Was kann Social?
Neugierig, wie das Social Intranet – Embrace Social – Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer täglichen Arbeiten unterstützt? Untenstehend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen.
Mit der Microsoft 365-Integration machen Sie aus Social einen Ort, an dem Sie alle für Sie relevanten Office-Dokumente, Vereinbarungen, E-Mails, Team-Gespräche und Profile finden.
Da Embrace Social als ein digitales Arbeitsplatzportal fungiert, haben Sie nach einmaliger Anmeldung (SSO) direktZugang zu Kollegen, Gruppen, Dokumenten und all Ihren Arbeitsanwendungen.
Es ist möglich, Social zahlreiche Integrationen hinzuzufügen. Denken Sie hier beispielsweise an TOPdesk, MY-LEX, iProva und viele mehr. Dadurch können diese Anwendungen direkt innerhalb des Intranets benutzt werden.
Die persönliche Zeitlinie zeigt relevante Berichte, die von Ihnen und von Ihren Kollegen gepostet wurden. Dies können Berichte sein, die sich an das gesamte Unternehmen richten, aber auch Berichte in Gruppen, deren Mitglied Sie sind.
Die Startseite kann nach Belieben mit Widgets eingerichtet werden. Ein Widget ist eine Mini-Anwendung mit einer eingeschränkten Funktionalität, die Ihnen schnellen Zugang zu wichtigen Informationen bietet. Das Social Intranet von Embrace bietet Benutzern mehr als 25 Anwendungen zur persönlichen Gestaltung des Dashboards.
Sorgen Sie für ein aussagekräftige Profil. Dadurch wissen Ihre Kollegen genau, wer Sie sind und was Sie können. Außerdem sind Sie auf diese Weise mithilfe bestimmter Suchworte über die Embrace-Suchfunktion zu finden.
Alle Neuigkeiten zum Unternehmen finden Sie an einer zentralen Stelle. Bestimmen Sie als Unternehmen selbst, wie auffällig und wo das Feld “Neuigkeiten” angezeigt wird. Benutzer können selbst einstellen, für welche (Unternehmens-)Neuigkeiten sie sich an- bzw. abmelden. Dies geschieht anhand von Tags und Filtern.
Der Abschnitt „Wissen und Regeln” bietet eine Übersicht verschiedener Themen und Aspekte die für das Unternehmen wichtig sind. Mitarbeiter erhalten dank der logischen Struktur oder der „A bis Z”-Übersicht schnell die gewünschten Informationen.
Den Kalender finden Sie auf der persönlichen Startseite. Er bietet eine übersichtliche Darstellung der ankommenden Veranstaltungen. Die Kalenderpunkte können über das Content-System hinzugefügt werden. Die Veranstaltungsmodule bieten noch mehr Möglichkeiten: Sie können dadurch einstellen, wie viele Personen teilnehmen können, Wartelisten erstellen, überwachen und aktiv Informationen an die Teilnehmer weitergeben.
Erhalten Sie wöchentlich (oder täglich) eine E-Mail mit der Zusammenfassung von verpassten Gesprächen, Chats, Aufgaben und eine Top 3 der beliebtesten Meldungen. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand.
Sie möchten als Verwalter gerne wissen, wie das Intranet genutzt wird? Das erfahren Sie über die Social-Analytics-Funktion. Mit dieser sehen Sie sofort, welche Funktionen beliebt sind und welche noch verbessert werden können. Kombinieren Sie außerdem Google Analytics, Matomo und PowerBI.
Innerhalb dieser Gruppen ist es möglich, Dokumente und Dateien hochzuladen. Auf diese Weise hat jeder Gruppenteilnehmer Zugang zur neuesten Version eines bestimmten Dokuments, das direkt in Word oder Word Online geöffnet werden kann. In Embrace können Sie sich die Datei auch mithilfe der praktischen Vorschau-Funktion anzeigen lassen.
Innerhalb von Gruppen besteht die Möglichkeit eine „Page” zu erstellen. Auch innerhalb einer solchen „Page” können Sie einfach zusammenarbeiten, beispielsweise an einer Präsentation. Mit dem WYSIWYG-Editor sehen Sie direkt, wie diese aussehen wird und dank der Versionsverwaltung sehen Sie schnell, welche Anpassungen ausgeführt wurden.
Mithilfe des „Planners” – ebenfalls eine Funktion einer „Gruppe” – können Sie für alle Gruppenteilnehmer Termine planen, Aufgaben erstellen oder bestimmte Ziele festlegen.
Innerhalb von Embrace suchen und finden Sie ganz einfach Daten, Berichte, Kollegen und Dokumente. Außerdem können Dokumente mit einem bestimmten Suchbegriff im Titel oder im Inhalt gefunden werden.
Im Intranet sollten Sie natürlich wissen, mit wem Sie kommunizieren. Mithilfe der Gesichtsbibliothek können Sie die von Ihnen gesuchten Kollegen schnell finden. Suchen Sie beispielsweise nach Namen, Funktion, Telefonnummer und Wissen. Und selbstverständlich sind auch Sie selbst auf diese Weise einfach zu finden.
Informationen, die Sie während Ihres Arbeitstages brauchen, befinden sich zunehmend verstreut an mehreren Standorten. Mit der „Enterprise Search”-Funktion können Sie diese zentral von Ihrem persönlichen Dashboard aus suchen. Damit suchen Siedirekt in untergeordneten Systemen, wie Microsoft 365 (SharePoint), TOPdesk und iProva.
Mit dem Seitenbalken navigieren Sie rasend schnell zu Ihrem eigenen Profil, zu Gruppen, an denen Sie teilnehmen, Kollegen oder Aufgaben. Außerdem wird Ihnen hier angezeigt, wenn ein für Sie relevanter Bericht gepostet wurde.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn irgendwo im Social Intranet ein für Sie relevanter Bericht erscheint. Dies können Berichte innerhalb des Feeds sein, Berichte in Gruppen oder die Benachrichtigung über die Veröffentlichung neuer Informationen.
Möchten Sie mit einem Kollegen oder einer bestimmten Kollegengruppe Informationen teilen oder handelt es sich um Informationen, die nicht für alle Gruppenteilnehmer bestimmt oder relevant sind, können Sie die Chatfunktion nutzen.
Zum Delegieren von Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens nutzen Sie das Social Task Management. Hiermit können Sie Kollegen Aufgaben zuweisen. Diese übernehmen auf diese Weise die Verantwortung für das Angehen, Überwachen und Abschließen dieser Aufgaben.
Vermitteln Sie neben Informationen über Personen auch Informationen über Unternemen, Standorte und Abteilungen. Ins Telefonbuch können Sie Informationen wie eine Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und eine Beschreibung aufnehmen.
Über den Seitenbalken ist es möglich, verschiedene Anwendungen zu öffnen. Auf diese Weise erhalten Sie direkt über Ihre persönliche Startseite mit einem Klick Zugang zu den Anwendungen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Social ist in mehreren Sprachen zu benutzen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die internationale Kooperation. Wir unterstützen die folgenden Sprachen: Niederländisch, Deutsch, Englisch, Französisch und Schwedisch.
Social muss für alle zugänglich sein. Indem wir kontinuierlich WCAG-Audits durchführen lassen, gewährleisten wir, dass die neuesten WCAG-Richtlinien erfüllt werden.
Da Sie Social sowohl über Ihren Computer als auch über ein Tablet oder auf Ihrem Smartphone (beispielsweise über die App) öffnen können, haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zum Social Intranet. Ihre Kollegen und Dokumente sind dadurch immer in der Nähe.
Wir sind für Gleichberechtigung, aber nicht innerhalb des Intranets. Verschiedene Benutzergruppen haben in Social verschiedene Rechte. Der Plattformverwalter oder der Community Manager die meisten, der Gastbenutzer die wenigsten.
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Was kann das Portal?
Embrace Portals bietet Kunden die Möglichkeit, Angelegenheiten über die Website selbst zu bearbeiten und direkte Einsicht in Daten, Transaktionen und frühere Kontaktmomente. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen.
Da der Kunde innerhalb des Portals erkannt wird, sind ihm bestimmte Informationen noch schneller zugänglich. Die gesamte Umgebung ist zu dem Zeitpunkt auf den Kunden abgestimmt.
Innerhalb des Kundenportals sind alle angezeigten Informationen auf die Kundensituation abgestimmt. Dies beeinflusst unter anderem die Antworten bei den Häufig gestellten Fragen, aber auch das Einreichen einer Anfrage.
Jeder Kunde verfügt über eine Funktion „Meine Umgebung”. Hier sind persönliche Daten, Vertrags- und Finanzdaten einsehbar. Dies ist mit anderen Worten die persönliche Startseite des Kunden.
Das Kundenportal ist vollständig in die Website des Unternehmens integriert. Dadurch merkt der Besucher keinen Unterschied zwischen Website und Portal.
Mithilfe von Widgets ist es möglich, das Kundenportal individuell einzurichten. Mithilfe des Plug-and-Play-Systems ist die Gestaltung der verschiedenen Seiten ganz einfach. Denken Sie beispielsweise an Häufig Gestellte Fragen oben auf der Seite und relevante Links an der Seite.
Innerhalb von Portals arbeiten Sie mit der Datenbank. Darin befinden sich Antworten auf häufig gestellte Fragen. Die standardmäßige Datenbank ist bereits sehr umfangreich, kann jedoch sogar unternehmensspezifisch angepasst oder erweitert werden.
In der Datenbank befindet sich eine umfangreiche Synonymliste. Sollte ein Kunde eine Frage stellen, in der er anstatt nach „Fensterscheibe” nach „Fenster” sucht, werden trotzdem alle relevanten Antworten angezeigt.
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Übersichtlicher Kundenkontakt
Mit Embrace Customers schaffen Sie Übersicht in den Kundenkontakt mit Mietern. An einem Ort finden Sie alle relevanten Kundendaten und initiieren Ihre nächsten Schritte.
Alle Kundeninteraktionen werden in einer übersichtlichen Zeitleiste auf der Kundenkarte angezeigt. Beispielsweise eine Änderung im ERP-System, die Erstellung eines Kontos im Kundenportal oder eine telefonische Anfrage.
Eine Meldung ist eine Warnung, die mit der Kundenkarte verknüpft wird. Dadurch weiß der Kundenkontaktmitarbeiter direkt, was in Bezug auf einen Kunden oder Mieter wichtig ist.
Teilen Sie auf Basis des Kundenkontakts den Mitarbeitern der ersten oder zweiten Stufe Aufgaben zu. Außerdem können einer Abteilung bestimmte Aufgaben zugewiesen werden.
Mit einem übersichtlichen Fragenbaum unter einer Häufig gestellten Frage (FAQ) ist es für den Kunden möglich, innerhalb weniger Klicks die richtige Antwort zu erhalten.
Der Mitarbeiter kann der Kundenkarte ein weiteres Feld oder mehrere Felder hinzufügen, beispielsweise einen Deeplink zu einem ERP-System.
Für manche Wohnungsmängel ist ein Servicefonds erforderlich. Mit Customers erhalten Sie direkt Einsicht, ob ein Mangel in den Rahmen des Servicefonds fällt oder nicht und ob der Kunde Teilnehmer des Servicefonds ist.
Der Mitarbeiter kann bei der Frage oder der Anfrage des Kunden direkt sehen, welcher Fachmann, welches Reparaturunternehmen und somit welcher Lieferant für diese Situation am besten geeignet ist. Die anschließende Weiterleitung ist sehr einfach.
Natürlich möchten Sie die digitale Dienstleistung Ihres Unternehmens überwachen können. Dank eindeutiger Berichte erhalten Sie mit Power BI Einsicht in Informationen. Dadurch können Folgemaßnahmen adäquat begründet initiiert werden.
Mit dem Selbstbedienungs-Szenario-Designer können verschiedene Szenarien für den Kunden ganz einfach entworfen werden. Denken Sie beispielsweise an das Einreichen eines Reparaturauftrags oder die Kündigung einer Wohnung.
Es ist möglich, Häufig gestellte Fragen (FAQ) mit Antworten zu verknüpfen, die für eine bestimmte Zielgruppe relevant sind. Dadurch sind diese Antworten auf die spezifische Kundensituation abgestimmt.
Dank Smart Labels ist es möglich, Begriffe an einem Ort zu verwalten. Treten diese Begriffe an mehreren Orten innerhalb der Datenbank auf, werden diese automatisch an jedem Ort angeglichen.
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Was kann Housing?
Neugierig, wie das Wohnraumverteilungssystem – Embrace Housing – bei einer schnelleren Vermietung von Wohnungen unterstützt? Untenstehend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen.
Bei den automatischen Wohnungsangeboten wird eine Wohnung dem ersten Wohnungssuchenden auf der Liste angeboten. Lehnt dieser die Wohnung an, wird diese automatisch dem nächsten Wohnungssuchenden auf der Liste angeboten. Weniger manuelle Arbeit für den Wohnungsberater.
Bei der Verteilung von Wohnungen sind alle bekannten Verteilungsmodelle verfügbar. Je nach Wohnungstyp, „Beliebtheit” der Wohnung und Ergebnissen aus der Vergangenheit (bestehende Daten) wird ein bestimmtes Model empfohlen. So erreichen Sie für jede Wohnung schnell die richtige Zielgruppe.
Nachdem eine Liste mit interessierten Wohnungssuchenden zusammengestellt wurde, stehen dem Wohnungsberater verschiedene Tools zur Vermietung zur Verfügung. Beispiele dafür sind Gruppenbesichtigungen, Mehrfach-Angebote, Interessenskalkulation, Gruppenangebote und vieles mehr.
Der Wohnungssuchende kann größtenteils selbst agieren. Er erstellt ein Konto. Auf Basis seiner Daten und Präferenzen wird ihm anschließend in einer personalisierten Umgebung das Wohnungsangebot angezeigt. Die geeigneteste Wohnung steht an erster Stelle.
Mit dem Komplexmodul ist es möglich, Anzeigen und Reaktionen nach Komplex oder auf Clusterebene zu sammeln. Dies eignet sich beispielsweise besonders bei einem Neubauprojekt. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, für jede Wohnung eine einzelne Anzeige zu erstellen.
Es ist möglich, die Korrespondenz zwischen der Wohnungskooperation oder Dachorganisation und dem Wohnungssuchenden zu automatisieren. Berichte werden effizient generiert. Auf Wunsch können Sie dem Bericht Anlagen hinzufügen und es besteht die Möglichkeit, neue, zusammengefügte Felder zu erstellen.
Mit dem Wohnraumverteilungssystem von Embrace Housing können nur Wohnungssuchende reagieren, die Anspruch haben auf und in Betracht kommen für eine bestimmte Wohnung. Dies geschieht in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
An erster Stelle der Liste der Wohnungssuchenden steht der Kandidat, der den größten Anspruch auf die Wohnung hat. Dabei werden u. a. der Anmeldezeitpunkt die medizinische Dringlichkeit und die Dringlichkeit der Beherbergung berücksichtigt. Ausgeschlossene Wohnungssuchende werden nicht berücksichtigt.
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Was kann das Programm?
Mit unseren Produkten – Portals, Customers, Housing und Workspace – bieten wir Wohnungskooperationen eine Gesamtlösung für ihre digitale Dienstleistung. Die wichtigsten Funktionen:
Das Mieterportal ist vollständig in die Website der Wohnungskooperation integriert. Dadurch merkt der Mieter keinen Unterschied zwischen der Website und dem Portal.
Nachdem der Kunde eine Anfrage oder eine einen Antrag gestellt hat, ist der Status dieser Anfrage oder dieses Antrags mithilfe des Track-and-Trace-Systems kontinuierlich einsehbar. Diese Informationen werden auf einer übersichtlichen Zeitleiste präsentiert.
Der Kunde wird innerhalb des Portals erkannt. Dadurch ist die gesamte Umgebung auf den Kunden abgestimmt und bestimmte Daten sind noch schneller zugänglich.
Mit dem Selbstbedienungs-Szenario-Designer ist es möglich, für den Mieter verschiedene Szenarien ganz einfach zu entwerfen. Denken Sie beispielsweise an den Prozess in Bezug auf die Einreichung eines Reparaturauftrags oder die Kündigung der Wohnung.
In das Online-Mieter-Portal ist eine Chatfunktion integriert. Fragen, die der Mieter hier stellt, werden zunächst auf Basis der integrierten Datenbank beantwortet. Sollte diese „Standard”-Antwort die Frage nicht ausreichend beantworten, wird automatisch zu einem Mitarbeiter der Kundenkontaktzentrale weitergeleitet.
Die Kundenkarte vermittelt dem Mitarbeiter auf einen Blick ein umfassendes Bild des Mieters. Hier finden Sie neben sämtlichen Kundeninteraktionen auch die Kundendaten, die verschiedenen Verträge, Finanzdaten und Mitteilungen in Bezug auf den Mieter.
Alle Kundeninteraktionen werden in einer übersichtlichen Zeitleiste auf der Kundenkarte angegeben. Egal, ob es sich um eine Änderung im ERP-System, den Versand eines Poststücks über DMW, die Erstellung eines Kontos im Kundenportal oder eine telefonische Anfrage handelt, alles wird auf der Zeitleiste angezeigt.
Indem geschäftsorientiert gearbeitet wird, können sowohl der Mieter als auch der Mitarbeiter einsehen, welche Prozessschritte noch gesetzt werden müssen und wie viel Zeit, diese vermutlich in Anspruch nehmen. Außerdem ist es möglich, bestimmte Fragen oder Anträge für bestimmte Personen innerhalb der Wohnungskooperation zu deaktivieren.
Dank der Embrace-Datenbank ist es kinderleicht, Mieterfragen zu beantworten. Mitarbeiter der Kundenkontaktzentrale werden mithilfe von Vorschlägen direkt aus der Datenbank unterstützt. Auch die Antworten im Mieterportal werden dieser Datenbank entnommen.
Housing gibt bei einer Anzeige an, ob diese die Qualitätsansprüche erfüllt. Je besser die Qualität einer Anzeige, desto besser können Wohnungssuchende einschätzen, ob eine Wohnung zu ihnen passt oder ihren Kriterien entspricht. Dies fördert einen schnellen Durchsatz.
Wählen Sie datenbasiert das am besten geeignete Verteilungsmodell. Housing erkennt Muster (Machine Learning) aufgrund der Auswahl, die hinsichtlich der Verteilung von Mietwohnungen getroffen wird. Wählen Sie beispielsweise die „Direktvermittlung”, wenn eine Wohnung weniger gefragt ist.
Die Aufgaben für Wohnungsberater werden automatisch priorisiert. Dadurch wissen diese direkt, was zuerst erledigt werden muss. Müssen beispielsweise Anzeigen für zwei Wohnungen erstellt werden, steht die Wohnung mit dem höchsten Mietpreis an erster Stelle.
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