Das Kerngeschäft des Finanzdienstleisters De Friesland Health Insurance ist die Betreuung von Kunden. Um optimale Dienstleistungen anbieten zu können, setzt De Friesland fest auf seinen neuen Kurs: Strategie 2020. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Schaffung einer aktiven (internen) Community mit dem Ausgangspunkt: Je aktiver die Community, desto besser der Service.
Verschiedene Abteilungen widmen der neuen Strategie Aufmerksamkeit: Die Personalabteilung konzentriert sich auf das Talentmanagement und die Unternehmenskommunikation auf zugängliche Informationen, die den Dialog und den Wissensaustausch fördern. Das Projektteam, bestehend aus Frank Rooze, Dolon Knol und Jenny Rodenhuis, erklärt, wie ihr neues soziales Intranet Frits zu all diesen Bereichen beiträgt.
Teil 1: Wie stärkt das soziale Intranet die Geschäftsstrategie?
In diesem ersten Teil (1) besprechen wir, wie das Intranet die Geschäftsstrategie verstärkt, welche Anforderungen und Wünsche die verschiedenen Abteilungen haben und welchen Mehrwert Embrace im Vergleich zu Office365 bietet. Im zweiten Teil (2) werden wir erörtern, wie De Friesland das neue soziale Intranet in einer von Microsoft betriebenen Organisation innerhalb von vier Wochen implementiert hat, was sie daraus gelernt haben und welche Pläne es gibt, um die Unternehmensziele für 2020 zu erreichen.
Strategie 2020
„2016 führte De Friesland eine neue Strategie bis 2020 ein, die die Kunden aktiver einbezieht. Da von den Mitarbeitern auch eine aktive Einstellung erwartet wird, war ein soziales Intranet ein logischer Bestandteil der Strategie. Wenn Sie möchten, dass das Intranet ein Erfolg wird, ist es wichtig, es mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen. Bei der Strategieentwicklung war klar, dass wir uns auf eine aktive Community in De Friesland konzentrieren wollten:
Sitzung des Verwaltungsrates
„Der Berater von Embrace Change, Frank Smit, sprach zusammen mit Personal, IT und Unternehmenskommunikation mit der Geschäftsleitung. In diesem Gespräch wurden die spezifischen Aspekte der Strategie erörtert, zu denen das neue Intranet beitragen kann:
- Enge Zusammenarbeit mit Partnern wie Gemeinden oder Partnern im Gesundheitswesen: Die Plattform bietet die Möglichkeit, Externes hinzufügen und einfach um zusammen zu arbeiten;
- Wir glauben an die Talente unserer Mitarbeiter: Mit der Funktion Knowledge Connector können Sie Einblick in das Wissen und die Expertise in der Organisation geben. Sie können sich beispielsweise auf das Talentmanagement konzentrieren;
- Verwandlung von Mitarbeitern in selbstorganisierende Informationsarbeiter: Das Intranet erleichtert Selbstorganisation;
- Im Dialog miteinander zu wertvollen Ergebnissen: Das Intranet erleichtert Dialog und Kommunikation;
- Antizipieren Sie technologische Entwicklungen rechtzeitig: Embrace verwendet die neuesten Techniken und das Produkt wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Während des Gesprächs wurde auch eine entscheidende Frage gestellt: Wer wird der Product Owner sein? Diese Frage ist wichtig für alle, die ein soziales Intranet implementieren werden. Der Product Owner ist ein wichtiges Bindeglied, wenn es darum geht, wichtige Entscheidungen zu treffen, z. B. wenn es darum geht, sich auf Sicherheit oder Benutzerfreundlichkeit zu konzentrieren? Für uns hat unser CEO schnell die Rolle des Product Owners übernommen. An diesem Tag traf das Management auch Entscheidungen in Bezug auf Transparenz, Sicherheit, Zielgruppe und Projektplanung. Die Rolle des Verwaltungsrates ist entscheidend für den Erfolg der Plattform.“ Im zweiten Teil gehen wir näher darauf ein, wie der Direktor diese Rolle in der Praxis übernommen hat.
Abteilungsspezifische Wünsche für das neue Intranet
„Die Personalabteilung und die Unternehmenskommunikation suchten nach einer Lösung für abteilungsspezifische Probleme, die den IT-Anforderungen entsprach. Weil es viel besser ist, eine integrierte Lösung zu verwenden als alle möglichen unterschiedlichen Systeme, haben wir die Wünsche und Anforderungen gebündelt. Da sich diese Abteilungen zusammengeschlossen haben, ist auch die Unterstützung für das soziale Intranet größer.“
HR: Schwerpunkt Talentmanagement
Talente entdecken und einsetzen
„Unsere Organisation besteht aus rund 600 Mitarbeitern. Um einen Einblick in unser Wissen und unsere Expertise zu erhalten, suchte die Personalabteilung nach einer Talentmanagement-Lösung. Wer kennt sich zum Beispiel mit den Gesetzen und Vorschriften im Gesundheitswesen aus? Erfahrung mit Gesetzesänderungen? Oder gibt es jemanden, der gut darin ist, Statistiken zu analysieren? Mit anderen Worten, was sind die Hard- und Softskills eines Mitarbeiters? Und wie können wir diese Fähigkeiten für das Unternehmen nutzen? Der Mitarbeiter kann dann seine Talente einsetzen, um das Unternehmen voranzubringen, und das kann auch eine andere Perspektive in der Organisation beinhalten. Für das Unternehmen bedeutet dies Kosteneinsparungen, da das Wissen oder die Erfahrung nicht angeworben werden müssen. Es ist also eine Win-Win-Situation.“
Wissenskonnektor
Funktion mit Geschäftsprozessen verknüpfen
„Zusammen mit Evolve, einem Beratungsunternehmen, das sich auf das Thema Adoption konzentriert, haben wir untersucht, wie wir den Knowledge Connector in die Prozesse integrieren können. Zum Beispiel bei Bewertungsgesprächen und/oder 360-Grad-Feedback. Da wir uns eher auf die Einführung als auf Technologie konzentrieren, ist es wichtig, dass Funktionen in die Geschäftsprozesse integriert werden.“
Unternehmenskommunikation: Usability im Fokus
SharePoint wird nicht als benutzerfreundlich angesehen
„Corporate Communication hat 5 Jahre lang ein soziales Intranet eingerichtet. De Friesland ist ein von Microsoft betriebenes Unternehmen, weshalb die Wahl für ein Microsoft-Produkt schnell getroffen wurde. SharePoint als soziales Intranet kam jedoch nicht in Gang, weil es nicht benutzerfreundlich ist: Es erfordert viel Aufwand für den Benutzer, Informationen oder Aktionen auszuführen, es ist nicht intuitiv genug, die Verwaltung von Inhalten ist schwierig und bietet nicht die gewünschte Flexibilität. All diese Faktoren führten dazu, dass das Intranet von den Mitarbeitern nicht genutzt wurde.“
Benutzerfreundlichkeit Nummer eins
Aufgrund dieser Erfahrung musste die Unternehmenskommunikation nie wieder ein soziales Intranet auf SharePoint-Basis einrichten. Dieses Mal wollten sie ein Intranet, das wirklich von Endbenutzern genutzt wird. De Friesland hat ein Auswahlverfahren eingerichtet, bei dem drei Lieferanten zu einer Vorführung eingeladen wurden. Dadurch wurde schnell klar, dass Embrace das ausgereifteste, benutzerfreundlichste und intuitivste Paket war und am besten zu dem passte, was sie suchten.
IT: Konzentrieren Sie sich auf die Vereinfachung der IT-Landschaft
Eine wichtige technische Anforderung waren die Software-Akzeptanzkriterien
Was ist der Mehrwert von Embrace im Vergleich zu Office365?
„Beim Testen der Anforderungen kam schnell die Frage auf, wie Embrace mit Office365 verknüpft werden kann. Wir betrachten Embrace als Dachlösung, bei der die überwiegende Mehrheit der Endbenutzer ihre Arbeit erledigen kann. Da die Kohärenz der Funktionen logischer und einfacher ist, erfüllt Embrace mehr Endbenutzeranforderungen als die einzelnen Module in Office365. Die beiden Hauptargumente für die Nutzung von Embrace durch die IT-Abteilung waren daher:
- Die Benutzerfreundlichkeit von Embrace ist größer;
- Die Verbindung mit Office365. Zum Beispiel gibt es eine aktive Verbindung mit Skype for Business, Exchange, und in einem ersten nächsten Update über Embrace können Sie auch online in Office Online zusammenarbeiten.“
Wie hat De Friesland das neue soziale Intranet in der von Microsoft betriebenen Organisation innerhalb von vier Wochen implementiert? Was haben sie daraus gelernt? Und welche Pläne gibt es, um die organisatorischen Ziele für 2020 zu erreichen? Das können Sie in Teil 2 des Falls nachlesen.
