeten, van elkaar leren en samenwerken” vertelt Danya Bessembinder, communicatieadviseur bij de Jong & Laan. “Het is een sociale en transparante omgeving voor jou en je collega’s.”  

Joost speelt een belangrijke rol in het cultuurprogramma van de Jong & Laan. Ze willen een organisatie zijn waar je trots op bent, waarin je samenwerkt, elkaar waardeert en open communiceert. En waar je ook gewoon durft te delen dat iets goed ging, of juist niet.

Joost heeft zelfs een gezicht gekregen om het persoonlijk te maken. “Hij heet zo omdat: Joost mag het weten!” zegt Danya met een glimlach. “In onze organisatie delen mensen graag kennis, dus die naam past perfect.”

Hoe is Joost opgebouwd?

Bovenaan zie je “Weten en Regelen’, hier vind je een kennisbank met alle praktische informatie. Denk hierbij aan informatie over het instellen van je e-mailhandtekening of het aantal vakantiedagen. Wil je weten hoe de organisatie is opgebouwd? Of meer informatie over ons beleid en de werkwijze? Bekijk dan eens ‘Zo werken wij'.

"Ons medewerkersportaal start automatisch op. Zodra je je laptop opstart, begroet Joost je meteen met het laatste nieuws, handige applicaties en een tijdlijn vol updates."

De tijdlijn kun je het best vergelijken met een LinkedIn-feed. Collega’s posten vrij in groepen die ze volgen. Dit is de plek om vragen te stellen, kennis te delen en successen te vieren. In groepen vind je actuele vakinhoudelijke informatie, maar ook is hier plek voor verbinding; muziekgroepen, sportgroepen, filmgroepen etc.  

De meest populaire groep die heet “Vertel het Joost”. Hier worden vooral de sociale berichten gedeeld. Nieuwe collega? Even voorstellen op Joost. Teamuitje in Zwolle? Foto's in Joost. Dat levert veel positieve reacties op en zorgt voor verbinding tussen de 1.000+ medewerkers en meer dan 20 locaties.  

Het combineren van interne kanalen

Initieel waren er zorgen over portaal-vermoeidheid: nog een kanaal erbij en je weet op een gegeven moment niet meer waar je wat moet zetten. Door heldere communicatiedoelen te stellen en tijdens de implementatie goed na te denken over hoe je elk kanaal in zijn kracht zet, is het voor medewerkers altijd duidelijk welk middel je voor welk doel gebruikt.

Outlook

• Communicatiedoel: Formele communicatie voor het ontvangen en zenden van informatie en documenten.

• Gebruik: Informeren (vertrouwelijk), persoonlijke communicatie, aankondigingen, documentatie, afspraken.

Teams

• Communicatiedoel: Directe, snelle en interactieve communicatie voor samenwerking.

• Gebruik: chatten, meetings, samenwerking aan documenten, projectgroepen en persoonlijke communicatie.

Sociaal Intranet (Joost)

• Communicatiedoel: Laagdrempelig contact met collega’s en het delen van kennis & organisatie informatie staat centraal.

• Gebruik: Organisatienieuws, tijdlijn berichten delen over gedeelde interesses in vakgebied en hobbymatig, vragen stellen aan elkaar en de samenwerking opzoeken.

Voor het inzetten van verschillenden kanalen heeft de Jong & Laan 3 interne communicatiepijlers:  

(1) Transparantie & toegankelijkheid
Voorbeeld: evenement organiseren.  
Stappen: Project opzet in team -> ideeën delen en input event opvragen via Joost -> eventplan concretiseren met individuen via Teams en Outlook -> communicatie over event via Joost

(2) Gemeenschapsgevoel & cultuurbehoud
Voorbeeld: uitje organiseren voor verbinding bij een specifieke vestiging  
Stappen: Poll over uitje in de groep van de vestiging -> Agenda item wordt aangemaakt in de agenda-module op Joost met praktische details -> Aanmeldingen ontvangen automatisch een agenda-item in Outlook -> Sfeerimpressie delen op de tijdlijn in Joost

(3) Samenwerken:
Voorbeeld: “Ik zoek een collega om een klantvraag op te lossen”
Stappen: Oproep op Joost met de vraag via klant > Kennishouder gevonden? Dan verder individueel contact via Teams -> Successen en learnings delen op de tijdlijn in Joost om kennisdeling te stimuleren  

Onboarding van nieuwe medewerkers  

Vanaf dag één is Joost je digitale maatje. Nieuwe medewerkers krijgen een welkomstbox met een QR-code naar de handleiding. (En die handleidingen vind je natuurlijk ook altijd terug onder ‘Weten & Regelen’ op Joost.)

Tijdens de onboardingsdagen komt Joost ook uitgebreid aan bod. “We hebben trainingen op de vestigingen “Zo leren mensen niet alleen hoe het werkt, maar ook waarom het belangrijk is.”  

Daarnaast zijn er sleutelrollen: collega’s die actief posten, tips delen en anderen een handje helpen. Want ja, een eerste keer posten op Joost kan best spannend zijn, maar met een beetje aanmoediging gaat het al snel vanzelf.

Datagedreven doorontwikkelen: Van zoeken naar vinden

Uit feedback bleek dat medewerkers soms langer nodig hadden om de juiste zoekresultaten te vinden. Om medewerkers te helpen sneller van vraag naar antwoord te gaan, gebruikt de Jong & Laan Social Analytics Pro (PowerBI) om zoekresultaten te analyseren. Hiermee ontwikkelen ze datagedreven het platform door.  

“We kijken naar de zoektermen die mensen gebruiken en proberen zo de voorgestelde zoekresultaten in te richten”.

Wat kun jij leren van Joost?

1. Maak het persoonlijk: geef je intranet een gezicht of karakter.  ‍
2. Zorg voor een zachte landing: een goede onboarding is key voor adoptie. ‍
3. Gebruik slimme structuur: help collega’s bepalen welk kanaal ze waarvoor gebruiken.
4. ‍Stimuleer delen: benoem ambassadeurs, geef tips en moedig storytelling aan. ‍
5. Datagedreven doorontwikkelen: luister naar feedback van gebruikers, kijk naar data analytics en maak elke dag je medewerkersportaal een beetje beter.

Congres Online Verbinding

Danya vertelde op het Congres Online Verbinding, georganiseerd door communicatiebureau De Walvis, hoe Embrace Social Intranet hun al sinds 2017 helpt om één centraal medewerkersportaal voor alle mensen te faciliteren. In een uur nam ze de zaal me in hun successen en leerpunten van de afgelopen jaren. Wil je Embrace en haar klanten ontmoeten? Meld je dan aan voor Het Nationaal Intranetsymposium op 4 november 2025 of vraag een persoonlijke demo aan voor een gesprek met een van onze experts.