HomeBlog5 tips voor contentbeheer op het social intranet
Al een tijdje zet ik voor verschillende organisaties content (informatie, plaatjes, nieuws, tekst, video’s) van een verouderd intranet over naar een nieuw intranet in het content management systeem (CMS) Umbraco. Gaandeweg leer ik Umbraco steeds beter kennen en word ik sneller in het gebruik ervan. Elke nieuwe gebruiker zal even moeten wennen aan de nieuwe omgeving. Daarom wil ik in deze blog graag wat van mijn ervaringen delen en alvast enkele tips geven voor contentbeheer op het social intranet.
Wat is Umbraco?
Organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie op het intranet plaatsen? Gebruik hiervoor een content management systeem (CMS). Wikipedia  legt op een eenvoudige manier uit wat een CMS is: “Een CMS is een softwaretoepassing, meestal een webapplicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren (contentmanagement).” Een contentbeheerder beheert dus bepaalde typen content op het intranet.
Umbraco is het CMS die wij hebben gekozen om achter het social intranet te zetten. Het grote voordeel van Umbraco is de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Het CMS werkt simpel en intuïtief en kan daardoor zonder intensieve training of handleiding gebruikt worden. Op de content die geplaatst is via een content management systeem kunnen je collega’s reageren, maar niets zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen. Zo kan je makkelijk nieuws delen die voor de hele organisatie interessant is. En het contentbeheer op het social intranet wordt veel makkelijker.
1. Bestudeer de inhoud en structuur in Umbraco eerst eens goed
Zet Umbraco en de intranetpagina eens naast elkaar. Klik door alle onderwerpen heen om te kijken hoe de structuur is opgebouwd. Op deze manier zie je waar je precies in Umbraco moet zijn om bepaalde content aan te passen of toe te voegen. Dit zal je helpen om in de toekomst heel snel op de gewenste pagina uit te komen.
2. Probeer wat dingen uit en check direct wat het gevolg is
Om wegwijs te worden in Umbraco is het aan te raden wat dingen uit te proberen. Schrijf bijvoorbeeld een voorbeeldtekst of maak een testevenement aan. Je kunt ook wat afbeeldingen of bijvoorbeeld contactpersonen toevoegen. Kijk gewoon eens welke opties je allemaal hebt en probeer het uit . Sla het op en kijk daarna direct hoe het eruit komt te zien op het intranet. Je kunt het dan weer verwijderen. Goed oefenen in het begin bespaart verwarring op een later moment!
3. Houd de mediamap overzichtelijk en geordend
Zorg dat je in de mediamap dezelfde structuur behoudt als die van de content. Op deze manier kun je sneller bestanden en afbeeldingen vinden die aan bepaalde content gekoppeld zijn. Dit maakt het bijvoorbeeld gemakkelijker om een document te updaten. Verwijder ook bestanden die niet (meer) gebruikt worden. Een opgeruimde omgeving is een opgeruimd hoofd!
4. Sla je wijzigingen regelmatig op
Het zal menigeen wel eens overkomen zijn: je gemaakte werk is verdwenen, omdat je het niet hebt opgeslagen. Gelukkig waarschuwt Umbraco zelf wanneer je een pagina wilt verlaten zonder opslaan. Je hebt dan de kans om dit alsnog te doen. Maar we werken met computers en er kan zich altijd een of andere storing voordoen. Daarom is het handig om – vooral bij grotere aanpassingen – regelmatig even je werk op te slaan.
5. Controleer je werk
Wanneer je content hebt geplaatst, controleer je werk dan altijd. Zien de afbeeldingen er goed uit? Werken de links en zo ja, linken ze naar het juiste bestand of de juiste website? Direct controleren voorkomt dat er later nog weer aanpassingen gemaakt moeten worden.
Ik hoop dat mijn tips nuttig zijn voor (toekomstige) contentbeheerders en dat jullie met veel plezier zullen werken in Umbraco!
Wil je meer weten over hoe je een sociaal intranet in combinatie met Umbraco kunt gebruiken? Neem dan contact op met Elise de Bruin!