Qvision heeft bij Woonstichting De Key easyMatch Short Stay mogen implementeren. Een systeem dat veel (handmatige) handelingen heeft geautomatiseerd. Maar er is meer! Qvision sprak met Warner Thijssen, accountmanager studentenhuisvesting over de voordelen van easyMatch Short Stay.
Vroeger
Voorheen werd een kamer per kandidaat, per faculteit handmatig toegewezen. De administratieve bijkomstigheden verliepen ook allemaal handmatig, dit zorgde voor een hoop extra werk tijdens de piekmomenten. Daarnaast konden studenten niet hun eigen kamer kiezen. De student kreeg een kamer toegewezen en kende verder geen details over deze woning. Je kunt je voorstellen dat dit een hoge werkdruk met zich mee bracht. Dit proces kon efficiënter!
Short Stay
De belangrijkste doelgroep voor Woonstichting De Key zijn starters op de woningmarkt, dus voornamelijk jongeren en studenten. easyMatch Short Stay is op die laatste groep aangepast.
Short Stay kenmerkt zich, zoals de naam al doet vermoeden, door het feit dat huurders kort verblijven. De duur van het verblijf is 5, 10 of maximaal 12 maanden, waardoor woningen dus meerdere malen per jaar worden verhuurd (mutatiegraad 200%). Er zijn op jaarbasis een aantal piekmomenten, momenten waarop huidige bewoners hun woning verlaten waarna vrijwel direct een woning weer wordt bewoond door een nieuwe student. De studenten die via het Short Stay systeem aan een woning komen zijn van buitenlandse afkomst. Via de onderwijsinstelling komt de student bij De Key, easyMatch Short Stay doet de rest.
Er waren een drietal eisen waaraan easyMatch Short Stay moesten voldoen. Allereerst de mogelijkheid om digitaal een contract te ondertekenen. Ten tweede de mogelijkheid om een student een eigen kamer te laten kiezen en tot slot moest de huur direct online kunnen worden betaald. De implementatie van deze drie verzoeken in easyMatch Short Stay hebben ervoor gezorgd dat de work-load is gedaald met 40% tot 50%.
“DANKZIJ DE EASYMATCH SHORT STAY IMPLEMENTATIE IS DE WORK LOAD GEDAALD MET 40% TOT 50%”
Woonstichting De Key biedt drie type woningen aan: zelfstandige woningen, onzelfstandige eenheden en de zogenaamde shared rooms. Het eerste type is een woning voorzien van keuken en badkamer, het tweede type is een woning waarbij badkamer en/of keuken moeten worden gedeeld. En het laatste type is een woning die je deelt met iemand anders. Bij dit kamertype wordt bij de toewijzing rekening gehouden met het geslacht. Alle woningen zijn gemeubileerd en gestoffeerd.
Wensen
Het systeem is custom made voor Woonstichting De Key. Er zijn dan ook een aantal persoonlijke verzoeken in verwerkt om efficiëntie te bevorderen. Voor de shared rooms is het systeem zo ingericht dat zodra een dame zich heeft ingeschreven op de “ene helft” van de woning, er automatisch geen heren meer kunnen reageren op de “andere helft” van de woning, en vicea versa.
De verschillende faculteiten van de onderwijsinstelling hebben een X aantal kamers ter beschikking, dit wordt een quotum genoemd. Dit houdt in dat een faculteit niet meer studenten kan huisvesten dan de hoogte van het quotum. Wanneer deze situatie zich voordoet, komen studenten op een wachtlijst te staan. easyMatch Short Stay maakt het mogelijk om het woningbezit per faculteit inzichtelijk te maken. Wanneer er woningen leegstaan, is de faculteit hier verantwoordelijk voor. Dankzij deze implementatie kan Woonstichting De Key hier goed zicht op houden.
Het is ook mogelijk om als faculteit te sturen op een bepaalde locatie om zodoende kandidaten te koppelen aan bepaalde complexen/eenheden. Vanuit Woonstichting De Key is het ook mogelijk een huurder direct te koppelen aan een woning, en is het mogelijk om leeftijd de rol te laten spelen bij het toewijzen van een eenheid.
Tot slot is het voor de Key mogelijk in verband met bijvoorbeeld een renovatieproject (een deel) van een complex tijdelijk niet te verhuren.
