Een voorproefje: een actiever management, de specialisten betrekken en ‘mobiele’ beroepen aanhaken waren de grootste vraagstukken.
Enorme boost en intranet als portaal
Hoe gaat het met het gebruik van het social intranet bij ziekenhuizen? Corona heeft veel van de ziekenhuizen gevraagd in de afgelopen twee jaar. Qua inzet van digitale communicatie tools heeft het echter ook wat gebracht.
Al is het alleen maar door de enorme ‘boost’ die het heeft gegeven aan het gebruik van het intranet. Intensivecareafdelingen ontdekten bijvoorbeeld dat het ontzettend nuttig kan zijn voor het uitwisselen van praktische informatie. Daardoor is het gebruik van het intranet enorm toegenomen bij bijna alle ziekenhuizen.
We zien steeds meer ziekenhuizen de stap naar de digitale werkplek maken met het intranet als het digitaal werkplekportaal. Applicaties worden op één plek ontsloten en met het gebruik van MS365 met Teams is de deur naar ‘de cloud’ ook opengezet.
Naast het (soms noodgedwongen) intern samenwerken wordt ook steeds meer met de buitenwereld online contact gelegd. Steeds vaker worden ook externen toegelaten. Het gaat dan meestal om specifieke groepen zoals vrijwilligers, huisartsen en zorginstellingen in de omgeving. Een vrijwilliger is tegenwoordig ook steeds meer een vast onderdeel van het ziekenhuis en daarmee ook bijna een ‘gewone medewerker’.
Het interactieve spreekuur
En er valt ook nog heel veel te leren van en met elkaar. Omdat twaalf specialisten zeker meer weten dan één gaan we met elkaar in gesprek. We hebben er een paar onderwerpen uitgelicht.
Hoe krijgen je het (hogere) management actiever, zodat zij een voorbeeldrol pakken?
“Hoe zorgen we dat we meer dialoog in de organisatie krijgen en dat het management hier ook actief in deelneemt? We moeten veel voorkauwen. Ze hebben een weinig actieve rol. Ze loggen niet in, reageren niet, plaatsen niet. Het gaat vooral het hoger management, want de afdelingsmanagers weten hun weg naar de gesloten groepen wel te vinden. Ze gebruiken deze bijvoorbeeld om samen te werken binnen hun eigen afdeling of team.”
Adviezen en aanvullingen van de deelnemers:
- Zoek het eerst offline. Om online met elkaar in gesprek te gaan moet je elkaar misschien eerst (her)kennen. Ga een keer met een manager fysiek op pad om kennis te maken en verhalen te delen.
- Laat het (hoger) management regelmatig een blog schrijven. Bij een van de ziekenhuizen schrijft de Raad van Bestuur altijd een blog. Hoe goed de blog wordt gelezen en wordt gereageerd is afhankelijk van het onderwerp.
- Hou medewerkersbijeenkomsten per video. Niet bij iedere video komt een discussie op gang, maar soms komen er opeens reacties en ontstaan onderlinge discussies, bijvoorbeeld over het parkeerbeleid. Ze lezen het blijkbaar wel.
- Focus op groepen die al wél actief zijn. Als een afdelingsmanager er voor gaat, dan gaat iedereen er voor. Goed voorbeeld doet goed volgen.
Sinds de coronauitbraak is het gebruik van het intranet enorm toegenomen.
Hoe verleiden we de dokters tot meer zichtbaarheid en interactie?
“Onze artsen klagen over te drukke tijdslijnen en vinden dat te veel informatie. Daarom zijn ze niet zo enthousiast. Hoe is dat in andere ziekenhuizen?” In veel ziekenhuizen zijn artsen net als management een uitdagende groep om actief te krijgen, want ze zitten niet te wachten op weer een “popi-platform”. Daardoor gebruikt slechts een klein aantal van deze professionals het intranet op hun werk. De vraag werd dan ook alom herkend.
Adviezen en aanvullingen van de deelnemers:
- Begin een charmeoffensief en ga naar dokters toe om ze te laten zien hoe het werkt.
- Benoem ambassadeurs. Wat helpt is als een paar enthousiaste artsen als ambassadeurs interessante content delen, bijvoorbeeld vakkennis.
- Maak gebruik van taggen. Communitymanagers en ambassadeurs kunnen handige en interessante content zichtbaarder maken door deze te taggen. Zo kunnen artsen die op zoek zijn naar bepaalde informatie makkelijker vinden wat ze nodig hebben.
- Raak de gevoelige snaar. Zo heeft een van de ziekenhuizen een groep ‘Complimentjes’. Als die binnenkomen worden de betreffende specialisten getagd. Dat vinden ze erg leuk.
- Pas op met verplichte groepen en niet-relevante informatie. De verplichte groep is vaak een doorn in het oog, zeker als hier regelmatig een verloren stethoscoop wordt gemeld. Hierdoor krijgen ze al gauw het gevoel overvoerd te worden met nonsens.
- Scheid nice-to-know van need-to-know. Dat doe je door bijvoorbeeld calamiteiten en storingen niet op de tijdlijn delen maar op een andere manier, bijvoorbeeld via een aparte nieuws- of kalenderwidget op de homepage. Ook kun je met een aparte groep werken voor facilitaire zaken als parkeerlampen en spinnenwebben.
- Blijf relativeren. Nice-to-know informatie is smeerolie in de organisatie. Moet je die nu gaan opheffen? “Gelijkgerichtheid staat bij ons ziekenhuis in de strategie”, vult een deelnemer aan. “Die is ooit ontstaan om te zorgen dat artsen zich niet in aparte positie plaatsen.” En soms heelt tijd de wonden: “We zitten sinds 2015 bij Embrace en wij horen inmiddels niemand meer klagen.”
Hoe kunnen we de participatie vergroten van de “mobiele” beroepen die minder vaak achter de pc zitten, zoals verpleegkundigen?
De werkdruk in de zorg is hoog. Veel medewerkers zitten weinig op een vaste werkplek. De urgentie om naar het intranet te gaan is minder groot.
Advies is om ook voor deze groep niet te snel naar mail en andere kanalen te grijpen. “Laat het personeelsfeest en dat soort dingen alleen via het platform gaan”, oppert een van de deelnemers.
De app of mobiele website biedt voor deze groep mogelijk een uitkomst. Hoewel er niet altijd voorkeur bestaat om buiten werktijd ook met hun werk bezig te zijn, biedt het toch een extra mogelijkheid voor deze groep om op laagdrempelige manier op de hoogte te blijven van belangrijk nieuws en in contact te blijven met hun directe en indirecte collega’s.
Het hoeft niet perfect; dat een intranet dialoog oproept, over wat voor een onderwerp dan ook, is al waardevol.
Een feest van herkenning
Zo blijkt maar weer dat de negen ziekenhuizen van de zestien die Embrace rijk is veel herkenbare vraagstukken hebben en dat we samen tot oplossingen komen of dat relativering of een lange adem soms ook helpt. Het hoeft niet perfect; dat een intranet dialoog oproept, over wat voor een onderwerp dan ook, is al waardevol.
Wij gaan dit in ieder geval snel nog een keer organiseren met onze ziekenhuisklanten.
Wil je meer weten over wat wij kunnen betekenen voor jou als ziekenhuis? Neem dan contact op met Esmée Burger via 06-51124404 of esmee.burger@embracecloud.nl.
Senior Account Manager
edwin.cnossen@embracecloud.nl
