Skip to content

Was kann Workspace?

Neugierig, wie das Social Intranet – Embrace Workspace – Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer täglichen Arbeiten unterstützt? Untenstehend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen.

Der Start in Ihren Arbeitstag

Persönliche Startseite

Auf der Startseite beginnen Sie Ihren Arbeitstag. Die Zeitlinie zeigt all Ihre Berichte oder die Ihrer Kollegen, Mit diversen Widgets vervollständigen Sie Ihre Startseite und kreieren ein eigenes digitales Arbeitsplatzportal.

Embrace-Workspace-Wat kan het allemaal-02

In Gruppen zusammenarbeiten

Abstimmen, teilen und bearbeiten

Die Zusammenarbeit mithilfe von Embrace geschieht insbesondere in „Gruppen". Denken Sie beispielsweise an Gruppen für Abteilungen, für spezifische Projekte oder mit einem sozialen Charakter. Lassen Sie auch Personen außerhalb des Unternehmens daran teilnehmen, indem Sie sie als Gastbenutzer einladen.

Immer und überall zugänglich

Die Embrace-App

Mit der Embrace-App haben Sie immer und jederzeit Zugang zu Workspace. Wo Sie auch sind, Sie können immer mit Kollegen zusammenarbeiten, Dokumente nutzen und Wissen teilen.

One-Stop-Shop

Microsoft 365

Mit der Microsoft 365-Integration machen Sie aus Workspace einen Ort, an dem Sie alle für Sie relevanten Office-Dokumente, Vereinbarungen, E-Mails, Team-Gespräche und Profile finden.  

Digitales Arbeitsplatzportal

Da Embrace Workspace als ein digitales Arbeitsplatzportal fungiert, haben Sie nach einmaliger Anmeldung (SSO) direktZugang zu Kollegen, Gruppen, Dokumenten und all Ihren Arbeitsanwendungen.   

Viele Integrationen

Es ist möglich, Workspace zahlreiche Integrationen hinzuzufügen. Denken Sie hier beispielsweise an TOPdesk, MY-LEXiProva und viele mehr. Dadurch können diese Anwendungen direkt innerhalb des Intranets benutzt werden. 

Jetzt wird's persönlich

Persönliche Zeitlinie

Die persönliche Zeitlinie zeigt relevante Berichte, die von Ihnen und von Ihren Kollegen gepostet wurden. Dies können Berichte sein, die sich an das gesamte Unternehmen richten, aber auch Berichte in Gruppen, deren Mitglied Sie sind.

Dashboard

Die Startseite kann nach Belieben mit Widgets eingerichtet werden. Ein Widget ist eine Mini-Anwendung mit einer eingeschränkten Funktionalität, die Ihnen schnellen Zugang zu wichtigen Informationen bietet. Das Social Intranet von Embrace bietet Benutzern mehr als 25 Anwendungen zur persönlichen Gestaltung des Dashboards.

Profil

Sorgen Sie für ein aussagekräftige Profil. Dadurch wissen Ihre Kollegen genau, wer Sie sind und was Sie können. Außerdem sind Sie auf diese Weise mithilfe bestimmter Suchworte über die Embrace-Suchfunktion zu finden.

Immer informiert

Neuigkeiten

Alle Neuigkeiten zum Unternehmen finden Sie an einer zentralen Stelle. Bestimmen Sie als Unternehmen selbst, wie auffällig und wo das Feld “Neuigkeiten” angezeigt wird. Benutzer können selbst einstellen, für welche (Unternehmens-)Neuigkeiten sie sich an- bzw. abmelden. Dies geschieht anhand von Tags und Filtern.

Wissen und Regeln

Der Abschnitt „Wissen und Regeln” bietet eine Übersicht verschiedener Themen und Aspekte die für das Unternehmen wichtig sind. Mitarbeiter erhalten dank der logischen Struktur oder der „A bis Z”-Übersicht schnell die gewünschten Informationen.

Kalender

Den Kalender finden Sie auf der persönlichen Startseite. Er bietet eine übersichtliche Darstellung der ankommenden Veranstaltungen. Die Kalenderpunkte können über das Content-System hinzugefügt werden. Die Veranstaltungsmodule bieten noch mehr Möglichkeiten: Sie können dadurch einstellen, wie viele Personen teilnehmen können, Wartelisten erstellen, überwachen und aktiv Informationen an die Teilnehmer weitergeben.

Zusammenfassungen

Erhalten Sie wöchentlich (oder täglich) eine E-Mail mit der Zusammenfassung von verpassten Gesprächen, Chats, Aufgaben und eine Top 3 der beliebtesten Meldungen. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand.

Social Analytics

Sie möchten als Verwalter gerne wissen, wie das Intranet genutzt wird? Das erfahren Sie über die Social-Analytics-Funktion. Mit dieser sehen Sie sofort, welche Funktionen beliebt sind und welche noch verbessert werden können. Kombinieren Sie außerdem Google Analytics, Matomo und PowerBI.

Gemeinsam arbeitet man besser

Dokumente

Innerhalb dieser Gruppen ist es möglich, Dokumente und Dateien hochzuladen. Auf diese Weise hat jeder Gruppenteilnehmer Zugang zur neuesten Version eines bestimmten Dokuments, das direkt in Word oder Word Online geöffnet werden kann. In Embrace können Sie sich die Datei auch mithilfe der praktischen Vorschau-Funktion anzeigen lassen.

Pages und Versionsverwaltung

Innerhalb von Gruppen besteht die Möglichkeit eine „Page” zu erstellen. Auch innerhalb einer solchen „Page” können Sie einfach zusammenarbeiten, beispielsweise an einer Präsentation. Mit dem WYSIWYG-Editor sehen Sie direkt, wie diese aussehen wird und dank der Versionsverwaltung sehen Sie schnell, welche Anpassungen ausgeführt wurden.

Planner

Mithilfe des „Planners” – ebenfalls eine Funktion einer „Gruppe” – können Sie für alle Gruppenteilnehmer Termine planen, Aufgaben erstellen oder bestimmte Ziele festlegen.

Suchen = Finden​

Suchen

Innerhalb von Embrace suchen und finden Sie ganz einfach Daten, Berichte, Kollegen und Dokumente. Außerdem können Dokumente mit einem bestimmten Suchbegriff im Titel oder im Inhalt gefunden werden.

Gesichtsbibliothek

Im Intranet sollten Sie natürlich wissen, mit wem Sie kommunizieren. Mithilfe der Gesichtsbibliothek können Sie die von Ihnen gesuchten Kollegen schnell finden. Suchen Sie beispielsweise nach Namen, Funktion, Telefonnummer und Wissen. Und selbstverständlich sind auch Sie selbst auf diese Weise einfach zu finden.

Enterprise Search

Informationen, die Sie während Ihres Arbeitstages brauchen, befinden sich zunehmend verstreut an mehreren Standorten. Mit der „Enterprise Search”-Funktion können Sie diese zentral von Ihrem persönlichen Dashboard aus suchenDamit suchen Siedirekt in untergeordneten Systemen, wie Microsoft 365 (SharePoint), TOPdesk und iProva. 

Navigation über den Seitenbalken

Seitenbalken

Mit dem Seitenbalken navigieren Sie rasend schnell zu Ihrem eigenen Profil, zu Gruppen, an denen Sie teilnehmen, Kollegen oder Aufgaben. Außerdem wird Ihnen hier angezeigt, wenn ein für Sie relevanter Bericht gepostet wurde.

Benachrichtigung

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn irgendwo im Social Intranet ein für Sie relevanter Bericht erscheint. Dies können Berichte innerhalb des Feeds sein, Berichte in Gruppen oder die Benachrichtigung über die Veröffentlichung neuer Informationen.

Chatfunktion

Möchten Sie mit einem Kollegen oder einer bestimmten Kollegengruppe Informationen teilen oder handelt es sich um Informationen, die nicht für alle Gruppenteilnehmer bestimmt oder relevant sind, können Sie die Chatfunktion nutzen. 

Social Task Management

Zum Delegieren von Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens nutzen Sie das Social Task Management. Hiermit können Sie Kollegen Aufgaben zuweisen. Diese übernehmen auf diese Weise die Verantwortung für das Angehen, Überwachen und Abschließen dieser Aufgaben.

Telefonbuch

Vermitteln Sie neben Informationen über Personen auch Informationen über Unternemen, Standorte und Abteilungen. Ins Telefonbuch können Sie Informationen wie eine Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und eine Beschreibung aufnehmen. 

Anwendungen

Über den Seitenbalken ist es möglich, verschiedene Anwendungen zu öffnen. Auf diese Weise erhalten Sie direkt über Ihre persönliche Startseite mit einem Klick Zugang zu den Anwendungen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. 

Immer zugänglich

Mehrsprachig

Workspace ist in mehreren Sprachen zu benutzen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die internationale Kooperation. Wir unterstützen die folgenden Sprachen: Niederländisch, Deutsch, Englisch, Französisch und Schwedisch.

WCAG-Richtlinien

Workspace muss für alle zugänglich sein. Indem wir kontinuierlich WCAG-Audits durchführen lassen, gewährleisten wir, dass die neuesten WCAG-Richtlinien erfüllt werden. 

Mobil

Da Sie Workspace sowohl über Ihren Computer als auch über ein Tablet oder auf Ihrem Smartphone (beispielsweise über die App) öffnen können, haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zum Social Intranet. Ihre Kollegen und Dokumente sind dadurch immer in der Nähe. 

Effektive Verwaltung

Verschiedene Zugriffsrechte

Wir sind für Gleichberechtigung, aber nicht innerhalb des Intranets. Verschiedene Benutzergruppen haben in Workspace verschiedene Rechte. Der Plattformverwalter oder der Community Manager die meisten, der Gastbenutzer die wenigsten.

Sie möchten die Leistungsfähigkeit von Embrace Workspace selbst erleben?

Fordern Sie unverbindlich eine Demo an